Cách hay quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện được gọi thành công khi có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý khách mời tham dự tại buổi tổ chức sự kiện là một khâu vô cùng quan trọng. Công việc này đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải có khả năng tổ chức sự kiện, hoạch định và xử lý tình huống tốt trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Và để tăng tối đa hiệu quả, tổ chức sự kiện nên chú ý những vấn đề sau:

1. Xác định số lượng khách tham gia sự kiện

Khi khách hàng liên hệ đến công ty làm đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng, người tổ chức sự kiện nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, người tổ chức sự kiện sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để  cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

2. Điều phối khu vực check-in khách mời

Thông thường phía trước khu vực tổ chức sự kiện thường được đặt các bạn lễ tân để các bạn PG hỗ trợ check-in khách mời tham dự. Một lưu ý nhỏ là trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, người tổ chức sự kiện nên sắp xếp một bàn riêng để check-in riêng một số khách mời đặc biệt này nhé, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, tại khu vực này người tổ chức sự kiện nên bố trí thêm các bạn PG đứng phía trước để hướng dẫn khách mời vào bàn check-in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc gây lộn xộn khu vực bàn lễ tân, các bạn PG sẽ hỗ trợ ghi danh, lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo,…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

3. Ưu tiên an toàn khách tham gia sự kiện lên hàng đầu

Đối với những sự kiện được tổ chức tại phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức sự kiện hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt quá trình tổ chức sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu trong trường hợp người tổ chức sự kiện theo yêu cầu của khách hàng phải tổ chức sự kiện tại một quán bar, khu vực hồ bơi, bãi biển,.. thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Đối với các  khu vực hồ bơi, bãi biển thì người tổ chức sự kiện phải chú ý đến an toàn của trẻ nhỏ nếu khách mời ngoài người lớn còn có trẻ em đi cùng.

4. Trao quà tặng khi khách ra về

Tại các sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện hội nghị, hội thảo,.. hầu hết khách hàng sẽ có quà tặng đến khách mời khi họ ra về. Chính vì vậy làm sao để đảm trật tự khu vực phát quà cũng như đảm bảo khách hàng nhận được quà là vấn đề mà người tổ chức sự kiện cần quan tâm để điều phối hợp lí tránh để khách đợi cũng như phát thiếu. Và các bạn PG là một mẹo nhỏ đối với tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện nên khéo léo phân bổ để nhận được sự hỗ trợ này từ các bạn PG nhằm tránh không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách.

Xem thêm: Ý nghĩa Quà tặng trong tổ chức sự kiện

Bên cạnh đó, sau khi sự kiện kết thúc thì hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.