9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện không khó, nhưng làm thế nào để tổ chức được sự kiện thành công về mọi mặt và chiếm được tình cảm của người tham dự sự kiện lại là điều mà không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng làm được.

BÍ QUYẾT TỖ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG được các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp truyền tay nhau:  

I. Địa điểm tổ chức thuận tiện

Cũng có khá nhiều nhà tổ chức sự kiện còn non tay nghề thường coi nhẹ yếu tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch và sau đó đã nhận ra rằng không còn địa điểm trống cho sự kiện mà sự kiện dự tính tổ chức. Do đó ngay sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm ưng ý để tổ chức nếu khách hàng chưa cung cấp, chưa liên hệ được địa điểm tổ chức.Nhưng phải đảm bảo đó là địa điểm lý tưởng cho sự kiện và thuận tiện không chỉ cho khách mà còn có khách mời của khách hàng.Và một bí quyết đảm bảo nữa là bạn cũng nên hoàn thiện hợp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không “đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất. Với sự kiện ngoài trời, việc thống nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hợp đồng nhé!

II. Sự "xuất sắc" của bản kế hoạch

 Kế hoạch cần được chi tiết hóa  đến mọi hạng mục dù là hạng mục nhỏ nhất, người phụ trách cho từng hạng mục công việc cũng phải được phân công rõ ràng và phải có deadline rõ rang,an toàn. Hơn hết, hãy duy trì song song một kế hoạch B cho những trường hợp xấu nhất xảy ra: thời tiết thay đổi, nhân sự đến muộn v.v… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất, đi đúng hướng mà kế hoạch đã đặt và mục tiêu đó chỉ đạt được khi mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn luôn bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn.

Xem thêm: Tầm quan trọng của Proposal với nghề tổ chức sự kiện

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

III. Truyền tải thông điệp hiệu quả

Thông điệp có thể truyền tải đến khách hàng trước ,sau hoặc trong sự kiện.

Thông điệp trước sự kiện là tấm thiệp mời, tấm thư mời-  yếu tố đầu tiên mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn. Hãy đầu tư một tấm thiệp mời xứng tầm với sự kiện bạn mong muốn tổ chức.

Thông điệp trong và sau sự kiện đến khi bạn đích thân tham dự sự kiện. Và thông thiệp đạt hiểu quả gần như là chủ đề của sự kiện.   
Hãy lắng nghe khách hàng để làm toát lên chủ để sáng tạo không biên giới nhưng đáp ứng điều khách hàng yêu câu.

IV. Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất

Chú ý tới vấn đề nhạy cảm :tôn giáo, tín ngưỡng,lễ hội,.. –  đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo và hãy chú ý kỹ tới giới hạn thực đơn. Chuẩn bị cho mọi vấn đề có thể tiếp cận được

V. Xử lí công việc thông minh 

 Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên . Hãy lưu trữ và theo dõi thông tin khách mời tham dự vào một file cẩn thận (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, sdt,…) để trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ. Phải cố gắng xếp sếp các file thật khoa học để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

VI. Am hiểu và vận dụng tốt công nghệ

Nên biết cách sử dụng các thiết bị trong sự kiện thường có các bạn nhe vì chắc hẳn bạnẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,.. chứ ?
Tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện.
Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.

VII. Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công

Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng. Trong suốt sự kiện hãy phân công một nhân sự luôn theo sát khách hàng và nhận feedback hoặc đôi chút thay đổi khi cần thiết từ khách hàng.

Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng.

VIII. Tài chính thông minh

Luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, đặc biệt, hãy liên lạc nhanh chóng với những khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu trời chuẩn bị mưa, cân nhắc lều bạt, hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

Đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,… Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

IX. Trang bị thiết bị PCCC,..

Khách mời của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ vấn đề khẩn cấp nào. Những vật dụng bạn nên trang bị là : vật dụng sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ..

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!