Xin cấp phép tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

Đã tổ chức sự kiện thì có không ít nhà tổ chức sự kiện thậm chí là khách hàng liên hệ đến công ty tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện đối diện với việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Và cho dù người tổ chức sự kiện làm ở vị trí nào, từ lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho đến thực thi tổ chức sự kiện, thì người tổ chức sự kiện cũng phải nắm được những điều cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện cho sự kiện được diễn ra để ngày tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc.

Dưới đây là đôi điều người tổ chức sự kiện nên lưu  ý về thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện:

1. Thời gian hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép tổ chức sự kiện, đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh người tổ chức sự kiện sẽ không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép tổ chức sự kiện, phải xin thêm giấy phép tổ chức sự kiện khác … hay như chương trình biểu diễn thời trang, người tổ chức sự kiện cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 1 tháng trước chương trình tổ chức sự kiện.

Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép tổ chức sự kiện, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời gian của người tổ chức sự kiện nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ.

Xem thêm: Một số thể loại tổ chức sự kiện thường được tổ chức

2. Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép tổ chức sự kiện đó là:

•  Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức sự kiện cho khách hàng)
•  Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức sự kiện xin phép
• Hợp đồng ký với chủ địa điểm tổ chức sự kiện, bản nội dung chương trình tổ chức sự kiện.
• Nếu chương trình tổ chức sự kiện có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
• Bản ghi lời bài hát. Với chương trình tổ chức sự kiện biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, người tổ chức sự kiện cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.
• Nếu có chương trình tổ chức sự kiện có rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
• Nếu tổ chức sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
•  Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không.

Tất cả giấy tờ xin phép tổ chức sự kiện cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này người tổ chức sự kiện sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép tổ chức sự kiện, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra tổ chức sự kiện rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì người tổ chức sự kiện sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình tổ chức sự kiện. Ở một số quận như 1, 3 có một số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu người tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện ở những nơi trung tâm, nơi mang tính chính trị… nên người tổ chức sự kiện cần phải chú ý thời hạn cấp phép tổ chức sự kiện có thể kéo dài hơn ở những quận khác.

Xem thêm: Các rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện

3. Xin cấp phép tổ chức sự kiện tại các địa phương

Nếu tổ chức sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, người tổ chức sự kiện chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép tổ chức sự kiện của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức sự kiện để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức sự kiện.

Đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép tổ chức sự kiện con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, người tổ chức sự kiện cần trình đề án tổ chức sự kiện có kèm công văn của UBND Tỉnh thường bao gồm cơ quan chỉ đạo tổ chức sự kiện, ban tổ chức tổ chức sự kiện, đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện, nội dung chương trình tổ chức sự kiện, các kế hoạch truyền thông tổ chức sự kiện, tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện, kế hoạch tài trợ tổ chức sự kiện (nếu có…).

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà người tổ chức sự kiện cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang… cấm tổ chức sự kiện roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại TP.HCM người tổ chức sự kiện phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND TP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán).

Mặc dù đã xin cấp phép tổ chức sự kiện rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, người tổ chức sự kiện nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một sự kiện diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện, phải hủy bỏ chương trình tổ chức sự kiện và đền hợp đồng cho khách hàng.

Người tổ chức sự kiện cũng không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin giùm giấy phép tổ chức sự kiện, bảo lãnh chương trình tổ chức sự kiện… mà thực hiện các chương trình tổ chức sự kiện khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có sự kiện trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ và tháo dỡ vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức sự kiện đánh liều tổ chức sự kiện ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có giấy phép tổ chức sự kiện với sự đồng ý của cơ quan chức năng.

Để đối mặt với những vấn đề pháp lý trong tổ chức sự kiện là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương… đòi hỏi người tổ chức sự kiện cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra cho sự kiện của mình.