6 Típ Để Tránh Thiếu Sót Trong Khâu Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện

Dù bạn chưa có nhiều kinh nghiệm hay bạn đã có 1, 2 kinh nghiệm  trong việc tổ chức sự kiện, hay bạn đã là một leader của nhiều sự kiện? Thì chắc hẳn dù ít hay nhiều bạn cũng sẽ rất lo lắng làm thế nào cho tốt, làm thế nào để không có sai sót xảy ra? Cố gắng làm tốt khâu chuẩn bị và kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ để giúp hạn chế những sai sót trong quá trình làm sự kiện.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức một sự kiện có 3 giai đoạn từ khi bắt đầu tiếp nhận khách hàng cho đến khi hoàn tất là lên kế hoạch, chuẩn bị chương trình và chạy chương trình.

Giai đoạn lên kế hoạch đòi hỏi phải có ý tưởng mới mẻ và sáng tạo cũng như kĩ năng trình bày ý tưởng. Còn giai đoạn chạy chương trình thì có trăm sự để nói.Riêng giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn đòi hỏi sự tập trung cao nhất và mất nhiều thời gian nhất, bởi vì sai sót trong quá trình này dễ kéo theo những hậu quả nghiêm trọng trong lúc event diễn ra. Để tránh thiếu sót trong giai đoạn chuẩn bị trước event, các bạn nên lưu ý một số điểm sau đây:

 1. Theo dõi sát sao bảng kế hoạch
Kế hoạch hoàn chỉnh là một sự kiện được trình bày trên trên word/excel/ giấy để rồi từ đó, triển khai các công việc để thực hiện. Và cách tốt nhất là nên bám sát kế hoạch để đảm bảo mọi chi tiết đều được triển khai thànhtheo kế hoạch. Bạn cũng có thể dựa vào mẫu các công việc có sẵn để làm một bảng mới, nhưng lưu ý mỗi sự kiện một khác nên bạn phải điều chỉnh cho phù hợp với kế hoạch của mình.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

2. Tinh thần Teamwork

Nếu phải tự mình lập bảng check list, timeline, agenda... thì chắc chắn sẽ có thiếu sót, cách tốt nhất là hãy họp team khi cần và cùng chia sẻ ý tưởng, phân tích những việc phải làm, ý kiến của bạn này sẽ bổ sung cho bạn kia, như vậy sẽ hạn chế sai sót. Thêm vào đó, team ngồi lại với nhau sẽ đưa ra được những ý kiến, giải pháp tốt nhất để thực hiện các công việc- đây là sức mạnh của đồng đội.

 3. Làm bảng phân công công việc

Bảng phân công công việc cũng rất quan trọng, ai làm gì, deadline thế nào, báo cáo công việc cho ai,… bạn phải liệt kê thật chi tiết. Bạn nên làm bảng này trong Excel, mỗi người một sheet để họ có thể nắm được công việc của mình và những việc liên đới với người khác. Khi làm bảng phân công này, phải nhắm được ai làm tốt mảng công việc nào để bố trí cho phù hợp.

4. Kiểm tra check list kỹ lưỡng

Sau khi hoàn thành kế hoạch, giai đoạn chuẩn bị có hàng trăm đầu công việc bạn và những người trong team phải thực hiện. Sau khi lên check list, bạn phải rà soát thật kĩ lưỡng, nhưng như vậy chưa chắc đã đầy đủ. Mẹo nhỏ bạn nên đưa cho tất cả mọi người cùng kiểm tra lại giúp bạn, kinh nghiệm cho thấy, khi bị rối trong đống công việc, bạn sẽ thiếu sáng suốt hơn người khác và sau khi đưa cho đồng nghiệp kiểm tra lại thì số lượng công việc bị thiếu lên đến 20% tổng số công việc đã liệt kê trước đó. “ 10 đôi mắt chắc sẽ kiểm tra tốt hơn 1 đôi”.

Xem thêm: PG-PB góp sức làm nên thành công sự kiện

5. Kiểm tra tiến độ công việc  

“ Đừng là cỗ máy rượt đuổi”

Sai sót lớn nhất là cứ mỗi ngày bạn để công việc trôi đi và chạy theo công việc. Hãy nắm bắt công việc rồi thực hiện chứ đừng chạy theo công việc phát sinh mỗi ngày. Như thời còn đi học vậy, ngày hôm trước bạn hãy chuẩn bị công việc phải làm trong ngày mai, và hôm sau hoàn thành tốt nhất hết mức có thể những việc đó, chứ đừng chờ sáng hôm nay lên mới nghĩ xem hôm nay mình làm gì hay có công việc gì phát sinh rồi giải quyết.

6. Báo cáo công việc hàng ngày

Bạn giao công việc cho người khác, cho họ deadline rồi yên tâm là đến ngày đó bạn sẽ có những thứ bạn cần?

Nếu như không có bạn sẽ giải quyết rắc rối ra sao? Đừng để chuyện này xảy ra, mà nên có yêu cầu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, mỗi người dành ra chút thời gian để có thề hỗ trợ lẫn nhau, còn hơn là để công việc cùng với những sai sót trôi tuột đi, đến lúc phát hiện thì đã quá muộn và cả team không còn cơ hội sửa sai.