Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản hay sẽ góp sức rất lớn cho thành công của bạn khi tổ chức sự kiện. Hãy lưu ý đến một số điểm sau để sự kiện của bạn có thể thành công nhé và để bảo đảm rằng kịch bản sự kiện hoàn thiện sẽ đã được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.

Khi xây dựng một căn nhà, hầu hết chúng ta đều biết rằng chỉ khi có một nền móng thật vững chắc mới hứa hẹn cho căn nhà vững chắc trong tương lai. Trong bất cứ sự kiện nào cũng vậy, điều đầu tiên mà các event planner cần thực hiện để xây dựng nền móng cho các sự kiện, các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản sự kiện. Viết kịch bản là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức sự kiện và cần được thực hiện một cách công phu và chi tiết. Bạn cần đưa kịch bản chi tiết sự kiện cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn, bởi vậy hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản sự kiện hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt nhất có thể và những đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách đề ra.

1. Profile công ty

Bạn có biết hầu hết các khách hàng của bạn sẽ yêu cầu bạn gửi profile công ty của bạn trước khi có những quyết định lựa chọn bạn làm đối tác tổ chức sự kiện và nó là một trong những thông tin quan trọng nhất cần có trong kịch bản sự kiện. Thông tin về hồ sơ của công ty bạn là vô cùng quan trọng dù công ty bạn lớn hay nhỏ, dù sự kiện bạn sắp tổ chức quy mô như thế nào.

Cung cấp cho đối tác những thông tin này sẽ cung cấp cho đối tác của bạn những ý tưởng rõ ràng về khả năng, ưu thế và kinh nghiệm của công ty bạn, để chứng minh cho họ thấy công ty của bạn xứng đáng được họ đặt niềm tin. Điều này cũng cho từng nhà cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào công ty và sự kiện của bạn, có thể giúp họ cung cấp và dự đoán các giải pháp cụ thể để phù hợp với nhu cầu của công ty của bạn trong việc đầu tư vào một sự kiện đang được diễn ra.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

Hơn thế nữa, hồ sơ công ty chỉn chu sẽ giúp đối tác và bên cung cấp có cái nhìn thiện cảm và tích cực đối với bạn, từ đó đảm bảo cho một sự hợp tác lâu dài.

2. Vấn đề thời gian

Hãy cam kết với chính bản thân bạn rằng  kịch bản cần phải hoàn thành bản kế hoạch kịch bản chi tiết càng sớm càng tốt để gửi đến cho các nhà cung cấp, phía đối tác,... Hãy để họ có đủ thời gian xem xét kịch bản của bạn một cách kỹ lưỡng và để quyết định xem có nên hợp tác với bạn hay không, có nên nhận lời mời của bạn hay không. Tất nhiên, dù đảm bảo thời gian nhưng bạn vẫn cần chăm chút cho bản kế hoạch của mình thật tốt nhé.

3. Nói rõ về ngân sách

Vấn đề tiền bạc luôn dễ dẫn đến những hiểu lầm và tranh cãi nhất đấy bạn. Bởi vậy để tránh những hiểu lầm không đáng có, bạn nên chú thích thật rõ ràng ngay trong kịch bản. Đồng thời, bạn nên báo trước về những kỳ vọng của bạn về số tiền bỏ ra, đảm bảo nó xứng đáng nhé. Nếu không có một đặc điểm cụ thể cho ngân sách, các nhà cung cấp sẽ không thể tìm được giải pháp để giảm thiểu sự thiệt hại cho ngân sách của bạn.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

4. Thông tin chi tiết

Thông tin chi tiết về sự kiện sẽ bao gồm các hoạt động dự kiến diễn ra, thời gian, địa điểm tổ chức, ngân sách cần chi tiêu cho từng khoản, các thiết bị, tiệc,.. (nếu có)…

Sau khi viết xong phần thông tin chi tiết tổ chức sự kiện, bạn hãy thử đọc rà soát lại một lần với tư cách đối tác của bạn, để xem xem nếu bạn là bên đối tác, bạn sẽ chú ý nhất vào điểm nào, không hài lòng ở điểm nào.

Hãy viết ra một văn bản rõ ràng và chi tiết hết mức có thể. Sẽ không có một ai phàn nàn về một bản tóm tắt sự kiện có quá nhiều chi tiết trong đó. Tại sao nhỉ? Càng chi tiết bao nhiêu thì thành công càng đến gần.

Xem thêm: Tránh rủi ro trong tổ chức sự kiện

Với một số lưu ý trên hi vọng rằng khi bạn viết kịch bản cho một sự kiện bạn sẽ thật thành công nhé. Đừng nản vì có thể công việc này ban đầu khá là khô khan, nhưng khi bạn đã có một kịch bản chi tiết cho sự kiện thì những việc còn lại sẽ trở nên đơn giản hóa hơn rất nhiều.