Kỹ Năng Giảm Áp Lực Khi Tổ Chức Sự Kiện

Nghề tổ chức sự kiện luôn là nghề được đánh giá trong top 10 công việc căng thẳng nhất; cũng như khi bạn được giao phụ trách công việc tổ chức sự kiện cho công ty của mình, bản cũng sẽ cảm thấyrấyất áp lực. Là vì khi làm công việc chuẩn bị tổ chức sự kiện thì yêu cầu tính năng động cao, có nhiều tiêu chuẩn khắt khe. Người làm sự kiện sẽ luôn phải ở trong trạng thái bận rộn và sẵn sàng giải quyết tất cả những tình huống xấu có thể xảy ra một cách bất ngờ. Bạn cũng cần phải giữ bình tĩnh và duy trì thái độ hòa nhã, lịch thiệp với khách hàng, nhà tài trợ, nhà cung cấp. Thật sự rất nhiều áp lực!

Thế nên, để giảm thiểu áp lực thì chỉ có một cách duy nhất đó chính là lập ra một kế hoạch thật chặt chẽ cho ngày diễn ra sự kiện. Chính việc lập kế hoạch cũng như sắp xếp các hoạt động một cách hợp lý sẽ giúp bạn đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất, từ đó sẽ mang lại kết quả tuyệt vời. Nhưng nên làm thế nào khi bạn đã rơi vào trạng thái căng thẳng và không hoàn toàn kiểm soát được mọi việc? OCE - công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TPHCM, xin chia sẻ đến những bạn sẽ là chuyên gia tổ chức sự kiện trong tương lai hay quý khách hàng sắp tổ chức sự kiện trong thời gian tới một số kỹ năng giảm thiểu áp lực khi tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì?

I.  Sắp xếp công việc cần làm để tổ chức sự kiện theo danh sách: 

Việc sử dụng danh sách những việc cần làm là một cách cực hiệu quả để kiểm soát và nắm rõ liệu mọi thứ có đang diễn ra khớp nhau hay không. Trong thời đại công nghệ như hiện nay, bạn có thể sử dụng rất nhiều cách để tạo nên những danh sách điện tử và chia sẻ chúng với tất cả các đồng nghiệp của mình (Ví dụ như: thông qua phần mềm quản lý dự án hoặc soạn thảo ra giấy). Sau đây là một số gợi ý về các loại danh sách và cách quản lý chúng.

I. Kiểm tra tiến độ

Kiểm tra tiến độ chuẩn bị của mọi người trong team 3 ngày 1 lần và nên có một vài buổi duyệt trước ngày diễn sự kiện để đảm bảo mọi việc đều đúng theo kế hoạch. Việc này có liên quan đến nhà cung cấp và diễn giả. Hãy xem đi xem lại danh sách các công việc cần làm vài lần. Đừng chỉ hỏi rằng “Mọi việc đều tiến triển cả chứ?”. Việc kiểm tra nhiều lần như vậy có thể gây một chút bất tiện ngay tại thời điểm đó nhưng nó sẽ giúp bạn yên tâm hơn và đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất trước khi bước vào giai đoạn nước rút.

Có thể là kỹ năng mà nhiều công ty tổ chức sự kiện không mấy quan tâm trong việc training cho nhân viên tổ chức sự kiện của mình vì nghĩ đây là kỹ năng đon giản. Nhưng thực tế, đây là kỹ năng quan trọng đầu tiên mà bạn phải có để khách hàng có thể tin tưởng, đồng ý nhận bạn làm đơn vị tổ chức sự kiện đấy.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Khi bộ phận tiếp nhận thông tin khách hàng , tiếp nhận những khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và chuyển đến bạn. Bạn tiếp nhận những thông tin cơ bản ban đầu: tên khách hàng muốn tổ chức sự kiện, số điện thoại khách hàng muốn tổ chức sự kiện, thời gian dự kiện tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện hay một số về tổ chức sự kiện,… đến bạn. Với những yêu cầu cơ bản ban đầu như vậy, ngay lúc này đây, kỹ năng đầu tiên cuả người tổ chức sự kiện là tư vấn tổ chức sự kiện, cung cấp về những dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện của bạn có đến khách hàng qua điện thoại hay có thể hiểu là kỹ năng tư vấn tổ chức sự kiện. Đây là kỹ năng then chốt để khách hàng trao đến bạn một cơ hội gặp khách hàng, khảo sát địa điểm, và khả năng khách hàng chốt công ty của bạn là đơn vị tổ chức sự kiện cũng cao hơn.

Tưởng chừng kỹ năng này dễ nhưng không dễ chút nào. Tại vì sao vậy? Bạn có bao giờ nghe giọng của mình qua điện thoại chưa. Chắc hẳn là có nhiều bạn chưa nghe đâu nhỉ? Vậy thử đặt bạn là khách hàng thì bạn cần nói với giọng nói như thế nào? Tốc độ nói ra sao để khách hàng vừa đủ nghe, không chói tai, nhưng cũng không phải quá nhỏ khiến khách hàng bỏ lỡ những thông tin quan trọng mà bạn không để ý về những dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện, hay đôi lúc khiến khách hàng bực bội vì bạn nói chậm quá, lãng phí thời gian “ vàng bạc” của khách hàng. Có thể nói đây là kỹ năng dễ bị bỏ quên và vô tình khiến bạn đánh mất vô số những khách hàng tiềm năng mong muốn tổ chức sự kiện đấy.

Và để khách hàng tin tưởng bạn, tin tưởng chất lượng dịch vụ công ty tổ chức sự kiện của bạn là cả một nghệ thuật đấy. Hãy là một người am hiểu về dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty bạn và hãy bắt đầu với nghề tổ chức sự kiện bằng kỹ năng tư vấn tổ chức sự kiện nhé.