Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Làm sao để tổ chức một sự kiện vừa đảm bảo chất lượng mà ngân sách lại tiết kiêm nhất? Khách hàng nào cũng cần một chương trình như vậy và điều này đòi hỏi các nhà tổ chức sự kiện phải suy nghĩ nhiều để tìm kiếm, phục vụ, đáp ứng được mong muốn của khách hàng. Quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện là việc nên được ưu tiên hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Quản lý chi phí trong tổ chức sự kiện cần có nguyên tắc riêng bởi quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện là việc nên được ưu tiên hàng đầu khi tổ chức sự kiện. 

Mặc dù mỗi một loại hình sự kiện sẽ có lượng ngân sách khác nhau, cách chi tiêu khác nhau và cần thời gian để thực hiện khác nhau, nhưng về cơ bản là vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát.

Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản giúp bạn quản lý ngân sách tốt nhất

1. Tính toán doanh thu

Khi nhận báo giá cho một sự kiện, các account executive phải tính toán được doanh thu từ sự kiện ở mức vừa có lợi cho công ty vừa đảm bảo chất lượng sự kiện và phù hợp với túi tiền của khách hàng. Đừng đặt ra một con số thiếu hoặc phi thực tế về số lượng ngân sách tài trợ “dự đoán” sẽ được nhận hoặc về số lượng khán giả đến tham gia là một trong những yếu tố dẫn đến việc thua lỗ ngân sách. Đừng lý tưởng hóa bất cứ điều gì khi dự toán chi phí tổ chức sự kiện, đừng để những suy nghĩ tích cực đến mức phi thực tế của bạn là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách.

2. Luôn có “kế hoạch B”

Trong tổ chức sự kiện, đây là một phần quan trọng trong không chỉ quản lí tài chính mà gần như là quản lí cả một sự kiện. Dự phòng cho các tình huống xấu có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Chẳng hạn, hãy dự trước các tình huống xấu như trời bất chợt đổ mưa, nhà tài trợ không đến, số lượng khách mời hoặc khán giả không đạt mức dự tính ban đầu hay các sự cố: mất điện, hỏa hoạn....

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

3. Kỹ năng điều phối nguồn tiền

Kỹ năng điều phối nguồn, quản lí dòng tiền gần như là một điều bắt buộc đối với người quản lý ngân sách cho tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần là người sở hữu các đức tính như tỉ mỉ, cẩn thận, khéo léo thì mới có thể quản lý tốt ngân sách và đảm bảo việc chi tiêu hợp lý, không vượt ngân sách đề ra.

4. Tránh thua lỗ

Khi một chương trình bị thua lỗ về mặt ngân sách thì chắc chắn các kế hoạch ban đầu của bạn vốn được lên các bước cụ thể trong bản kế hoạch sẽ không thể thực hiện được trọn vẹn. Nếu chưa quá muộn, bạn hãy thay đổi kế hoạch để ít ra, chương trình có thể hòa vốn, đặc biệt là với các sự kiện lớn, các sự kiện bán vé.

Chuẩn bị ngân sách là yếu tố chủ chốt khi quản lý chương trình tổ chức sự kiện, cũng là một trong những vấn đề quan trọng nhất khi tổ chức event. Rõ ràng rằng, mọi vấn đề chỉ được xây dựng trên nền tảng tiềm lực kinh tế vững chắc.

Trên đây là một số nguyên tắc khi quản lý tài chính trong tổ chức sự kiện. Sẽ là nền tảng cho những kế hoạch hợp lý về mức chi tiêu, tạo nền tảng để tổ chức sự kiện thật thành công.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!