Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

Hầu hết các ngành dịch vụ  thì phụ thuộc hơn 90% vào yếu tố con người.  Ngành tổ chức sự kiện cũng là một ngành dịch vụ nên  nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện, bởi con người là yếu tố tiên quyết cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nguồn khơi cho các ý tưởng sáng tạo, các ý tưởng đột phá và hơn nữa chính con người sẽ cụ thể hóa các bản kế hoạch trên giấy ra thực tế thông qua việc tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số vị trí nhân sự trong ngành tổ chức sự kiện sẽ là:

1. Quản lý (Event Manager/Event Planner)

Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức, chính bạn quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập bản kế hoạch hoàn thiện, phân công trách nhiệm cho từng nhân sự và thống nhất các vấn đề dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của team, các cộng sự.

 Và để đảm bảo tính chặt chẽ, hạn chế rủi ro thì quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro , kiểm soát khủng hoảng. Một bí quyết nho nhỏ, hãy checklist mọi thứ để tránh sai sót nhé. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Vị trí này rất quan trọng  nên đòi một người đủ năng lực, đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện ,tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

2. Giám sát (Event leader/ Event supervisor)

Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách giám sát từng hạng mục cụ thể trong sự kiện. Trong tổ chức sự kiện có vô số mảng cần phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên ( PG, PB, MC…), tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những sự kiện mang quy mô lớn, còn nếu sự kiện có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này vì có thể nó không cần thiết.

Xem thêm: Checklist trong tổ chức sự kiện

3. Nhân viên (Event executive)

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Quản lí.

4. Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer )

Là những bạn part-time, được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm.

Xem thêm: Tố chất cần có của nghề tổ chức sự kiện

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo…) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia,…

Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp.  Và ở sự kiện lớn như  vậy sẽ có thêm những vị trí: điều phối viên, nhân viên sáng tạo, hậu cần, chăm sóc khách hàng, sản xuất - kỹ thuật, thiết kế ...

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh.

Vì vậy, các bạn nên  đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong ngành tổ chức sự kiện nếu có cơ hội nhé. Điều này giúp các bạn hiểu được bản chất công việc đang làm, có sự đồng cảm với nhân viên khác trong công ty để mang lại kết quả như mong đợi. Đặc biệt là sự phát triển và hoàn thiện trong ngành tổ chức sự kiện.