Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

Lên kế hoạch - phát triển kế hoạch - thực hiện đúng kế hoạch là một trong những việc tất yếu cho sự thành công của tổ chức sự kiện.

Một bản kế hoạch càng chi tiết sẽ giúp sự kiện được diễn ra thuận lợi, khâu quản lý và phòng ngừa rủi ro cũng đạt hiệu quả tốt nhất.

Tổ chức sự kiện thành công dựa vào nhiều yếu tố như con người (nhân sự), các hạng mục cần thiết, chi phí .. và sự tổ chức chuyên nghiệp, linh hoạt, xử lý tình huống tốt của người tổ chức.

 Chính vì vậy, lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện là công việc cần thiết đầu tiên trước khi bạn tổ chức một sự kiện. Một bản kế hoạch cho sự kiện bao gồm mục tiêu, đối tượng, thời gian địa điểm và hoạch định ngân sách, chi phí cho sự kiện...

 Tham khảo những bước dưới đây sẽ giúp bạn có được một bản kế hoạch tổ chức chi tiết, hoàn hảo cho sự kiện sắp tới của mình.

1. Rõ mục đích - đạt mục tiêu

Mục đích tại sao phải tổ chức sự kiện?

Mục đích của tổ chức sự kiện để làm gì?

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì?

Hãy giải đáp được 2 câu hỏi này trước tiên để đưa bản kế hoạch tổ chức sự kiện đi đúng hướng ngay từ đầu, và đạt được mục tiêu thông qua việc xác định mục đích của sự kiện.

Bạn cần tổ chức khai trương cửa hàng,hay tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới hay muốn truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó.

Mục tiêu: Sự kiện tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào? Ví dụ thu hút được số lượng khách hàng tham dự như kế hoạch, hay tại buổi lễ ra mắt sản phẩm thì đạt được doanh số yêu cầu với nhiều khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng.

 2. Đối tượng cần?

Đây là một bước rất quan trọng và cũng chính là cơ sở để lập kế hoạch cho sự kiện. Đối tượng của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhóm đối tượng tham gia (nhân sự cho sự kiện):  MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật, múa hát, thi công trang trí... và nhóm đối tượng tham dự ( khách mời).

 Bí quyết nhỏ rằng bạn cần chắc chắn những khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

3. Giá trị thông điệp

Bất cứ với sự kiện nào thì việc truyền tải thông điệp cũng rất quan trọng, nó là điểm nhấn đặc biệt để giới thiệu đến tất cả các khách tham dự nội dung của doanh nghiệp cần truyền tải. Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm... để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng. 

4. Chính xác thời gian - địa điểm lí tưởng

Sau khi đã xác định được đối tượng và nội dung thông điệp của sự kiện, bước tiếp theo bạn cần xác định thời gian nào, địa điểm nào để tổ chức sự kiện hiệu quả nhất, nội dung thông điệp phải được truyền tải nhiều nhất cho đúng đối tượng tham dự sự kiện.

 5. Xây dựng chương trình hay

Dựa trên các dữ liệu đã xác định ở trên để xây dựng chương trình tổ chức phù hợp cho sự kiện, hướng tới đúng đối tượng mục tiêu, truyền tải đúng thông điệp mà khách hàng mong muốn.

Nội dung chương trình phải đảm bảo những hạng mục cần thiết dù lớn hay nhỏ. Với sự kiện tổ chức khai trương các hạng mục cần thiết sẽ là trang trí thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC, hoạt náo, nghệ thuật, trang bị phụ kiện cắt bang,... thêm vào đó sẽ có múa lân khai trương, trống hội…

6. Ngân sách tiết kiệm

Cân nhắc ngân sách cho sự kiện của bạn là bao nhiêu để phù hợp với các  hạng mục cần có cho sự kiện.Ngân sách cần là mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với các công ty tổ chức sự kiện. Sự thương lượng, đàm phán tốt sẽ giúp bạn có được ngân sách hợp lý nhất.

Hi vọng qua những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Ngoài ra bạn cần đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện để có thêm kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo nhe.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!