Tránh rủi ro trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là ngành nghề mà bạn sẽ không tránh khỏi những sai xót vì trong một sự kiện sẽ có rất rất nhiều thứ bạn phải chuẩn bị, theo sát, quản lí,… thậm chí cho đến khi diễn ra sự kiện bạn cũng sẽ đối mặt với rất nhiều rủi ro nếu thiếu sự chuyên nghiệp trong tổ chức, quản lí. Cũng có trường hợp, ban tổ chức không nghĩ đến lại xảy ra đấy vì thế người tổ chức cần phải là “người kĩ tính” trong mọi khâu.

Bên cạnh đó , việc kiểm tra rủi ro là việc rất quan trọng vì nó liên quan đến việc kiểm soát, để đưa ra một kế hoạch dự phòng với những tình huống xấu có thể xảy ra.

Dưới đây là một số giải pháp để hạn chế, tránh rủi ro trong tổ chức sự kiện hay:

1. Kiểm tra chất lượng của địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian, địa điểm là những yếu tố tiên quyết trong tổ chức sự. Về mặt thời gian thì hầu như được ấn định bởi khách hàng  của bạn, khách hàng đã có thời gian và chỉ liên hệ đến bạn để tổ chức. Còn về mặt địa điểm, thì có khá nhiều khách hàng có thể chưa tìm được hoặc chưa liên hệ được quản lí nhá hàng, khách sạn, chung cư,.. để tổ chức sự kiện tại địa điểm mà khách hàng mong muốn. Đối với địa điểm tổ chức thì nhân sự trong ekip tổ chức sự kiện chúng ta nên biết và  nắm rõ lộ trình để thuận tiện trong việc di chuyển khi cần thiết.

Ngành tổ chức kiện rất đa dạng về địa điểm tổ chức , bạn có thể sẽ đến với những địa điểm khác nhau. Trong trường hợp này, quản lí sự kiện nên nghĩ đến rủi ro ngoài ý muốn như thời gian di chuyển từ địa điểm ở đến địa điểm tổ chức. Để chắc chắn bạn cần phải  đến tận nơi khảo sát địa điểm để kiểm tra chất lượng  về địa điểm: có đủ sức chứa không? Có rộng rãi, thống mát, đầy đủ tiện nghi, có sẵn hệ thống âm thanh ánh sáng,…. Nó giúp rất nhiều để có một danh sách kiểm tra chuẩn bị cũng như hạn chế rủi ro.

Sự kiện tổ chức tại hội trường, nhà hàng,..

Sự kiện tổ chức ngoài trời

2. Quản lý tổ chức sự kiện tốt

Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, từ khâu lên proposal bạn cũng phải lên được “ ngân sách dự trù”, một số giải pháp tránh mưa, tránh nắng,…khi sự kiện được tổ chức ngoài trời. Những bạn thuộc bộ phận quản lý sự nên chú tâm đến công tác quản lí tổ chức sự kiện bao gồm đầy đủ các trường hợp khẩn cấp: hỏa hoạn, dị ứng thức ăn, ngất xỉu...

xem thêm: Làm sao để có một kịch bản tổ chức sự kiện hay và chuyên nghiệp?

Bộ phận quản lý sự kiện nên chủ động hỗ trợ nhân sự sự kiên những lúc cần thiết, những tình huống khẩn để họ có thể thực hiện công việc tốt nhất và hiệu quả cao.

3. Tham khảo sự kiện tương tự

Về sự kiện tương tự với sự kiện bạn đang mong muốn, chuẩn bị tổ chức thì bạn  nên “quan tâm”. Thứ nhất, tham khảo ý tưởng, quy mô, tâm lý khách hàng qua các sự kiện đã từng tổ chức,…nó giúp bạn khoanh vùng ý tưởng cũng như tránh “dập lên vết xe đỗ” cũ của những sự kiện từng thất bại… Thứ hai, bạn cũng phải quan tâm đến các sự kiện lớn trong năm, ngày lễ,…thường thì sẽ hạn chế tổ chức sự kiện ngay những ngày như vậy. Vì nó có thể gây hiệu ứng 2  chiều cho sự kiện của bạn đấy: rất thu hút hoặc rất “ vắng vẻ” đấy.

Đối với “dân sự kiện” thì xem các sự kiện tương tự thì rất hữu ích, giúp nhiều về mặt ý tưởng của bạn đấy. Bên cạnh đó, quan sát các sự kiện như vậy giúp bạn có nhiều kiến ​​thức về kinh nghiệm tổ chức, hiểu tâm lýkhách mời....

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất