Các rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, không phải lúc nào tổ chức sự kiện từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc đều thuận buồm xuôi gió mà không gặp bất cứ rắc rối. Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị tổ chức sự kiện đã có những rắc rối phát sinh, nếu người tổ chức sự kiện như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện.

Dưới đây là những rắc rối nào thường gặp và phương án giải quyết khi tổ chức sự kiện:

1. Thay đổi thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện là một trong các rắc rối thường gặp nhất. Nếu khách hàng  thay đổi thời gian tổ chức sự kiện sớm thì người tổ chức sự kiện còn có thể giải quyết vấn đề dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian tổ chức sự kiện liên tục và cho đến sát thời điểm tổ chức sự kiện diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ với người tổ chức sự kiện. Vì các địa điểm tổ chức sự kiện, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày cần tổ chức sự kiện, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Chính vì vậy, khi đặt chỗ và xác nhận chính xác về thời gian tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên khi thay đổi thời gian tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Các yếu tố sáng giá nào làm nên thành công của một sự kiện?

Người tổ chức sự kiện cũng nên nhẹ nhàng trao đổi khéo léo với khách hàng về những rắc rối như trên khi khách hàng có ý định thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó người tổ chức sự kiện thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.

Hơn nữa, việc thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện  cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức sự kiện thì sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, người tổ chức sự kiện lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như tổ chức sự kiện trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức sự kiện ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

2. Làm việc với nhiều đầu mối

Trong khi tổ chức sự kiện, có những khách hàng mà từ lúc gặp cho đến lúc tổ chức sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện chỉ phải làm việc với một người chịu trách nhiệm chính trong, mọi công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, người tổ chức sự kiện phải làm việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục khác nhau. Người tổ chức sự kiện thử tưởng tượng, vừa phải nhớ rằng địa điểm, vừa phải nhớ xem phải làm việc với ai trong hạng mục nào, và người nào bên phía khách hàng sẽ chịu trách nhiệm hạng mục nào.  Đối với những khách hàng như thế này đòi hỏi tổ chức sự kiện phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót.

3. Chậm trễ trong hợp đồng

Sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến người tổ chức sự kiện chậm trễ các tiến độ với nhà cung cấp dễ dẫn đến chậm trễ trong công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Một mẹo nhỏ là người tổ chức sự kiện nên nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn như giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm trong hợp đồng vì khi lãnh đạo đồng ý xúc tiến các công việc trước thì người tổ chức sự kiện cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.

4. Chậm trễ trong thanh toán

Thanh toán sau chương trình tổ chức sự kiện cũng là một vấn đề khiến nhiều người tổ chức sự kiện đau đầu. Khi tổ chức sự kiện đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu hối thúc  khách hàng thanh toán và các nhà cung cấp đòi nợ các khoản khiến tổ chức sự kiện không biết phải làm sao. Trường hợp này, người tổ chức sự kiện nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán, hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các nhà cung cấp. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp người tổ chức sự kiện đẩy nhanh tiến độ hơn.

Xem thêm: Quản lý tài chính để tổ chức sự kiện

5. Khách hàng can thiệp sâu vào khâu tổ chức sự kiện

Những sự kiện đã được giao cho công ty tổ chức sự kiện thì khách hàng thường sẽ chỉ tin tưởng vào đơn vị tổ chức sự kiện và không can thiệp vào khâu tổ chức sự kiện nữa. Nhưng đôi lúc có những khách hàng hơi kĩ tình thì sẽ tham gia hơi nhiều vào khâu tổ chức sự kiện làm rối công tác tổ chức sự kiện của người tổ chức sự kiện. Trong trường hợp này, người tổ chức sự kiện nên nói rõ với khách hàng về những công việc của mình và vai trò của khách hàng trong sự kiện là gì để tránh khách hàng làm “rối” đội hình tổ chức sự kiện, hoặc khiến các nhân sự sự kiện của người tổ chức sự kiện khó chịu.