Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Uy Tín Tại TPHCM

Tổ chức sự kiện là một chuỗi các hành động, bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công đến khi tổ chức một chương trình, sự kiện và kết thúc. Và có rất nhiều hình thức tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hoạt động như tổ chức khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, hội nghị khách hàng, họp báo, triển lãm, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà đơn vị đầu tư cũng như công ty tổ chức sự kiện muốn hướng đến các đối tượng khách mời tham dự sự kiện của mình.

Hãy cùng xem qua chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàngVIP của Công ty TNHH MTV Chuyển Phát Nhanh Thuận Phong - J&T Express chi nhánh Hồ Chí Minh do công ty tổ chức sự kiện SKYENTER thực hiện nhé!

I. Chuẩn bị gì khi cần tổ chức sự kiện?

Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, bạn cần không chỉ để thỏa mãn nhu cầu của người tham gia mà còn là công cụ quảng bá thương hiệu đến với đối tác và khách hàng.

1. Xây dựng chủ đề và lập kế hoạch tổng thể sự kiện
2. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến buổi sự kiện
3. Chuẩn bị nhân lực tổ chức sự kiện
4. Lựa chọn địa điểm, xác định thời gian, ngày giờ để tiến hành triển khai
5. Mục tiêu của buổi sự kiện
6. Ngân sách chi phí cho buổi sự kiện
7. Chuẩn bị thư mời với các nội dung liên quan gửi đến khách tham dự
8. Tính toán số lượng quan khách tham dự sự kiện
9. Lập bảng ngân sách dự trù chi phí tổ chức
10. Thiết lập, tìm kiếm các đối tác tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

II. Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cung cấp những gì?

1. Trang trí, lắp đặt sân khấu:

– Trang trí sân khấu, backdrop, hoa tươi và một số phụ kiện nếu cần.

– Lắp đặt đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu( nếu có)

• Trang trí xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện:

– Banner treo dọc và treo ngang lối đi cũng như xung quanh địa điểm diễn ra chương trình

– Dựng cổng chào, standee, lẵng hoa chúc mừng, nhà bạt trước cửa chính để tiếp đón khách,( nếu có)

– Dựng trụ inox hai bên lối đi vào khu vực sự kiện

– Băng rôn đón khách treo ở khu vực chính giữa cổng vào

Tổ chức sự kiện lễ khánh thành - khai trương, Lễ khởi công- động thổ được diễn ra thuận lợi và là người trực tiếp quản lý và điều hành tổ chức - người tổ chức sự kiện sẽ là người nắm rõ nhất các công việc cần phải làm trong suốt ngày tổ chức sự kiện. Để đảm bảo mọi thứ suôn sẻ nên chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục trong khu vực xong xuôi trước khi buổi lễ được bắt đầu khoảng vài tiếng.

Khu vực ghế ngồi được chuẩn bị biển tên,hoa, nước suối,  lên và sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn

Khu vực quầy lễ tân được sắp xếp,bố trí bàn ghế, café, bánh ngọt, nước uống và thông tin chương trình… cho khách trong lúc chờ chương trình diễn ra

Những bàn tiệc Tea Break được chuẩn bị cẩn thận 

Xem thêm: Vai trò của Tiệc Teabreak trong tổ chức sự kiện

 Những bàn tiệc Finger Food cũng được chuẩn bị cẩn thận 

2. Tiến hành chương trình

Đây xem như là bước quan trọng nhất của buổi lễ đó chính là bắt tay vào điều hành tổ chức, thực hiện chương trình. Quá trình tổ chức sự kiện gồm hai nội dung chính như sau:

• Tiếp đón khách tham dự

Một buổi lễ được đánh giá là  tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đầu tiên dựa vào khâu tiếp khách mời. Theo đó, việc tiếp đón cần đảm bảo được diễn ra một cách long trọng và chu đáo. Các khâu bạn cần chuẩn bị để tiếp đón gồm:

– Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến sự kiện đỗ xe, nhận hoa chúc mừng từ khách

– Đội ngũ PG tiếp đón, hướng dẫn và phục vụ khách

– Đội lân sư rồng biểu diễn và múa trống mở màn đón khách

III. Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

• Bạn sẽ được Nội dung chương trình tổ chức sự kiện

– MC xuất hiện và giới thiệu chương trình

– Biểu diễn tiết mục văn nghệ mở màn

– MC tuyên bố lý do tổ chức buổi lễ

– MC giới thiệu các vị đại biểu, khách quý, khách tham dự

– Trình chiếu video clip về doanh nghiệp (nếu có)

– Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu khai mạc buổi lễ

– MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các vị đại biểu tiến hành nghi thức cắt bang/xông đất.

– MC mời đại biểu thực hiện nghi thức khui sâm panh chúc mừng

– Dẫn khách đi tham quan toàn khu vực, có thể qua đó giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ đi kèm

– MC mời khách tham dự và đại biểu dùng tiệc

– Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có)

– Tháo dỡ, thu gọn tất cả thiết bị

– Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.

MC xinh đẹp, giọng nói ấm nhưng không kém phần sinh động sẽ tạo nên thành công cho sự kiện

3. Một số yếu khác để tổ chức sự kiện thành công

– Xây dựng kịch bản chương trình hấp dẫn, chi tiết, phù hợp và truyền tải toàn bộ thông điệp doanh nghiệp muốn thể hiệ

– Khâu thực hiện tổ chức chặt chẽ, theo sát chương trình

– Phân bổ thời gian hợp lý

– Ý tưởng chủ đạo phải sáng tạo, hấp dẫn, để lại ấn tượng cho người tham dự

– Nhân sự phụ trách phải có chuyên môn, phải có trách nhiệm, phải hoàn thành công việc được giao

– Linh hoạt xử lý mọi tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra

– Cung cấp đội ngũ nhân sự trẻ trung, xinh đẹp,nhiệt huyết

– Chi phí tổ chức chương trình đảm bảo phù hợp ngân sách

Qua quy trình trên hi vọng đã cung cấp cho bạn ít thông tin tin hữu ích và cũng hi vọng sẽ đồng hành cùng công ty bạn để  tổ chức sự kiện thành công các sự kiện lớn nhỏ tại TP.HCM cũng như các tỉnh thành phố khác.