Một số giải pháp hiệu quả quản lý tổ chức sự kiện

Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo  tổ chức sự kiện nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện cung cấp  tổ chức sự kiện hay dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.

Yêu cầu khách hàng trong việc tổ chức sự kiện là một thử thách đối với các nhà tổ chức sự kiện để có thể đi đến việc đồng ý nhận đơn vị tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện và kí kết hợp đồng tổ chức sự kiện với bạn. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện, thì các công ty tổ chức sự kiện phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện từ đó cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng,  những gói tổ chức sự kiện với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tối ưu.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số giải pháp mà các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện có thể học hỏi để tổ chức sự kiện tốt hơn, hiệu quả hơn: 

1. Xác định kế hoạch và nhu cầu của khách hàng khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho tổ chức sự kiện, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu khi tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục khi tổ chức sự kiện, cùng với khả năng quản trị rủi ro kém trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ làm cho chi phí tổ chức sự kiện phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều.

Xem thêm: 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

Kế hoạch rõ ràng khi tổ chức sự kiện, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm trong quá trình tổ chức sự kiện.

2. Xây dựng mối quan hệ tốt với các supplier trong tổ chức sự kiện

Hầu hết các công ty  tổ chức sự kiện hiện nay rất khôn ngoan, không chỉ tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt tổ chức sự kiện, mà các công ty tổ chức sự kiện nổ lực hợp tác với các nhà cung cấp để giúp các công ty  tổ chức sự kiện tránh được các chi phí lưu kho,khấu hao, cơ hội. Nhưng các công ty tổ chức sự kiện thực hiện dự án lớn hay mùa cao điểm, các công ty tổ chức sự kiện cần một lượng trang thiết bị tổ chức sự kiện lớn để phục vụ công tác tổ chức sự kiện n. Chính những lúc như vậy, mối quan hệ tốt, lâu năm của các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện với các nhà cung cấp là rất cần thiết và hữu ích.
Việc các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rủi ro và chủ động trong việc triển khai tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

3. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện thì vai trò của một quản lý tổ chức sự kiện cực kỳ quan trọng. Người tổ chức sự kiện phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện tổ chức sự kiện họ đang phụ trách. Từ đó người tổ chức sự kiện phải có trách nghiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí tạm ứng để tổ chức sự kiện, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện.

4. Đảm bảo tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện

Đây thực sự là yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công tổ chức sự kiện thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí tổ chức sự kiện đi rất nhiều.
Trong quá trình tổ chức sự kiện nếu tiến độ chậm sẽ ảnh hưởng đến: công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện, thực hiện tổ chức sự kiện, giám sát quá trình tổ chức sự kiện,...Tổ chức sự kiện đúng tiến độ là cách giúp chi phí tổ chức sự kiện sẽ không bị phát sinh, chất lượng tổ chức sự kiện đảm bảo.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

6. Tận dụng lao động thời vụ – cộng tác viên, thực tập viên

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí trong tổ chức sự kiện hiệu quả.
Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp cũng là một cách hay bổ trợ cho các bạn cộng tác viên, thực tập sinh yêu nghề tổ chức sự kiện được học hỏi. Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì cũng là một nguồn nhân sự dồi dào để hỗ trợ tổ chức sự kiện thành công.

7. Người tổ chức sự kiện có năng lực và có tâm

Một chuyên gia tổ chức sự kiện, khi tư vấn khách hàng tổ chức sự kiện ngoài yếu tố kinh nghiệm thì người tổ chức sự kiện cần một cái tâm –  và người tổ chức sự kiện cần đặt vị trí vào khách hàng, người tổ chức sự kiện cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng.Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí tổ chức sự kiện của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.

Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng.Và đặc biệt người tổ chức sự kiện có trách nhiệm với chính công ty tổ chức sự kiện mà người tổ chức sự kiện làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Xem thêm: Gợi ý hay giúp công ty tổ chức sự kiện “lấy lòng”, “tìm kiếm” khách hàng

Hãy luôn nhớ rằng khách hàng luôn luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn người tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện của khách hàng èo uột vì thiếu chi phí. Và để làm được điều đó người tổ chức sự kiện và công ty tổ chức sự kiện phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

Tiết kiệm cho khách hàng là tiết kiệm cho chính mình góp phần gia tăng lợi nhuận.