Kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện cũng như những ngành nghề khác – cũng cần có các đơn vị cung cấp ( hay còn gọi là bên cung ứng), chính vì người làm tổ chức sự kiện cũng cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), có những đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện. Nhưng có dễ dàng lựa chọn được các suppliers hợp tác hiệu quả, dài lâu để tổ chức sự kiện ?

Điều này không hề đơn giản chút nào và đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải lưu ý một số điểm quan trọng sau:

1. Đủ năng lực cung ứng

Tổ chức sự kiện là ngành nghề quy tụ những đức tính “hiếm” mà không phải ngành nghề nào cũng có đầy đủ: sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu toàn,…hơn bất cứ nghề nào tổ chức sự kiện  rất dễ vấp phải sai lầm và để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện khiến người tổ chức sự kiện thất bại, sự kiện được tổ chức “nát” thì hơn ai hết người tổ chức sự kiện cần yêu cầu bên cung cấp phải chứng minh năng lực mà họ có thể đáp ứng cho sự kiện. Bên cạnh đó người tổ chức sự kiện nên lựa chọn những đơn vị uy tín, có nhà xưởng sản xuất chẳng hạn để người tổ chức sự kiện có thể tận mắt xác nhận sự uy tín chất lượng của đơn vị cung ứng.

Xem thêm: Âm thanh trong tổ chức sự kiện

Xem thêm : Ánh sáng trong tổ chức sự kiện

2. Yêu cầu rõ ràng và hợp lý

Thường hay than vãn rằng chất lượng phục vụ của suppliers không được tốt nhưng đôi khi các công ty tổ chức sự kiện, người làm tổ chức sự kiện thử xem lại cách đưa ra yêu cầu của mình đã hợp lí chưa. Nên đảm bảo rằng những yêu cầu của bạn “hợp tình hợp lý”, tránh có những đòi hỏi phi lý và yêu cầu các nhà cung cấp phải thực hiện.

Trong quá trình tổ chức sự kiện cũng có những yêu cầu từ phía khách hàng không khả thi, là người tổ chức sự kiện, bạn nên tham khảo ý kiến từ phía suppliers và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, và trong khả năng có thể thực hiện được chứ không phải là đưa ra một danh sách yêu cầu và khi không nhận được phản hồi tích cực từ nhà cung cấp thì than phiền về họ, nó sẽ khiến quan hệ hợp tác nhanh chóng bị phá vỡ.

3. Hợp đồng với những điều khoản cụ thể

Như một mớ hổn độn khi có rắc rối xảy ra. Đây là muôn thuở  nên để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa công việc của suppliers, đơn vị tổ chức sự kiện  hay người tổ chức sự kiện buộc phải có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với nhà cung cấp. Trong quá trình tồ chức sự kiện, cả đôi bên sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.  Nó chính là công cụ tốt nhất cho kinh doanh làm ăn hợp tác đấy.

4. Kế hoạch B

Tổ chức sự kiện là nghề mà tính “căng thẳng” của nó không kém cành “phút 89” của một  trận bóng đá. Có những sự kiện cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem như chắc chắn đến  tuyệt đối thì vẫn có thể…nên không có gì là chắc chắn cho đến khi bạn nhìn thấy buổi tổ chức sự kiện khép lại thành công tốt đẹp.

Tuyệt đối khi tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện không được chủ quan. Ỷ lại đơn vị cung cấp thì người tổ chức sự kiện lại càng sai. Người tổ chức sự kiện có biết rằng, ngoài việc phải cung cấp cho đơn vị tổ chức sự kiện của bạn thì các nhà cung cấp của bạn còn cung ứng cho hàng loạt các công ty tổ chức sự kiện khác nữa. Nếu bên cung cấp là người được lựa chọn giữa đơn vị tổ chức sự kiện của bạn – chỉ cung cấp những thiết bị lẻ tẻ chẳng hạn so với một đơn vị tổ chức sự kiện đang cần cung ứng cả một “ hàng loạt các thiết bị “ để tổ chức sự kiện tầm cỡ hơn. Nếu bạn là nhà cung ứng bạn sẽ chon cung cấp cho ai? Chắc chắn là bên cần cung ứng nhiều hơn rồi và điều đó cũng đồng nghĩa là bạn không có nhà cung cấp cho sự kiện rồi đấy.

Từ rất nhiều từ chối khéo léo của nhà cung cấp dù là đơn giản cho đến những điều phức tạp trong tổ chức sự kiện thì nó cũng khiến người tổ chức sự kiện như bạn vô củng đau đầu đấy. NÊN nếu bạn là người tổ chức sự kiện thì hãy thông minh hơn một chút, hãy tìm kiếm thêm vài nhà cung cấp khác để họ xuất hiện hỗ trợ bạn khi cần nhé, tránh khiến sự kiện của bạn đi vào “ngõ cụt” nhé.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

5. Hợp tác trên tinh thần tôn trọng

Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau vì biết đâu có lúc ta cần họ hỗ trợ, phải không nào? Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau chứ đừng khiến không thể “nhìn mặt nhau”sẽ để lại tai tiếng rất lớn đặc biệt là trong ngành tổ chức sự kiện thì tiếng tăm “xấu” sẽ “bay cao bay xa” lắm đấy và nó khiến bạn “khó sống”, “khó tồn tại” trong nghề tổ chức sự kiện.

Thậm chí có là lúc cả đôi bên đang gặp rắc rối với khách hàng, hay do mâu thuẫn nội bộ thì bạn thân là người tổ chức sự kiện bạn phải xử lí vấn đề sao cho tôn trọng đối tác cung cấp và đáp ứng tốt cho khách hàng. Nếu bạn là người tổ chức sự kiện có chuyên nghiệp thì bạn phải “nhẫn” những lúc cảm thấy bực bội, khó chịu khi đối tác cung cấp đang không đúng vì mục đích khách hàng là trên hết, và “ một cái đầu lạnh” giúp bạn xữ lí vấn để tốt nhé.