Tổ chức sự kiện và những việc chẳng ngờ

Khi tổ chức sự kiện, một sự kiện được tổ chức thực sự chuyên nghiệp, người tổ chức sự kiện sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Người tổ chức sự kiện càng chuyên nghiệp bao nhiêu thì sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra và có các cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao nhưng ngành tổ chức sự kiện có một số chuyện chẳng ngờ đấy:

1. Tự cho là đúng

Mỗi ngày, mỗi tháng cho đến mỗi năm thì tổ chức sự kiện là hoạt động diễn ra vô cùng thường xuyên tại các công ty, doanh nghiệp, cửa hàng,… Khi một công ty vừa mới thành lập thì hầu hết đều khao khát việc làm sao công ty nhanh chóng được khách hàng biết đến, sản phẩm dịch vụ càng nhanh chóng đến với công chóng càng tốt. Và các công ty, doanh nghiệp này rất mạnh tay chi tiền cho quảng cáo, marketing,… và hầu như đều nghĩ tới việc tổ chức sự kiện với quy mô nhỏ hay to gì cũng được. Nhưng một số doanh nghiệp nhỏ thì muốn tiết kiệm, doanh nghiệp lớn thì hơi tự tin và kết quả tự tổ chức sự kiện và không mấy doanh nghiệp có được kết quả như mình mong đợi. Lí do thì rất nhiều dẫn tới thất bại khi tổ chức sự kiện nhưng lí do lớn nhất là tự cho là đúng.

Đúng: tổ chức sự kiện đơn giản lắm ,đúng: tổ chức sự kiện thì tự làm cũng được,… và muôn vàn lí do khác khiến tổ chức sự kiện thất bại. Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn tự tổ chức sự kiện thay vì tìm đến các công ty tổ chức sự kiện là: các doanh nghiệp hãy yên tâm khẳng định sức mạnh của doanh nghiệp mình qua chuyên môn của mình còn tổ chức sự kiện là chuyên môn của các công ty tổ chức sự kiện, của các chuyên gia tổ chức sự kiện nên các chủ doanh nghiệp đừng ngần ngại liên hệ đến các công ty tổ chức sự kiện để có một chương trình, một buổi tổ chức sự kiện thật thành công thay vì tự mình lo toan mọi thứ nhưng kém hiệu quả phải không nào.  

Xem thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện khai trương tốt nhất ở TP. HCM 2017

2. Xin giấy phép trễ

Trong quá trình tổ chức sự kiện thường có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức sự kiện chỉ vì không biết rõ “luật lệ”. Ví dụ thông thường chuyện xin phép tổ chức sự kiện họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Nếu người tổ chức sự kiện mãi lo công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì buổi họp báo khó lòng diễn ra. Hay vấn đề xin phép  treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện thì hầu hết dù là công ty tổ chức sự kiện hay chính khách hàng xin phép thì sẽ chỉ treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm thôi chứ không phải treo được một quãng thời gian dài. Đối với các sự kiện cần được xin phép thì người tổ chức sự kiện, hay khách hàng tự xin phép thì cũng phải đảm bảo người tổ chức sự kiện có giấy phép hợp lệ trước ngày tổ chức sự kiện.

3. Sai lầm khi chọn địa điểm

Khi tổ chức sự kiện hầu hết các doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức sự kiện, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn còn chưa kể đến hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được chạy thử chương trình tổ chức sự kiện, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện

4. Team sản xuất thiếu chuyên nghiệp

 Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình trong tổ chức sự kiện cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế không chắc chắn, nhấp nhô. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh trong tổ chức sự kiện không có sự chuẩn bị chu đáo trước khi buổi tổ chức sự kiện diễn ra. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để team sản xuất trong tổ chức sự kiện sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những tình huống "khó đỡ" nếu team sản xuất trong tổ chức sự kiện làm việc không hiệu quả. Thông thường, bên làm chương trình tổ chức sự kiện sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo đấy.

Xem thêm: Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Vấn đề của “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiếnnhà tổ chức sự kiện khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe... Có thể nói team sản xuất phải làm việc tích cực trước mọi tình huống, mọi rắc rối không ngờ mà thi thoảng các sao mang đến cho các nhà tổ chức sự kiện chúng ta.

5. Quên Timeline

Trong tay một nhà tổ chức sự kiện thì luôn phải có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt toàn bộ tình trạng công việc trong khâu tổ chức sự kiện và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra tổ chức sự kiện. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình tổ chức sự kiện, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức sự kiện không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ. Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm nhằm đảm bảo tổ chức sự kiện thành công.

Xem thêm: Các bước chuẩn bị một bản timeline trong tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện, kinh nghiệm mà nhà tổ chức sự kiện học được là do tự mình rút ra từ những vấp váp của bản thân trong quá trình tổ chức sự kiện, hay đôi khi người tổ chức sự kiện cũng học được qua câu chuyện của các đồng nghiệp tổ chức sự kiện khác. Người tổ chức sự kiện giỏi, chuyên nghiệp phải biết học, lắng nghe để không phải đi vào vết xe đổ.