Các bước chuẩn bị để lên chương trình tổ chức sự kiện

Mở đầu cho khâu chuẩn bị lên chương trình tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện sẽ cần rất nhiều bước cần làm. Để chương trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp thì nguồn nhân lực tổ chức sự kiện ban tổ chức tổ chức sự kiện sử dụng rất quan trọng. Khả năng riêng của từng nhân sự tổ chức sự kiện sẽ góp phần hoàn thành công việc khác nhau trong việc lên chương trình tổ chức sự kiện chính yếu gồm: thỏa thuận với khách hàng tổ chức sự kiện, lên kịch bản tổ chức sự kiện và cuối cùng là tiến hành tổ chức sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ lên chương trình tổ chức sự kiện theo trình tự thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty trong nghề tổ chức sự kiện.

1. Thỏa thuận với khách hàng

Để người tổ chức sự kiện có thể lên chương trình tổ chức sự kiện thành công, người tổ chức sự kiện cần phải thỏa thuận rõ ràng với khách hàng. Đây là bước đầu quan trọng mang lại lợi nhuận cho công ty tổ chức sự kiện. Người tổ chức sự kiện hãy là người trò chuyện thông minh trong mọi trường hợp với khách hàng của mình.

Hãy mang đến cho đối tác ấn tượng tốt người tổ chức sự kiện và công ty tổ chức sự kiện bằng nhiều hình thức. Hoạt động tư vấn tổ chức sự kiện cần được đầu tư thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối khách hàng.

Xem thêm: 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

Công việc tư vấn tổ chức sự kiện này đòi hỏi sự khéo léo, dày dặn kinh nghiệm đàm phán, vững kĩ năng giao tiếp. Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cần có khả năng quan sát tốt, nắm bắt tâm lí người đối diện để đưa ra chiến lược thuyết phục phù hợp để khách hàng tin tưởng vào người tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện tiến đến việc kí kết hợp đồng tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Kỹ năng quan trọng nào mà không phải người tổ chức sự kiện nào cũng nhận ra ?

2. Lên kịch bản tổ chức sự kiện

Đây là công việc chung của công ty tổ chức sự kiện - người tổ chức sự kiện trong quá trình lên chương trình tổ chức sự kiện. Đòi hỏi sự tính sáng tạo là yếu tố không thể thiếu tổ chức sự kiện, nhưng người tổ chức sự kiện cần thống nhất cao trong việc thu hồi, tổng hợp ý kiến để từ đó có kịch bản tổ chức sự kiện hay nhất.

Xem thêm: Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Sự tranh cãi là không thể tránh khỏi trong các cuộc họp của một công ty tổ chức sự kiện. Ai cũng muốn ý tưởng của mình được đưa vào kịch bản tổ chức sự kiện. Với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ không làm việc với các tôi quá lớn. Điều đó tạo thuận lợi cho việc hội họp để lên kịch bản tổ chức sự kiện hơn. Sau khi thống nhất ý kiến giữa cá nhân, phân công người viết kịch bản tổ chức sự kiện chính. Người tổ chức sự kiện được phân công cần thành thạo kĩ năng soạn thảo văn bản cũng như khả năng tổng hợp thông tin tốt để lên một chương trình tổ chức sự kiện khoa học, bám sát ý nghĩa của sự kiện.

Xem thêm: Nghề tổ chức sự kiện có thực sự hợp với bạn?

3. Tiến hành tổ chức sự kiện

Sau khi hoàn thành kịch bản tổ chức sự kiện thì bắt đầu tiến hành chuẩn bị tổng thể. Khâu tổ chức sự kiện gồm rất nhiều công việc lặt vặt như: tìm địa điểm tổ chức sự kiện, thuê thiết bị tổ chức sự kiện, thiết kế sân khấu, thuê bàn ghế, bạt…

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

Xem thêm: Kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện

Chính vì vậy, cần sự linh động trong phân công công việc của người quản lí tổ chức sự kiện. Vai trò của người điều phối tổ chức sự kiện lúc này cực kì quan trọng. Người tổ chức sự kiện theo sát các hoạt động chuyên môn của từng bộ phận để kịp thời điều chỉnh.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Sau khi hoàn tất, hãy cho chạy thử chương trình trước khi sự kiện chính thức bắt đầu khoảng một đến hai ngày. Trong quá trình tổ chức sự kiện đó, ban tổ chức sự kiện có thể kịp thời khắc phục điểm chưa hoàn hảo nhằm tạo tâm thế tốt nhất cho dịp tổ chức sự kiện quan trọng.