Phương pháp tổ chức sự kiện gây ấn tượng với khách hàng

Khi bạn quyết định tổ chức sự kiện thì mục tiêu thu hút khách hàng, giúp người tham gia có thể chú ý đến thương hiệu của bạn, công ty của bạn nhiều hơn. Nhưng trong thời kì hội nhập, nền kinh tế phát triển vượt bậc như hiện nay, thì việc tổ chức sự kiện nhằm mục đích khẳng định thương hiệu cần được đầu tư kĩ lưỡng hơn về nhiều mặt, từ quảng bá rộng rãi chương tình mà bạn sẽ tổ chức; đến công tác chuẩn bị cho thời gian tổ chức sự kiện đó.

Và để đáp ứng nhu cầu quảng bá thương hiệu của các doanh nghiệp, thì các công ty tổ chức sự kiện cũng luôn không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, những kịch bản sự kiện, ý tưởng tổ chức cũng ngày càng sáng tạo, có sức hút nhất định đến với người tham gia.

Xem thêm: Top 10 công ty Tổ chức sự kiện tốt nhất

Dù chúng ta tự tổ chức một sự kiện hoặc đặt dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện thì mọi công tác cần phải được chuẩn bị thật sự tỉ mỉ với một số phương pháp sau:

1. Kế hoạch tổ chức sự kiện có thông điệp rõ ràng:

Việc xác định thông điệp trước khi tổ chức sự kiện rất quan trọng. Như là khi muốn tổ chức sự kiện kết hợp với việc ra mắt các sản phẩm mới,  team marketing lên kế hoạch thật tỉ mỉ với những ý tưởng táo bạo. Thế nhưng lại mắc lỗi từ bước đầu tiên, nếu đơn thuần là ra mắt sản phẩm mới thì liệu khách hàng có hứng thú hay không, khi họ đã an tâm với sự lựa chọn của mình? Để truyền tải thông điệp, hãy gói gọn ngay trong cái tên của sự kiện đó; ngắn gọn, xúc tích và thể hiện được vấn đề khiến người tham gia phải chú ý. Nó không cần phải quá hoa mỹ, chỉ đơn thuần là những từ ngữ có thể gọi được tên sự kiện đó là gì.

Tìm hiểu thêm: Công cụ truyền thông cần thiết, Cách thức ra mắt sản phẩm hiệu quả

2. Khách mời tham dự chương trình tổ chức sự kiện:

Một hình thức phổ biến để tăng sự hấp dẫn là thuê một người nổi tiếng hay người có ảnh hưởng trong một lĩnh vực nhất định nào đó. Họ còn được gọi là những KOLs – có sức ảnh hưởng khá lớn đối với một cộng đồng. Họ được ngưỡng mộ bởi tài năng và những thành tựu đã đạt được.

Như trong lĩnh vực tâm lý – quản trị doanh nghiệp thì có thầy Lê Thẩm Dương, thầy Huỳnh Văn Sơn,….. Muốn có một chương trình tổ chức sự kiện thu hút và gây ấn tượng như vậy, chúng ta cần có những diễn giả nổi tiếng, những người có sức ảnh hưởng nhất định. Đôi khi chỉ vì những cái tên nổi bật cũng đủ thu hút được người tham gia chương trình tổ chức sự kiện của bạn.

3. Tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ trong chương trình tổ chức sự kiện:

Đôi khi cách chúng ta quan tâm tới khách hàng lại là điểm nhấn khiến sự kiện thu hút hơn là các chương trình hấp dẫn. Dù là sự kiện nhỏ đi chăng nữa, những chi tiết nhỏ cũng có thể làm nên sự ảnh hưởng lớn. Điều đó cần đến sự khéo léo trong việc tiếp cận với người tham gia hay là những khách hàng dự định sẽ có mặt trong ngày tổ chức sự kiện.

Bắt đầu từ việc thiết kế và gửi đi những tấm thiệp mời tham dự ngày tổ chức sự kiện, kèm theo đó là những lời cảm ơn chân thành để sự quan tâm và ủng hộ của khách hàng trong thời gian qua. Chuẩn bị nhân sự sự kiện hỗ trợ cho công tác tổ chức sự kiện.

Luôn chân thành, niềm nở khi đón tiếp khách mời đến tham gia sự kiện, đừng quên những lời cảm ơn khách đã đến tham dự ngày tổ chức sự kiện.

Các phần quà dành cho khách cần phải được gói lại cẩn thận, bắt mắt. Và khi trao quà cho khách mời cần phải trao hai tay.

Khi mời khách giao lưu trong sự kiện thì MC cần phải chào hỏi lịch sự nếu người tham gia là khách đã có tuổi, còn nếu đối với các bạn trẻ thì cần tạo sự thân thiện khiến họ trở nên tự tin hơn.

4. Chương trình tổ chức sự kiện: Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Ban tổ chức sự kiện cần phải xác nhận lại thật rõ ràng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc chương trình tổ chức sự kiện, bởi vì “thời gian là vàng bạc”. Việc kéo dài thời gian khiến cho khách mời ở lại sự kiện lâu hơn không phải là một chiến lược khôn ngoan. Yếu  tố đúng giờ còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong cách thức tổ chức sự nghiệp. Đó là một điểm cộng lớn cho các doanh nghiệp muốn gây ấn tượng trong mắt khách hàng.