Công việc của Đạo diễn tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, người đạo diễn tổ chức sự kiện cũng giống như đạo diễn tại phim trường vậy. Nếu một đạo diễn khi làm phim, quay quảng cáo,…bất chấp quay đi quay lại một cảnh đến khi ưng ý mới thôi thì điều đó cũng tương tự như một Đạo diễn tổ chức sự kiện. Công việc của Đạo diễn tổ chức sự kiện vô cùng áp lực, đòi hỏi sự tập trung cao độ với hàng loạt công việc khác nhau trong cùng một chương trình tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Các nguyên tắc tổ chức sự kiện thành công

Từ chính cái tên của vị trí đã cho thấy trọng trách của một tổ chức sự kiện như thế nào rồi. Giống như một người quản lí trong mọi doanh nghiệp, quản lý tổ chức sự kiện cần có người ra quyết định cuối cùng bởi vậy người đạo diễn tổ chức sự kiện phải biết đâu là yếu tố tạo nên thành công khi tổ chức sự kiện để đưa ra quyết định chính xác nhất.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện – yếu tố nào tạo thành công?

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện người quản lý đó được gọi là “Event Director” – Đạo diễn tổ chức sự kiện (gọi tắt là Đạo diễn sự kiện). Người Đạo diễn tổ chức sự kiện có một vai trò quan trọng thậm chí ở cả những sự kiện có quy mô nhỏ. Bởi người Đạo diễn tổ chức sự kiện phải tổ chức, huy động nguồn nhân lực đáng kể như người tham gia, cán bộ, quản trị viên và người trợ giúp. Hơn thế,  Đạo diễn tổ chức sự kiện là đầu mối giao tiếp cả nội bộ và bên ngoài trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. 

Quản lý nhân sự tổ chức sự kiện là trách nhiệm nặng nề và quan trọng đối với bất cứ  Đạo diễn tổ chức sự kiện nào. Đạo diễn tổ chức sự kiện là người có khả năng giải quyết những trường hợp khó khăn một cách hiệu quả nhất. Do đó, sự “bình tĩnh” là điều kiện tiên quyết cho công việc của Đạo diễn tổ chức sự kiện. Và Đạo diễn tổ chức sự kiện cần phải cân bằng mọi công việc tốt nhất có thể.

Xem thêm: Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

Vai trò của Đạo diễn tổ chức sự kiện còn vượt xa công tác quản lý nhân sự trong khi tổ chức sự kiện. Người Đạo diễn tổ chức sự kiện thường có một số công việc và một số lưu ý cho từng công việc cụ thể như sau:

1. Tuyển dụng và triệu tập công ty trúng thầu cũng như ban tổ chức. Nhưng lưu ý không phải lúc nào cũng cần có đề xuất dự thầu.
2. Lập kế hoạch và giám sát việc tuyển dụng và đào tạo mọi nguồn nhân lực cần thiết để tiến hành tổ chức sự kiện. Nhưng người Đạo diễn tổ chức sự kiện nên lưu ý nguồn nhân lực trong quá trình tổ chức sự kiện bao gồm cả tình nguyện viên nhân viên.
3. Phát triển kế hoạch quản lí tổ chức sự kiện vì có thể nói kế hoạch quản lý tổ chức sự kiện là công cụ để phối hợp và đào tạo nhân viên trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.
4. Đại diện cho việc giao tiếp, giao dịch với bên ngoài. Đó là việc giao tiếp, giao dịch với nhà tài trợ, chính phủ và giới truyền thông.
5. Phát triển các chính sách. Các chính sách hỗ trợ nhằm hỗ trợ quá trình quản lý sự kiện vì Giám đốc sự kiện không thể ở mọi nơi. 
6. Theo dõi tiến độ công việc. Lưu ý quản lí tổ chức sự kiện cần biết các khía cạnh tổ chức sự kiện để có lên kế hoạch tổ chức sự kiện để có thể thực hiện khắc phục trong quá trình tổ chức sự kiện.