4 nhóm việc cần rà soát rủi ro khi chuẩn bị sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện cần xem xét các mối nguy có thể ảnh hưởng đến người tham dự và nhân sự. Việc rà soát cần gắn với địa điểm, hoạt động và người tham dự; cập nhật khi điều kiện triển khai thay đổi.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

Kiểm tra rủi ro tổ chức sự kiện bao gồm:

• Khảo sát địa điểm dự kiến và ghi nhận những mối nguy liên quan tới hoạt động, người tham dự và điều kiện sử dụng.
• Tham khảo chương trình có điều kiện tương tự để bổ sung câu hỏi cần rà; đối chiếu lại với sự kiện đang chuẩn bị.
• Rà lại cách phân công, liên lạc và xử lý phát sinh; cập nhật phần thay đổi trước khi triển khai.
• Trao đổi với nhân sự để kiểm tra việc nắm vai trò, kênh liên lạc và nội dung đã được hướng dẫn.

1. Khảo sát và đối chiếu điều kiện địa điểm

Với địa điểm đã từng sử dụng, đối chiếu tình trạng hiện tại với thông tin và phương án của lần trước. Ghi nhận thay đổi về không gian, hoạt động, người tham dự hoặc điều kiện vận hành để rà lại phần đánh giá liên quan.

Với địa điểm chưa quen, phối hợp cùng đầu mối của địa điểm để khảo sát và lập danh sách cần kiểm tra theo chương trình. Ghi nhận câu hỏi chưa có thông tin, người xác nhận và thời hạn phản hồi; các nhóm nội dung dưới đây là điểm gợi ý để trao đổi.

• Trao đổi nhu cầu hỗ trợ y tế, phương án tiếp cận và liên hệ với đơn vị chuyên môn theo đánh giá rủi ro của chương trình.
• Thống nhất cách kiểm soát lối vào với địa điểm; giữ lối thoát nạn và đường tiếp cận khẩn cấp thông thoáng, sẵn sàng sử dụng. Không khóa lối thoát nạn để hạn chế di chuyển của khách.
• Nhận diện khu vực có mối nguy, thống nhất việc hạn chế tiếp cận và hướng dẫn người tham dự theo phương án của địa điểm.
• Trao đổi với địa điểm và đơn vị chuyên môn về vị trí, đầu mối hỗ trợ người cần trợ giúp. Việc bố trí cần phù hợp với đánh giá cho chương trình cụ thể.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

2. Tham khảo sự kiện có điều kiện tương tự

Quan sát các sự kiện có điều kiện tương tự có thể gợi ý những điểm cần rà, song không thay thế đánh giá rủi ro cho địa điểm và chương trình cụ thể. Cần xem xét luồng khách từ lúc đến, di chuyển trong địa điểm và ra về, cùng cách theo dõi các điểm dễ ùn tắc.

Xem thêm: Cách khơi nguồn sáng tạo cho các chuyên gia tổ chức sự kiện

3. Rà lại phân công và cách phối hợp

Lập phương án xử lý các tình huống được xác định qua đánh giá rủi ro, gồm cách báo tin, phân công đầu mối, hỗ trợ người tham dự và phối hợp với địa điểm cùng đơn vị chuyên môn. Nội dung cần phù hợp với quy mô và hoạt động thực tế.

Cách quản lý cần giúp từng nhóm biết nhiệm vụ, đầu mối quyết định và cách ghi nhận thay đổi. Ngoài phương án hỗ trợ người tham dự, cần thống nhất cách bàn giao các công việc vận hành phù hợp với phạm vi chương trình.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức sự kiện

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Công việc này gồm:

• Phân công người tiếp nhận, ghi nhận và đối chiếu các khoản thu chi nếu có.
• Phối hợp với đơn vị phụ trách ăn uống về yêu cầu phục vụ và đầu mối tiếp nhận phát sinh.
• Thống nhất với địa điểm và đơn vị phụ trách việc thu gom chất thải trong phạm vi chương trình.
• Xác định khu vực hạn chế tiếp cận theo phương án đã thống nhất và cách hướng dẫn người tham dự.
• Phân công người đón, hướng dẫn và tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ của khách mời.
• Thống nhất đầu mối duyệt nội dung, kênh phát thông báo và cách chuyển tin khi có thay đổi.
• Ghi rõ phạm vi, người phụ trách và cách bàn giao đối với các hoạt động bổ sung của chương trình.

4. Kiểm tra việc nắm thông tin của nhân sự

Nhân sự cần được trao đổi rõ vai trò, kênh liên lạc và việc cần làm theo phương án đã thống nhất. Kiểm tra mức độ nắm thông tin và cách phối hợp trước chương trình; không chỉ gửi tài liệu rồi mặc định mọi người đã hiểu.