Một số bước kiểm soát rủi ro khi tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện thì bước tiến hành kiểm tra rủi ro là công việc thiết yếu của phát triển kế hoạch tổ chức sự kiện, quản lý tổ chức sự kiện. Kiểm tra rủi ro tổ chức sự kiện liên quan đến việc xác định và đánh giá tất cả các rủi ro để đưa ra một kế hoạch xử lí với bất kỳ sự kiện nào không mong muốn gây ra thiệt hại cho người hoặc thiệt hại cho tổ chức trong suốt quá trình người tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện.

Xem thêm: 6 bí quyết để tránh thiếu sót trong khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện

Kiểm tra rủi ro tổ chức sự kiện bao gồm:

• Kiểm tra các địa điểm tổ chức sự kiện đề xuất có thể gây nguy hiểm trong quá trình tổ chức sự kiện
• Quan sát các sự kiện tương tự khác để xem người tham gia có phản ứng như thế nào với môi trường tổ chức sự kiện
• Rà soát toàn bộ hệ thống quản lý sự kiện, các chính sách, thủ tục và đảm bảo chúng luôn được cập nhật mới nhất
• Phỏng vấn nhân sự để kiểm tra xem liệu họ đã được đào tạo phù hợp với sự kiện mà người tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện

1. Kiểm tra các địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện về địa điểm thường có hai tình huống để xem xét. Tình huống đầu tiên là người tổ chức sự kiện quen thuộc với địa điểm tổ chức sự kiện – đó là những địa điểm mà người tổ chức sự kiện đã từng tổ chức sự kiện trước đây. Trong trường hợp này, vẫn cần phải quản lý rủi ro nhưng thời gian kiểm tra địa điểm sẽ tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt theo kế hoạch quản lý rủi ro mà người tổ chức sự kiện đã có. Cần phải xác định bất kỳ thay đổi nào trong địa điểm tổ chức sự kiện kể từ lần cuối cùng người tổ chức sự kiện sử dụng nó.

Trong trường hợp thứ hai, người tổ chức sự kiện không quen với địa điểm này và người tổ chức sự kiện có thể chưa bao giờ sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện này trước đây. Trong trường hợp này, cần phải tiến hành đi bộ qua địa điểm để xác định các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra. Nó giúp rất nhiều để có một danh sách kiểm tra chuẩn bị. Người tổ chức sự kiện có thể nhắc nhở nhân sự sự kiện kiểm tra:

• Xe cứu thương được chuẩn bị trong trường hợp khẩn cấp trong quá trình tổ chức sự kiện 
• Cửa / cổng cần được bảo vệ để tránh mất thiết bị, hạn chế truy cập vào khán giả hoặc ngăn trẻ em ra khỏi địa điểm tổ chức sự kiện.
• Các khu vực cần phải được đóng kín nếu chúng chứa các mối nguy
• Khu vực / phòng có thể được sử dụng để cấp cứu

Kiểm tra sân khấu, hình ảnh, chỗ ngồi theo đúng quy trình 

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

2. Quan sát các nhà tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện tương tự

Khi tổ chức sự kiện mà đối với các sự kiện thể thao gây bất ngờ, đặc biệt là trong lúc nóng. Không có phương pháp xác định rủi ro trong tổ chức sự kiện, nhưng xem các nhà tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện tương tự là rất hữu ích. Cụ thể, quan sát có thể cung cấp kiến ​​thức về hành vi của khán giả và người chơi. Kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý tổ chức sự kiện các sự kiện thể thao. Người xem và người chơi có thể là người không có thái độ và thậm chí bạo lực nhưng các nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng phản ứng nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.

Kiểm soát khán giả trong ngày tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng 

Xem thêm: Cách khơi nguồn sáng tạo cho các chuyên gia tổ chức sự kiện

3. Một số quy trình quản lý tổ chức sự kiện

Các nhà quản lý tổ chức sự kiện phải đảm bảo rằng thủ tục quản lý tổ chức sự kiện bao gồm đầy đủ các trường hợp khẩn cấp bao gồm chấn thương hoặc bệnh nặng của người chơi hoặc khán giả, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, mưa xối xả, lũ lụt ...

Quy trình quản lý tổ chức sự kiện cũng nên hỗ trợ nhân sự tổ chức sự kiện để có thể thực hiện công việc tổ chức sự kiện hiệu quả. Mặc dù các thủ tục quan trọng nhất sẽ là về an toàn, cần có các thủ tục khác làm giảm rủi ro cho sự sinh lợi của sự kiện và danh tiếng của tổ chức.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian trong tổ chức sự kiện

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

Công việc này gồm:

• Quản lý tiền mặt trong tổ chức sự kiện
• Phục vụ và vệ sinh thực phẩm trong tổ chức sự kiện
• Thu gom chất thải trong tổ chức sự kiện
• Sắp xếp của đối thủ trong tổ chức sự kiện
• Hạn chế truy cập vào một số khu vực nhất định trong tổ chức sự kiện
• Đến và chào đón các vị quan khách thăm viếng trong tổ chức sự kiện
• Thông báo bằng loa trong quá trình tổ chức sự kiện 
• Tặng phân phối hoặc tự do ăn uống trong tổ chức sự kiện
• Tặng thưởng và gây quỹ trong tổ chức sự kiện 

4. Phỏng vấn nhân sự trong tổ chức sự kiện

Việc cung cấp đào tạo cho nhân viên sự kiện là một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện. Đó là một tình huống nguy hiểm để giả định rằng thủ tục đã được đọc và mọi người sẽ biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Cuối cùng, các điểm dừng với quản lý sự kiện và do đó sử dụng hợp lý thời gian của quản lý sự kiện để có các cuộc họp với nhân viên tổ chức sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm, để xác định kiến ​​thức về công việc của họ trong tổ chức sự kiện.