Những điểm quan trọng trong tổ chức sự kiện cần lưu ý

Để tổ chức sự kiện thành công các bạn cần đến rất nhiều yếu tố: năng động, sáng tạo, chuyên nghiêp…. và sự cẩn thận, tỉ mỉ được đặt lên hàng đầu. Các nhà tổ chức sự kiện cũng không quên những lưu ý dù nhỏ nhất để đạt được đúng mong muốn to lớn của khách hàng, cùng tạo nên một sự kiện hoàn hảo, đáng nhớ, tạo ấn tướng tốt về sự kiện đó trong lòng người tham dự.

Tổ chức sự kiện là phương thức marketing khá tốt và hữu hiệu cho sản phẩm và thương hiệu của một công ty, doanh nghiệp thông qua những sự kiện. Tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để các công ty, doanh nghiệp có thể thông qua sự kiện gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác,các khách hàng thân thiện, các khách hàng tiềm năng, cũng như các kênh phương tiện truyền thông đại chúng.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

 Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho công ty, doanh nghiệp. 

 Hãy cùng tìm hiểu các điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện sau đây:

1. Sức chứa của địa điểm

Sức chứa của địa điểm tổ chức buổi sự kiện là vấn đề bạn cần lưu ý đầu tiên. Nếu bạn lên kế hoạch để tổ chức sự kiện tại khách sạn lớn, 5 sao với đầy đủ tiện nghi, không gian sang trọng và dàn nhân viên phục vụ chuyên nghiệp nhưng việc số lượng khách mời vượt quá khả năng chứa của khách sạn là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Do vậy, bạn cần chú ý đến địa điểm tổ chức, số lượng khách mời dự kiến có thể sẽ tham dự, tránh để lãng phí quá nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi cho khách, để công tác chuẩn bị được chu đáo hơn. Bên cạnh đó, bạn hãy tìm địa điểm tin cậy, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng được,đừng quan niệm rằng khách sạn càng nhiều sao thì càng đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của buổi sự kiện của bạn.

2. Vấn đề của người dẫn chương trình 

Người dẫn chương trình là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện. Vậy nên, MC không được đến trễ để tránh làm hỏng chương trình. Đã có rất nhiều sự kiện bị hỏng bởi chương trình một đằng còn người dẫn chương trình thì một nẻo.

Nguyên nhân có thể do MC được nhận kịch bản quá muộn nên không kịp đọc bản thảo hoặc cũng có thể là do người dẫn chương trình tự tin thái quá vào năng lực của mình nên không hề đọc bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.

3. Vấn đề của các “sao”

Sự xuất hiện của các “sao” sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Nhưng chính vì họ là “sao” nên bạn sẽ phải đối mặt với không ít những chuyện đau đầu.

Khi tổ chức một sự kiện có mời các “sao”, bạn sẽ rất dễ gặp phải những “sao” làm cao đến muộn khiến ban tổ chức chương trình phải tìm nhiều cách để chữa cháy hay những “sao” đấu đá vì vấn đề được diễn trước hay diễn sau.

Đây là vấn đề sẽ thường xuyên gặp phải nên bạn cũng cần sự chuẩn bị trước để ứng phó tốt hơn.

4. Sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên trách

Các bộ phận phải kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo nên sự chuyên nghiệp, bài bản trong khâu tổ chức. Ví dụ người ca sĩ phải tập dượt ăn khớp với người phụ trách âm thanh để có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn, người MC dù rất tự tin vào khả năng cũng phải xem trước nội dung, hiểu rõ chương trình để tránh những sai xót và xử lý tình huống nhanh khi cần.

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

5. Lên kế hoạch quản trị rủi ro

  Để một sự kiện diễn ra thành công sẽ bao gồm rất nhiều công việc nhỏ và cần sự tỉ mỉ. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức một event nào đó. Bên cạnh lường trước rủi ro, bạn cũng nên đưa ra những phương án khắc phục giả định để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.

Trưởng bộ phận nên có bản danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Và phải luôn có những phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết những sự cố, rủi ro xảy ra bất chợt một cách thuận lợi, an toàn và nhanh chóng. Người tổ chức còn dự đoán trước những tình huống xấu có thể xảy ra từ và đưa ra luôn những cách giải quyết cụ thể. Có như thế mỗi sự kiện mới diễn ra suôn sẻ, và mọi thứ gần như đều nằm trong kế hoạch định sẵn của bạn.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!