Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, tùy theo nhu cầu của khách hàng mà người tổ chức sự kiện phải nổ lực tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Nhưng các nhà tổ chức sự kiện lâu năm, giàu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện thì hầu hết đều nên mở hướng đi khác cho khách hàng nếu cảm thấy phải cần nhiều thời gian để chuẩn bị tốt cho chương trình tổ chức sự kiện thay vì tìm địa điểm tổ chức sự kiện thì người tổ chức sự kiện sẽ hướng dẫn, gợi ý cho khách hàng một số địa điểm hoặc có thể tư vấn cho khách hàng là khi khách hàng liên hệ trực tiếp với địa điểm thì khách hàng sẽ dễ trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp địa điểm, đôi lúc có thể nhận được chiết khấu nữa để giảm áp lực tìm được địa điểm tổ chức sự kiện đáp ứng “đúng và đủ” yêu cầu của khách hàng dẫn tới khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện không được đảm bảo nhưng người tổ chức sự kiện cũng phải biết rõ địa điểm tổ chức sự kiện đó và phải đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện đạt những tiêu chí sau:

1. Sức chứa

Đây là tiêu chí khi lựa chọn rõ địa điểm tổ chức sự kiện đầu tiên mà khách hàng khi tự đặt địa điểm tổ chức sự kiện hay người tổ chức sự kiện đặt thì địa điểm tổ chức sự kiện cũng phải chứa đủ số lượng khách mời tham dự sự kiện, tránh trường hợp khách mời thiếu chỗ ngồi và có những nhận xét không tốt về không chỉ địa điểm tổ chức sự kiện mà còn cả một chương trình sự kiện nữa.

Xem thêm: Cách hay quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện

2. Vệ sinh

Vệ sinh khu vực tổ chức sự kiện trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Cần tìm những địa điểm tổ chức sự kiện với chất lượng của đội dọn vệ sinh tốt, đảm bảo nhân viên vệ sinh làm việc liên tục để đảm bảo cho các hoạt động sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khách mời thm gia trong buổi tổ chức sự kiện cảm thấy đây là một địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng, sạch sẽ, vệ sinh.

3. Thời gian

Địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo khu vực người tổ chức sự kiện đã đặt phải luôn trong trạng thái sẵn sàng sử dụng khi người tổ chức sự kiện  muốn khảo sát, đo đạc, thi công set-up,.. và đặc biệt trong khoảng thời gian tổ chức sự kiện thì địa điểm đảm bảo không có xung đột vì lí do thời gian đặt địa điểm trùng lịch, thời gian tổ chức sự kiện sai,…Phải quyết định sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện vào thời gian nào ? Tổ chức sự kiện Kéo dài bao lâu? Phải biết rõ giờ ngày tháng năm sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện. Những hạn định thời gian tổ chức sự kiện đó phải ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm. Cần thiết phải có thêm thời gian bố trí sắp đặt tùy theo từng loại hình và nội dung sự kiện yêu cầu.

4. Trang bị tốt

Rất ít địa điểm tổ chức sự kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện. Thông thường các địa điểm tổ chức sự kiện đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu sự kiện. Chẳng hạn như hệ thống ánh sáng tổ chức sự kiện. Ánh sáng dễ tạo ấn tượng, tạo nên tâm lý môi trường không gian sự kiện, cây cảnh, đồ gỗ và nhiều thứ khác, thậm chí thực hiện cải tạo phòng ốc… theo yêu cầu cụ thể của sự kiện đặt ra.

Xem thêm: Âm thanh trong tổ chức sự kiện

Xem thêm: Ánh sáng trong tổ chức sự kiện

5. Phục vụ tiệc tốt (nếu có)

Sẽ có những sự kiện sẽ có tiệc tùng trong quá trình tổ chức sự kiện nên từ đó tại địa điểm tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện cũng có những yêu cầu khắt khe với bộ phận nhà hàng, nhà bế. Nhà bếp đặt ở khu vực nào? Phòng nào? Phục vụ những gì? Có bao nhiêu công việc đối với nhà bếp? phục vụ bao nhiêu khách cùng một thời điểm? công suất của nhà bếp tới mức nào? Cần gặp bên tổ chức tiệc tại địa điểm tổ chức sự kiện để có thể kiểm tra chất lượng tiệc và đưa ra những yêu cầu cụ thể về phục vụ tiệc trong quá trình tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, chất lượng phục vụ của nhân viên trong tiệc cũng được người tổ chức sự kiện đặc biệt quan tâm để tránh làm giảm chất lượng về chất lượng chương trình tổ chức sự kiện. Trước ngày tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện hãy kiểm tra lại xem các dụng cụ phục vụ tiệc đã sẵn sàng chưa, có đạt tiêu chuẩn không nhé.

6. Khu vực nghỉ cho nhân viên

 Có những sự kiện cần đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện phải có mặt rất sớm: đêm hôm trước tổ chức sự kiện, sáng sớm tổ chức sự kiện  hay chiều tối,… nên đòi hỏi địa điểm tổ chức sự kiện phải có khu vực cho nhân viên tổ chức sự kiện nghỉ ngơi tốt để công tác tổ chức sự kiện diễn ra tốt nhất.

Xem thêm: Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

7. Quản lí tốt

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện nên liên hệ đến một số địa điểm tổ chức sự kiện quen thuộc và hiểu rõ công tác quản lí tại địa điểm tổ chức sự kiện  tốt. Người quản lý  địa điểm trong tổ chức sự kiện là người mà người tổ chức sự kiện sẽ làm việc nhiều nên phải chọn một địa điểm có đội ngũ quản lí địa điểm tốt để người tổ chức sự kiện cộng sự tốt làm nên thành công tổ chức sự kiện. Cần phải có những quản lí tốt nhất, nhiều kinh nghiệm nhất trong quản lí tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

8. Vấn đề về phòng hỏa hoạn và an toàn

Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy, an ninh tốt,.. và các nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm xin giấy phép liên quan bởi hiện nay tại nhiều địa điểm cần giấy phép, cũng như sự chấp thuận của các ban lãnh đạo mới tổ chức sự kiện được. Còn về mặt, các công tác an ninh, phòng cháy chữa cháy,.. thì địa điểm tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng tiêu chí này.

 Các nhà tổ chức sự kiện hãy dành thời gian tới nơi tổ chức sự kiện để quan sát và gặp gỡ quản lí tại địa điểm tổ chức sự kiện, điều chỉnh những gì không phù hợp, và có những trao đổi ban đầu nhằm nhận được sự hỗ trợ khi tổ chức sự kiện. Đối với nhà tổ chức sự kiện cũng cần nhìn nhận lại mình, khi đã có thể tổ chức sự kiện nhỏ thì hãy học hỏi kinh nghiệm của những người đã tổ chức sự kiện lớn hơn, nhất là sự kiện cùng loại để thành công hơn trong ngành tổ chức sự kiện.