bí quyết để chuẩn bị tốt khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đặc biệt là tổ chức sự kiện với quy mô lớn và tổ chức sự kiện dài ngày, có thể rất khó khăn với người tổ chức sự kiện. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất trong quá trình tổ chức sự kiện?

Trong tổ chức sự kiện, mọi vấn đề có giải pháp riêng của nó, sau khi tổ chức sự kiện người tổ chức sự kiện có thể rút ra bài học để áp dụng khi tổ chức sự kiện tiếp theo.

Dưới đây là một số  bí quyết để tránh rắc rối khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

1. Xử lí tốt chi tiết nhỏ nhặt khi tổ chức sự kiện

Đi quá sâu vào chi tiết hoàn toàn có thể làm người tổ chức sự kiện bị chệch hướng công việc. Các sự kiện càng lớn, càng dễ làm người tổ chức sự kiện cảm thấy quá tải với các chi tiết nhỏ nhặt, đừng lãng phí thời gian quý báu của mình, thay vào đó người tổ chức sự kiện nên đầu tư nó vào các vấn đề trọng tâm và mang tính chất tổng thể.

Một ví dụ cụ thể như trong khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện chỉ cần tập trung vào chủ đề và màu sắc chủ đạo, người tổ chức sự kiện đừng quan tâm đến cách trang trí cụ thể. Phác thảo sơ qua các menu, chúng cần đáp ứng những điều kiện cơ bản gì thay vì tìm kiếm, lựa chọn từng món ăn. Dự trù một ngân sách chung với từng khoản mục lớn mà không cần tính toán chi li chi phí cho từng vật dụng. Lên một danh sách các sự kiện quan trọng chuẩn bị tổ chức sự kiện để theo dõi tiến trình tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Đừng lên kế hoạch tổ chức sự kiện với thời gian cho mỗi một hoạt động tổ chức sự kiện nhỏ, nếu không người tổ chức sự kiện sẽ tiêu tốn hết thời gian của mình mà không chắc là mọi việc trong quá trình tổ chức sự kiện được hoàn thành. Hãy nhớ rằng người tổ chức sự kiện không thể hoạt động hiệu quả nếu bị căng thẳng nghiêm trọng, hãy giữ cho mình luôn ở trong trạng thái sáng suốt và tràn đầy năng lượng để kết quả tổ chức sự kiện tốt.

Người tổ chức sự kiện đang chịu trách nhiệm để tổ chức sự kiện diễn ra một cách trơn tru và thành công, đưa ra các quyết định quan trọng chứ không phải là đi lo nên in tấm backdrop với chữ hoa hay chữ thường. Những công việc đó sẽ giao cho người khác, mỗi người có một mảng công việc riêng của mình để chịu trách nhiệm về nó. Người tổ chức sự kiện cũng nên xem xét sự cần thiết để có một người hỗ trợ người tổ chức sự kiện quản lý lịch trình công việc, một tình nguyện viên hay một thực tập sinh tổ chức sự kiện, việc này sẽ bảo đảm người tổ chức sự kiện không bỏ sót sự kiện quan trọng nào.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

2. Chú tâm đến dịch vụ F&B khi tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện đặc biệt là tổ chức sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả thực phẩm và quầy bar phục vụ đồ uống. Khi người tổ chức sự kiện chọn người cung cấp, hãy chắc chắn rằng người tổ chức sự kiện có một hợp đồng bằng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng trong quá trình tổ chức sự kiện, thiết lập quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản, có một lịch trình cụ thể, món nào được phục vụ trước, tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà người tổ chức sự kiện phải trả. Nếu người cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, người tổ chức sự kiện không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.

Xem thêm: Vai trò của Tiệc Teabreak trong tổ chức sự kiện

Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện chứ không phải là nhà cung cấp trong quá trình tổ chức sự kiện. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nó.

Xem thêm: Kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

3. Có hợp đồng rõ ràng khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện đảm bảo mọi khâu của công tác tổ chức sự kiện phải được ghi trong hợp đồng. Không có vấn đề gì có thể bỏ qua, dù là khăn trải bàn hay khăn ăn, giải trí, dịch vụ vệ sinh, cơ sở vật chất, chỗ ngồi, hãy chắc chắn rằng người tổ chức sự kiện có một văn bản thỏa thuận với nhà cung cấp trong quá trình nhận tổ chức sự kiện cho khách hàng, xác định rõ ràng những gì người tổ chức sự kiện đang phải trả tiền để có được, những gì công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện mong đợi từ họ, và thời gian chính xác họ sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho người tổ chức sự kiện. Các văn bản cam kết này sẽ cho người tổ chức sự kiện một cơ sở rõ ràng để từ đó đánh giá chất lượng hoạt động của nhà cung cấp sau này.

Giải quyết mọi việc chỉ với một cái bắt tay thân thiện rồi sẽ đem đến cho công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện sự thất vọng và các chi phí phát sinh ngoài dự kiến khi tổ chức sự kiện. Nếu không có một thỏa thuận bằng văn bản khi tổ chức sự kiện, nhà cung cấp dịch vụ có thể tăng số lượng không cần thiết hoặc thay đổi giá cả vào phút chót. Nếu điều tồi tệ nhất xảy ra,như có sự tranh cãi, vỡ sự kiện vì khâu nào đó thì hợp đồng sẽ là cơ sở để giải quyết nếu có kiện cáo về các khoản phải thanh toán.

4. Chi phí tiết kiệm khi tổ chức sự kiện

Hãy chắc chắn rằng người tổ chức sự kiện có một ngân sách rõ ràng khi tổ chức sự kiện. Nếu người tổ chức sự kiện đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, khách hàng sẽ cung cấp cho người tổ chức sự kiện cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, khách hàng sẽ hài lòng nếu người tổ chức sự kiện tiết kiệm được chi phí tổ chức sự kiện.

Người tổ chức sự kiện nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà người tổ chức sự kiện có thể chi tiêu khi tổ chức sự kiện. Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy người tổ chức sự kiện cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Người tổ chức sự kiện có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng người tổ chức sự kiện có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Tất cả điều này sẽ đem lại cho người tổ chức sự kiện số tiền lớn nhất mà công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện có thể thu được.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

5. Đừng vội nghỉ ngơi khi sự kiện chưa diễn ra tốt đẹp

Để tổ chức sự kiện thành công, người tổ chức sự kiện nên đặt hàng trước các dich vụ với nhà cung cấp tại thời điểm sớm nhất có thể. Điều này giúp giảm bớt mức độ căng thẳng của công việc vào giai đoạn cuối. Nó cũng đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ người tổ chức sự kiện có là tốt nhất với một chi phí hợp lý. Nhưng đôi khi, việc thấy mọi thứ đang diễn ra rất tốt trước khi ngày tổ chức sự kiện diễn ra, lại là sự cám dỗ để ngồi lại và nghỉ ngơi một chút. Phải cẩn thận, ngay thời điểm người tổ chức sự kiện nghĩ rằng rất an toàn để nghỉ ngơi thì mọi việc có thể thất bại đấy.

Hãy bảo đảm kế hoạch tổ chức sự kiện diễn ra đúng tiến độ bằng cách kiểm tra công việc của mọi người trong ekip tổ chức sự kiện, hỏi về những khó khăn và cung cấp hướng giải quyết. Đừng để những rắc rối chờ đến ngày mai mới giải quyết, nó có thể trở thành vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc hơn để sữa chữa so với thời điểm hiện tại. Hãy dự trù trước những rắc rối có thể xảy ra, nếu không, người tổ chức sự kiện sẽ ở trong tình trạng khủng hoảng với nguồn lực hạn chế và chỉ có một vài sự lựa chọn khi gặp khó khăn. Hãy để nó đến như một phần trong kế hoạch tổ chức sự kiện chứ không phải là sự kiện bất khả kháng.

Để giảm nhịp độ công việc và thư giãn thường là ngày tổ chức sự kiện diễn ra. Công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện đã thực hiện công tác chuẩn bị cho ngày tổ chức sự kiện tốt, và mọi việc đang diễn ra suôn sẻ theo đúng trình tự của nó. Người tổ chức sự kiện có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện này bởi vì đấy chính là "tác phẩm" của chính công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện đã bỏ công sức rất nhiều trong việc chuẩn bị trước đó.

Xem thêm:  Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Trên đây là một số bí quyết công ty tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện cần nắm để chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện và giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công tốt đẹp.