Tổ chức sự kiện – yếu tố nào tạo thành công?

Tổ chức một sự kiện thành công  đòi hỏi người tổ chức sự kiện quan tâm tới các yếu tố như  ý tưởng, kịch bản, chủ đề, thời gian, địa điểm tổ chức, set-up sân khấu, âm thanh, ánh sáng ,… và người tổ chức sự kiện phải luôn theo sát mọi diễn biến của sự kiện đó.

Sự kiện thành công góp sức rất lớn cho các doanh nghiệp đạt được những mục đích của mình như: quảng bá hình ảnh công ty, sản phẩm công ty, tạo được hiệu ứng truyền thông, có một khởi đầu may mắn, mang tên tuổi đến gần với công chúng hơn… Vậy, làm sao để có thể tổ chức sự kiện thành công và yếu tố nào tạo nên sự thành công đó?

Sau đây cùng điểm danh một số yếu tố quan trọng tạo nên thành công trong mỗi sự kiện.

1. Chủ đề hấp dẫn

Sự kiện nào được tổ chức đều có một chủ đề nhất định. Có thể đối với khách mời, khán giả,.. thì ngay tên sự kiện đã làm họ quyết định đến 90% rằng liệu họ có nên tham gia sự kiện của bạn hay không đấy. Chính vì vậy, mà điều quan trọng là bạn phải làm sao để biến chủ đề nhất định đó trở nên hấp dẫn, thú vị, độc đáo và chủ đề bạn cần tóm gọn trong vài “ key word” nó là ý tưởng tổng thể, là nội dung tổng thể của chương trình mà bạn sắp tổ chức. Muốn làm được điều đó, trước tiên đòi hỏi bạn phải tìm hiểu kỹ về khách hàng mà bạn chuẩn bị tổ chức và xác định khách mời mục tiêu của sự kiện để từ đó lên ý tường, thực hiện các ý tưởng theo sát đối tượng để đạt được mục tiêu sau cùng mà khách hàng của bạn đang hướng tới.

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

2. Thiết kế sáng tạo, độc đáo, đẹp mắt

Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện đều có bộ phận thiết kế, đó có thể là bạn designer chính thức, hoặc part-time tùy thuộc vào quy mô công ty, số lượng dự án mà công ty chốt được từ khách hàng(có cần thiết kế).

Những thiết kế sân khấu độc đáo, đẹp mắt  luôn là yếu tố thu hút đầu tiên đối với người tham gia tại mỗi sự kiện. Nó thể hiện quy mô, mức độ đầu tư chương trình ,.. để qua đó cũng thể hiện được rằng khách hàng bạn đầu tư chương trình như thế nào và khách hàng tìm đến bạn là lựa chọn chính xác vì bạn đã thay mặc khách hàng làm tốt vai trò của mình- vai trò “chủ nhà”- rất tôn trọng khách mời, hiếu khách,..Bên cạnh đó, yếu tố thiết kế tạo hiệu ứng mạnh về thị giác, và đôi khi có tác dụng hơn cả ngôn ngữ nên đây là một yếu tố mà các nhà tổ chức sự kiện rất đầu tư tại mỗi sự kiện.

Xem thêm: Ánh sáng trong tổ chức sự kiện

Xem thêm: Âm thanh trong tổ chức sự kiện

3. Kịch bản hấp dẫn

Kịch bản là yếu tố quan trọng , rất cần, nhất thiết phải có tại mỗi sự kiện mà nó cần phải độc đáo, sáng tạo, hấp dẫn thì mới giúp sự kiện thành công được. Kịch bản chính là sự sắp xếp đề tài, xây dựng các khoảnh khắc và dẫn dắt những thiết kế. Kịch bản càng chi tiết bao nhiêu thì khâu chuẩn bị, sản xuất, thực hiện chương trình càng nhẹ bấy nhiều.Vì vậy, đây là yếu tố quan trọng cần thiết để tạo nên sự thành công trong công tác tổ chức sự kiện của mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

4. Địa điểm phù hợp

Nếu sau mọi thứ bạn đã chuẩn bị tươm tất mà sai trong việc lựa chọn thì sẽ rất đáng tiếc đấy. Và thông thường, các chuyên gia tổ chức sự kiện thường chọn địa điểm, hoặc cũng có thể hướng dẫn tự lựa chọn địa điểm nhé. Một mẹo nhỏ bạn có thể tư vấn cho khách hàng để khách hàng bạn tự liên hệ với địa điểm tổ chức rằng: nếu khách hàng tự liên hệ sẽ dễ dàng nhận được chiết khấu từ đia điểm tổ chức, và cũng dễ dàng trao đổi với quản lí tại địa điểm tổ chức hơn. Về vai trò cuả bạn – một nhà tổ chức sự kiện thì bạn hãy cân nhắc về địa điểm để thực hiện sự  kiện phải phù hợp với đề tài cũng như những ý tưởng xây dựng của kịch bản. Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng là yếu tố tiền đề để có thể có những thiết kế độc đáo và thu hút. Vì vậy, việc xác đinh địa điểm tổ chức sự kiện cùng một trong những công tác đầu tiên trước khi tiến hành thực hiện.

Trên đây là một số các yếu tố để tạo nên sự thành công của các sự kiện. Để thực hiện những yếu tố đó, các bạn cần phải học hỏi, tìm hiểu thêm về chuyên môn nghề tổ chức sự kiện để trở thành  một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.