MẸO PHÂN CHIA NGÂN SÁCH PHÙ HỢP CHO LỄ KHAI TRƯƠNG

1. Tại sao cần phân chia ngân sách?

Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu bước khởi đầu của một doanh nghiệp, cửa hàng hay chi nhánh mới. Tuy nhiên, nhiều người dễ rơi vào tình trạng “vung tay quá trán” khi tổ chức, dẫn đến những hệ quả không mong muốn về sau. Việc chọn thiết bị đúng và đủ trong phạm vi ngân sách không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn mang lại hiệu quả tổ chức tốt hơn.

1. Tránh chi tiêu quá đà, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh sau đó

Khai trương là bước đầu, không phải là đích đến. Nếu dồn quá nhiều ngân sách vào một ngày duy nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về tài chính cho các hoạt động vận hành tiếp theo như marketing, nhân sự, tồn kho hoặc chăm sóc khách hàng. Việc kiểm soát chi tiêu chặt chẽ cho thiết bị như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, cổng hơi… giúp sự kiện diễn ra trọn vẹn mà không tạo gánh nặng lâu dài.

2. Tập trung vào giá trị cốt lõi thay vì đầu tư dàn trải

Thay vì “phủ sóng” quá nhiều hạng mục, doanh nghiệp nên xác định đâu là những thiết bị tạo điểm nhấn thực sự cho lễ khai trương: ví dụ như hệ thống âm thanh rõ ràng, sân khấu chắc chắn, backdrop ấn tượng hay ánh sáng chuyên nghiệp. Nhờ đó, ngân sách sẽ được sử dụng đúng chỗ, tạo nên hiệu ứng truyền thông và cảm xúc tốt hơn.

3. Tạo sự chuyên nghiệp dù ngân sách khiêm tốn

Không phải cứ chi nhiều là sự kiện sẽ đẹp và hoành tráng. Một buổi lễ khai trương bài bản có thể được tổ chức chỉn chu trong ngân sách hợp lý nếu biết cách chọn thiết bị phù hợp. Ví dụ: sử dụng ghế banquet có áo ghế đồng bộ, chọn dàn âm thanh vừa đủ công suất hoặc thuê trọn gói từ một đơn vị chuyên nghiệp để tiết kiệm hơn thuê lẻ từng hạng mục. Từ đó, khách mời sẽ cảm nhận được sự tinh tế và chuyên nghiệp dù buổi lễ không quá xa hoa.

2. Xác định quy mô và mục tiêu lễ khai trương

Trước khi chọn thiết bị, hãy trả lời các câu hỏi chiến lược:

• Sự kiện có bao nhiêu khách?: 30 khách sẽ khác hoàn toàn 300 khách. Quy mô ảnh hưởng đến số lượng bàn ghế, hệ thống âm thanh, số lượng nhân sự...

• Tổ chức trong nhà hay ngoài trời?: Nếu ngoài trời, cần tính đến quạt hơi nước, dù che nắng, chống thấm điện...

• Mục tiêu của sự kiện là gì?

  • PR thương hiệu, truyền thông: đầu tư mạnh cho backdrop, sân khấu, ánh sáng, MC, màn hình LED.

  • Đơn giản ra mắt cửa hàng: có thể cắt giảm thiết bị phụ trợ.

• Có cần ghi hình, livestream?: Nếu có, cần thiết bị ánh sáng chuyên dụng, máy quay, camera góc rộng và cả backdrop phù hợp quay hình.

Việc xác định rõ giúp bạn tránh “vung tay quá trán” hoặc “bỏ sót” những thiết bị quan trọng.

3. Phân loại thiết bị cần thiết và thiết bị phụ trợ

Một mẹo tiết kiệm thông minh là phân nhóm thiết bị:

• Nhóm thiết bị cần thiết (cốt lõi):

  • Sân khấu

  • Bàn ghế đại biểu, ghế khách

  • Âm thanh, ánh sáng

  • Băng cắt khai trương

  • Backdrop sân khấu

  • Cổng hơi chào đón

• Nhóm thiết bị phụ trợ (nâng cao trải nghiệm):

  • Quạt hơi nước, dù che

  • Booth teabreak

  • Màn hình LED, máy chiếu

  • Nhân sự biểu diễn: ảo thuật gia, nhóm múa, MC, nhóm nhạc, lân sư rồng

👉 Gợi ý: Nếu ngân sách có hạn, hãy đảm bảo nhóm “cốt lõi” đầy đủ trước. Nhóm phụ trợ có thể linh động bổ sung hoặc giản lược.

4. Ưu tiên thiết bị tạo ấn tượng đầu tiên

Trong các buổi lễ khai trương – đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup – ngân sách thường không quá dồi dào. Vì vậy, việc chọn thiết bị không chỉ dựa vào nhu cầu mà còn cần xem xét khả năng “gây ấn tượng mạnh” cho khách mời và truyền thông. Dưới đây là những hạng mục thiết bị nên ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự kiện khởi đầu thành công và ghi dấu ấn:

1. Backdrop – Bộ mặt đại diện cho sự kiện

Backdrop là nơi check-in, chụp ảnh, và thường xuyên xuất hiện trong livestream hoặc hình ảnh truyền thông hậu sự kiện. Đây là yếu tố mang tính hình ảnh cao, nên cần được thiết kế chuyên nghiệp, rõ ràng thương hiệu và phù hợp concept.

• Lưu ý khi chọn backdrop:

  • Chất liệu nên dùng là Hiflex hoặc khung sắt phủ bạt căng.

  • Nội dung thể hiện đầy đủ: logo, tên doanh nghiệp, ngày giờ khai trương, slogan nếu có.

  • Màu sắc hài hòa, tương phản tốt với trang phục khách mời.

2. Lân sư rồng – Tạo không khí sôi động, may mắn

Múa lân không chỉ là một tiết mục giải trí mà còn mang ý nghĩa phong thủy: rước tài – rước lộc – trừ tà, rất được ưa chuộng trong văn hóa khai trương Á Đông.

• Gợi ý tiết kiệm: Nếu không đủ chi phí cho “tứ lân hội tụ” hay đội múa chuyên nghiệp, bạn có thể chọn gói “song lân chúc mừng” kết hợp với trống hội đơn giản – vẫn giữ được phần không khí náo nhiệt mà ngân sách không bị đội lên quá cao.

Cần ngay đội múa lân sư rồng khai trương ấn tượng, liên hệ ngay!

3. MC chuyên nghiệp – Dẫn dắt cảm xúc sự kiện

Một MC biết cách kết nối cảm xúc, giới thiệu thương hiệu khéo léo, và xử lý tình huống linh hoạt sẽ giúp sự kiện suôn sẻ, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời và đối tác.

• Gợi ý: Có thể chọn MC bán chuyên hoặc sinh viên chuyên ngành nếu ngân sách thấp, miễn là có kỹ năng tốt và luyện tập trước kịch bản.

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê MC khai trương chuyên nghiệp

Thiết bị có thể linh hoạt hoặc thay thế

Một số hạng mục có thể cắt giảm hoặc thay thế nếu ngân sách hạn hẹp mà vẫn giữ được “cái hồn” của buổi khai trương:

• Teabreak: Có thể tự chuẩn bị bánh ngọt đơn giản, nước suối, hoặc sử dụng hỗ trợ từ đối tác cung cấp để tiết kiệm.

• Cổng hơi: Nếu mặt bằng nhỏ hoặc ngân sách hạn chế, có thể thay bằng dây bóng trang trí hoặc biển chào mừng đơn giản.

• Bàn ghế VIP: Thay vì ghế phủ nơ full decor, có thể sử dụng ghế inox, nhựa kèm khăn phủ ghế.

5. Cách cân đối ngân sách giữa thuê và mua

Trong tổ chức lễ khai trương – vốn thường chỉ diễn ra một lần hoặc vài lần trong năm – việc thuê thiết bị sự kiện là giải pháp thông minh và kinh tế hơn so với việc đầu tư mua sắm. Dưới đây là những phân tích chi tiết giúp bạn hiểu rõ vì sao:

✅ Lợi ích của việc thuê thiết bị sự kiện

1. Không phát sinh chi phí bảo quản, lưu kho
Khi bạn mua thiết bị như bàn ghế, cổng hơi, loa đài, backdrop,... bạn sẽ phải tốn thêm:

• Không gian lưu trữ (kho, nhà xưởng)

• Nhân sự bảo quản, bảo trì

• Nguy cơ hư hỏng nếu không dùng thường xuyên

Trong khi đó, thiết bị thuê luôn được đơn vị cung cấp bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo vận hành trơn tru.

2. Có đội ngũ setup chuyên nghiệp đi kèm
Thuê thiết bị đồng nghĩa với việc bạn được:

• Miễn phí vận chuyển đến tận nơi

• Lắp đặt – tháo dỡ nhanh chóng, đúng kỹ thuật

• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt sự kiện (đặc biệt với thiết bị âm thanh – ánh sáng)

Điều này giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân công riêng và hạn chế rủi ro phát sinh khi tự lắp đặt.

3. Linh hoạt nâng cấp thiết bị tùy theo từng sự kiện
Mỗi lễ khai trương có quy mô và concept khác nhau. Nếu mua thiết bị, bạn dễ bị rơi vào tình trạng:

• Thiếu đồng bộ giữa các lần tổ chức

• Thiết bị lỗi thời, không theo kịp xu hướng

• Lãng phí khi phải nâng cấp, thay thế

Trong khi đó, việc thuê giúp bạn chọn đúng thiết bị phù hợp với từng lần tổ chức, từ đơn giản đến cao cấp, mà không bị "mắc kẹt" với những món đã mua.

💡 Mẹo tiết kiệm: Chọn gói thuê trọn bộ

Thay vì thuê lẻ từng món, bạn nên làm việc với các đơn vị sự kiện uy tín có cung cấp combo trọn gói (sân khấu, backdrop, âm thanh, bàn ghế, MC, múa lân…).
Lợi ích:

• Chi phí tiết kiệm hơn đến 15–30% so với thuê lẻ

• Đồng bộ concept – không bị lệch tông giữa các hạng mục

• Có một đầu mối chịu trách nhiệm toàn bộ chương trình

6. Chọn đơn vị cung cấp uy tín, báo giá rõ ràng

Một đơn vị uy tín sẽ:

• Tư vấn thiết bị phù hợp với ngân sách và mục tiêu

• Báo giá minh bạch, không phát sinh

• Có hình ảnh, clip minh họa thiết bị thực tế

• Có nhân sự setup – tháo dỡ đúng giờ, đúng chuẩn

OCE Agency là đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói – hỗ trợ lập ngân sách tối ưu và tư vấn thiết bị phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp.

👉 Xem ngay checklist tổ chức sự kiện khai trương từ A-Z

7. Gợi ý tối ưu chi phí mà vẫn chuyên nghiệp

• Sử dụng sân khấu tiêu chuẩn 4x3m thay vì nâng cấp cao

• Dùng ghế nhựa phủ áo ghế nơ thay cho ghế chân inox đắt tiền

• Gói MC + lân sư rồng combo tiết kiệm hơn đặt lẻ

• Đặt dịch vụ combo từ một đơn vị duy nhất để được chiết khấu

8. Kết luận

Việc tổ chức khai trương không nhất thiết phải “hoành tráng nhất”, mà là phù hợp ngân sách nhưng vẫn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp. Khi chọn thiết bị:

• Hãy ưu tiên các hạng mục tạo cảm xúc, thu hút thị giác

• Cắt giảm các yếu tố phụ nếu ngân sách hạn chế

• Luôn khảo sát trước, so sánh báo giá ít nhất 2 – 3 đơn vị