Các công cụ truyền thông khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện với mục đích chính là marketing nên truyền thông trước khi tổ chức sự kiện và sau khi tổ chức sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu. Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông khi tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có hai giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra, tương ứng với các thời điểm đó mà người tổ chức sự kiện có những công cụ để truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả tốt nhất khi tổ chức sự kiện:

I. Công tác truyền thông trước khi tổ chức sự kiện

  1. Banner, Poster, Flyer, phướn dọc

Trong tổ chức sự kiện đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trình, sự kiện nào. Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster flyer là hình ảnh cơ bản về chương trình tổ chức sự kiện và thể hiện rõ nhất thông tin cơ bản về tổ chức sự kiện để đưa đến công chúng. Tùy theo tính chất chương trình tổ chức sự kiện, đối tượng khách mới tham gia trong ngày tổ chức sự kiện mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner poster và flyer sẽ khác nhau. Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, khu vực đông dân cư dân sinh sống,..Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi.Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường về sự kiện.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

  2. Phương tiện truyền thông đại chúng

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, người tổ chức sự kiện cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi kỳ. Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất  trong tổ chức sự kiện là tính chất chương trình. Cho dù người tổ chức sự kiện đang sử dụng bất cứ công cụ truyền thông nào thì việc lưu ý đến tính chất và đối tượng mà người tổ chức sự kiện nhắm đến của chương trình cũng hết sức quan trọng.

Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện nếu những sự kiện mà người tổ chức sự kiện tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia. Radio là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy, nhưng việc tiếp cận về mặt “nhìn” bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm… nếu họ không nghe kịp. Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio. Nên người tổ chức sự kiện hãy vận dụng tốt các kênh mà trong khả năng có thể truyền thông được.

Xem thêm: Các cách để truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

  3. Phương tiện công nghệ số

Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức sự kiện thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet. Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất. Người tổ chức sự kiện có thể lập riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra. Trên đó người tổ chức sự kiện thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi… để đoạt vé tham dự sự kiện hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi về công tác tổ chức sự kiện, về sự kiện thật cụ thể cho đến ngày sự kiện diễn ra.

4. Hoạt động Activation

Hình thức “sơ khai” nhất của Activation quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng vòng quanh các con đường.

Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy, dù ở hình thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo bandrol, phướn… trên đường. Đôi khi ta bắt gặp một roadshow đi xe đạp ngoài đường với banner thông báo về sự kiện, một gian hàng tại siêu thị cho phép đổi sản phẩm lấy vé tham dự sự kiện hay một đoàn PG đi xe Jeep đến các quán Internet – Game online phát tờ rơi mời tham dự “Đại hội anh hùng” của họ, chắc chắn chúng ta, cũng như những khán giả khác, sẽ dành cho họ một sự chú ý rất lớn.

Xem thêm: Cách tổ chức lễ ra mắt sản phẩm hiệu quả nhất

II. Công tác truyền thông sau khi tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện thì đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình tổ chức sự kiện mà người tổ chức sự kiện tổ chức và các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet. Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước tổ chức sự kiện thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia ngày tổ chức sự kiện thì việc truyền thông sau khi tổ chức sự kiện thường có nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm.

Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện. Chẳng hạn một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức sự kiện mong muốn tham dự sự kiện là những người có tấm lòng từ thiện cho nên trước sự kiện người tổ chức sự kiện có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên… để công chúng biết đến sự kiện và tham dự. Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau tổ chức sự kiện có thể nhắm đến các khách hàng mục tiêu đấy, mang hình ảnh này đi sâu rộng vào tiềm thức của khách hàng dài lâu.