KẾ HOẠCH PHỐI HỢP HIỆU QUẢ VỚI CA SĨ SỰ KIỆN

1. Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch làm việc với ca sĩ sự kiện

Ca sĩ sự kiện không chỉ đơn thuần là người biểu diễn mà còn là nhân tố tạo điểm nhấn, giúp chương trình thêm chuyên nghiệp và thu hút hơn. Việc làm việc chuyên nghiệp và có tổ chức với ca sĩ sẽ giúp:

• Đảm bảo màn trình diễn diễn ra đúng kế hoạch, tránh tình trạng chậm trễ hoặc sai sót.

• Tăng sự kết nối giữa ca sĩ và chương trình, giúp tạo ra sự hòa hợp trong không gian sự kiện.

• Xây dựng uy tín và mối quan hệ tốt với nghệ sĩ, tạo nền tảng cho những lần hợp tác sau này.

2. Cách lên kế hoạch hợp tác hiệu quả với ca sĩ

1. Lựa chọn ca sĩ phù hợp với sự kiện

Việc lựa chọn đúng ca sĩ không chỉ đảm bảo thành công cho tiết mục biểu diễn, mà còn góp phần làm nổi bật concept và thông điệp của sự kiện.

Một số yếu tố cần xem xét trước khi lựa chọn ca sĩ cho sự kiện:

• Phong cách âm nhạc: Xác định trước chủ đề sự kiện (trẻ trung, sang trọng, hoài niệm, dân gian, quốc tế,...) để chọn ca sĩ phù hợp với phong cách: Pop, Ballad, EDM, R&B, Acoustic, Dân ca,...

• Hình ảnh – cá tính nghệ sĩ: Nếu sự kiện mang tính thời trang – giải trí, có thể chọn nghệ sĩ có gu cá tính mạnh. Nếu là tiệc tri ân khách hàng hay lễ ra mắt, chọn nghệ sĩ có phong thái lịch thiệp, đĩnh đạc.

• Kinh nghiệm biểu diễn sự kiện: Nên ưu tiên ca sĩ từng biểu diễn sân khấu lớn, có khả năng làm chủ sân khấu, xử lý tình huống tốt và có kỷ luật làm việc.

• Danh sách bài hát: Hãy yêu cầu gửi trước danh sách các ca khúc có thể biểu diễn để chọn những bài phù hợp với độ tuổi, văn hóa và tâm lý khán giả mục tiêu.

• Khả năng tương tác: Ca sĩ biết giao lưu, khuấy động hoặc tương tác nhẹ nhàng với khách mời sẽ nâng cao trải nghiệm chung.

Xem ngay: Dịch vụ cung cấp ca sĩ sự kiện chuyên nghiệp

2. Thảo luận trước về hợp đồng biểu diễn

Một bản thỏa thuận chi tiết sẽ giúp đôi bên phối hợp hiệu quả, tránh rủi ro về kỹ thuật, lịch trình hoặc tài chính.

Những nội dung cần thống nhất trước khi ký kết hợp đồng sự kiện:

• Thời gian biểu diễn cụ thể:

  • Xác định rõ thời lượng biểu diễn (ví dụ: 2 tiết mục, tổng 15 phút).

  • Thời điểm xuất hiện (trước hay sau phát biểu, kết thúc hay mở màn).

  • Giờ có mặt, giờ tổng duyệt.

• Yêu cầu kỹ thuật:

  • Ca sĩ cần mic không dây? In-ear monitor? Nhạc beat hay band live?

  • Có cần âm thanh monitor riêng?

  • Cần gửi trước track beat nhạc hoặc test tại địa điểm?

  • Có dancer đi kèm không? (Nếu có, cần bố trí thêm không gian sân khấu).

• Ánh sáng sân khấu:

  • Có cần đèn follow?

  • Cần hiệu ứng khói – LED – chuyển cảnh không?

• Địa điểm & hậu cần:

  • Đảm bảo có phòng chờ/phòng thay đồ cho nghệ sĩ.

  • Sắp xếp người đón tiếp ca sĩ chuyên trách.

  • Hỗ trợ hậu cần: nước uống, bảo vệ, chỗ đậu xe riêng nếu cần.

• Điều khoản thanh toán:

  • Cọc bao nhiêu %? Thanh toán khi nào? Qua hình thức nào?

  • Điều khoản hủy show hoặc dời lịch (trong trường hợp bất khả kháng).

  • Chi phí phát sinh (nếu có: đi lại, khách sạn, dancer…).

• Điều khoản hình ảnh – ghi hình:

  • Có được quay – livestream – đăng tải tiết mục không?

  • Nếu có, cần xin phép hoặc ký thỏa thuận sử dụng hình ảnh trước.

3. Mẹo chuyên nghiệp giúp hợp tác với ca sĩ diễn ra suôn sẻ:

• Chuẩn bị kịch bản tổng thể: Cho ca sĩ biết vị trí tiết mục của họ trong timeline sự kiện.

• Đưa beat nhạc lên trước cho kỹ thuật viên: Tránh trễ giờ chạy sân khấu.

• Có người dẫn chương trình kết nối: MC nên giới thiệu ca sĩ một cách hấp dẫn, chuyên nghiệp.

• Có bộ phận điều phối nghệ sĩ riêng: Một người chỉ chuyên trách hỗ trợ ca sĩ về giờ giấc – hậu cần – di chuyển để đảm bảo trải nghiệm tốt.

• Chăm sóc hậu show: Gửi lời cảm ơn, hình ảnh/clip đẹp về tiết mục để xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê MC sự kiện chuyên nghiệp

3. Những yếu tố cần chuẩn bị trước sự kiện

1. Kiểm tra âm thanh và kỹ thuật

Âm thanh là yếu tố quyết định sự thành công của màn biểu diễn. Một hệ thống âm thanh tốt sẽ giúp ca sĩ thể hiện đúng chất giọng, tạo trải nghiệm âm nhạc hoàn hảo.

Các bước kiểm tra cần thiết:

• Kiểm tra micro: Đảm bảo mic không bị rè, nhiễu sóng hoặc mất tín hiệu. Nếu ca sĩ dùng micro không dây, cần kiểm tra pin hoặc nguồn kết nối.
• Cân chỉnh âm thanh: Soundcheck trước sự kiện để ca sĩ nghe rõ giọng mình và nhạc nền. Điều chỉnh độ vang, bass, treble cho phù hợp với không gian.
• Kiểm tra loa và hệ thống phát nhạc: Đảm bảo loa phân bố hợp lý để âm thanh phủ đều không gian sự kiện, tránh tình trạng chỗ quá to, chỗ quá nhỏ.
• Kiểm tra ánh sáng sân khấu: Đồng bộ ánh sáng với phần biểu diễn của ca sĩ để tạo hiệu ứng đẹp mắt. Nếu có spotlight, cần đảm bảo theo đúng vị trí ca sĩ di chuyển.
• Đồng bộ với màn hình LED (nếu có): Nếu ca sĩ biểu diễn trên nền sân khấu có video hoặc hình ảnh minh họa, cần kiểm tra sự đồng bộ giữa hiệu ứng hình ảnh và âm nhạc.

2. Sắp xếp đội ngũ hỗ trợ ca sĩ

Một ca sĩ chuyên nghiệp cần có đội ngũ hỗ trợ phía sau để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Chuẩn bị khu vực hậu trường:

• Phòng chờ cho ca sĩ: Đảm bảo có đủ tiện nghi như ghế ngồi, nước uống, quạt hoặc máy lạnh để giữ ca sĩ thoải mái trước giờ biểu diễn.
• Trang phục dự phòng: Nếu sự kiện yêu cầu đổi trang phục, cần có đội hỗ trợ giúp ca sĩ thay đổi nhanh chóng.

Hỗ trợ lịch trình và di chuyển:

• Có người dẫn dắt lịch trình: Đảm bảo ca sĩ biết chính xác khi nào lên sân khấu, khi nào kết thúc tiết mục.
• Điều phối sân khấu: Hỗ trợ ca sĩ di chuyển đúng vị trí, tránh tình trạng va chạm với đạo cụ hoặc nhân sự khác trên sân khấu.

Phối hợp với ban nhạc:

• Kiểm tra bản phối bài hát: Nếu ca sĩ hát với ban nhạc, cần có buổi tập trước để thống nhất nhịp điệu, đoạn lên cao trào.
• Đảm bảo nhạc nền khớp với phần biểu diễn: Nếu ca sĩ hát trên beat có sẵn, kỹ thuật viên âm thanh cần kiểm tra file nhạc, tránh sai lệch tempo hoặc âm lượng.
• Thiết lập tín hiệu giữa ca sĩ và kỹ thuật viên: Trong quá trình biểu diễn, nếu cần thay đổi âm lượng hoặc ánh sáng, ca sĩ cần có tín hiệu riêng để phối hợp dễ dàng.

4. Lưu ý sau khi sự kiện kết thúc

1. Đảm bảo thanh toán đúng hạn

• Tuyệt đối không trễ thanh toán nếu không có thỏa thuận trước. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu của bạn và khả năng hợp tác trong tương lai.

• Nếu thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, hãy thông báo ngay sau khi chuyển, đính kèm hóa đơn và xác nhận từ phía kế toán để ca sĩ nắm rõ.

• Trường hợp có điều khoản thanh toán nhiều đợt (cọc – sau sự kiện), nên chủ động hẹn trước thời gian và nhắc lại cam kết khi kết thúc show.

2. Gửi lời cảm ơn

Một lời cảm ơn chuyên nghiệp là cách thể hiện sự tôn trọng và thiện chí. Đừng để sau khi nghệ sĩ biểu diễn xong rồi... “ai về nhà nấy”.

• Gửi lời cảm ơn chính thức qua email, tin nhắn hoặc call trực tiếp từ đại diện công ty (MC, quản lý sự kiện, hoặc người đặt show).

• Nếu có ảnh đẹp – clip đẹp của phần biểu diễn, hãy gửi lại như một cách tri ân (nghệ sĩ có thể dùng lại cho truyền thông của họ).

• Có thể đăng bài cảm ơn nghệ sĩ trên fanpage/sự kiện, nếu họ đồng ý về quyền sử dụng hình ảnh.

• Đừng quên cảm ơn cả quản lý/đại diện nghệ sĩ, nếu có liên hệ trung gian. Đó là người giữ vai trò then chốt giúp bạn kết nối trong tương lai.

3. Đánh giá

Việc hợp tác với ca sĩ không chỉ dừng lại ở biểu diễn tốt, mà cần nhìn nhận tổng thể để cải tiến chất lượng tổ chức các show tiếp theo.

Những điều nên làm:

• Ghi nhận phản hồi từ khách mời: Khán giả có ấn tượng tốt không? Giọng hát – phong cách biểu diễn có phù hợp không? Có cần tăng cường tương tác?

• Tự đánh giá nội bộ: Phối hợp giữa ca sĩ và kỹ thuật có trơn tru? Ánh sáng, âm thanh có hỗ trợ tốt? Khâu hậu cần có chu đáo?

• Làm báo cáo tổng hợp sau sự kiện, lưu lại checklist về nghệ sĩ đó:

  • Ưu điểm nổi bật (giọng live, phong cách, chuyên nghiệp…)

  • Những lưu ý cho lần hợp tác sau (về kỹ thuật, thời gian, hậu cần)

• Cập nhật danh sách nghệ sĩ đã từng làm việc như một "dữ liệu nội bộ" để dễ tư vấn cho khách hàng trong các sự kiện sau.

5. Kết luận

Làm việc chuyên nghiệp với ca sĩ sự kiện không chỉ giúp màn biểu diễn diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho chương trình. Sự phối hợp tốt giữa ban tổ chức, kỹ thuật, MC và nghệ sĩ sẽ giúp sự kiện thành công rực rỡ.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!