NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG LÀ GÌ?

Công ty truyền thông quảng cáo & tổ chức sự kiện Oce xin chia sẻ những kinh nghiệm Khi tổ chức khai trương, việc mắc phải những lỗi phổ biến có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp và sự kiện. Dưới đây là 3 lỗi lớn thường gặp mà bạn nên tránh để đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công.

I. Thiếu kế hoạch chi tiết khi tổ chức khai trương

Một lỗi lớn mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải khi tổ chức khai trương là thiếu một kế hoạch chi tiết. Việc tổ chức khai trương mà không có một lịch trình rõ ràng, từ thời gian diễn ra, khách mời đến từng khâu chuẩn bị, dễ khiến sự kiện trở nên hỗn loạn. Để tránh mắc phải lỗi này khi tổ chức khai trương, bạn cần lên một kế hoạch thật cụ thể, bao gồm các bước như chọn địa điểm, mời khách, chuẩn bị phương tiện truyền thông, và kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật.

Một kế hoạch chi tiết khi tổ chức khai trương sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Nếu bạn không dự trù trước các sự cố, chẳng hạn như thiếu chỗ ngồi cho khách hoặc không chuẩn bị đủ nhân viên tiếp đón, buổi lễ tổ chức khai trương của bạn có thể gặp nhiều rắc rối. Việc này không chỉ làm giảm tính chuyên nghiệp mà còn khiến khách mời cảm thấy khó chịu.

Một điều nữa cần lưu ý khi tổ chức khai trương là phải đảm bảo tất cả các hạng mục trong sự kiện được chuẩn bị và thực hiện đúng tiến độ. Không có gì tệ hơn việc tổ chức khai trương mà mọi thứ đều diễn ra trễ hoặc không theo kế hoạch. Điều này sẽ làm mất đi sự hào hứng của khách mời và khiến bạn mất điểm trong mắt họ.

Cuối cùng, để buổi lễ tổ chức khai trương của bạn thành công, việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân và bộ phận là rất cần thiết. Nếu không, mọi người có thể làm việc thiếu phối hợp, dẫn đến việc tổ chức bị xáo trộn và không đạt được kết quả như mong muốn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng khi tổ chức khai trương, bạn đã có một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và sẵn sàng xử lý mọi tình huống.

II. Chọn thời gian không hợp lý khi tổ chức khai trương

Chọn thời gian không hợp lý là một lỗi khác thường gặp khi tổ chức khai trương. Nhiều doanh nghiệp chọn tổ chức vào những ngày không phù hợp, chẳng hạn như trùng với các sự kiện lớn khác hoặc vào những thời điểm mà đối tượng khách mời chính không thể tham dự. Điều này làm giảm số lượng khách mời và ảnh hưởng đến hiệu quả của buổi tổ chức khai trương.

Để tránh sai lầm này khi tổ chức khai trương, bạn nên chọn ngày và giờ phù hợp với đa số khách mời mục tiêu. Việc tổ chức khai trương vào cuối tuần hoặc vào những khung giờ thuận tiện có thể giúp tăng tỷ lệ tham gia. Ngoài ra, cần tránh các ngày lễ quốc gia hay những dịp có sự kiện cạnh tranh lớn, vì điều này sẽ làm phân tán sự chú ý của khách mời.

Một yếu tố khác mà bạn nên lưu ý khi tổ chức khai trương là thời lượng của sự kiện. Nếu buổi lễ tổ chức khai trương kéo dài quá lâu, khách mời có thể cảm thấy mệt mỏi và mất hứng thú. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng thời gian diễn ra sự kiện là vừa đủ để tạo ấn tượng mạnh nhưng không quá dài để khách mời cảm thấy bị gò bó.

Việc lựa chọn thời gian phù hợp khi tổ chức khai trương cũng sẽ ảnh hưởng đến không khí của buổi lễ. Một sự kiện được tổ chức khai trương vào buổi sáng sẽ mang lại cảm giác năng động và tươi mới, trong khi buổi tối sẽ thích hợp cho những sự kiện có tính trang trọng và lịch lãm hơn. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng khi quyết định thời gian tổ chức khai trương để phù hợp với không gian và phong cách của sự kiện.

Cuối cùng, điều quan trọng nhất khi tổ chức khai trương là phải tạo ra sự tiện lợi cho khách mời. Nếu thời gian không thuận tiện hoặc quá gấp gáp, khách mời có thể cảm thấy không thoải mái và từ chối tham dự. Vì vậy, hãy lựa chọn thời điểm mà cả bạn và khách hàng đều cảm thấy dễ dàng khi tham gia buổi tổ chức khai trương.

III. Trang trí không phù hợp khi tổ chức khai trương

Trang trí không phù hợp có thể phá hỏng toàn bộ không gian sự kiện. Nhiều doanh nghiệp mắc phải lỗi trang trí quá rườm rà hoặc không đồng nhất với thương hiệu và sản phẩm của mình. Một buổi lễ khai trương thành công cần có sự hài hòa về màu sắc, ánh sáng và cách bố trí không gian, giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách mời mà vẫn giữ được nét tinh tế và chuyên nghiệp.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!