Nguyên tắc làm việc với nhân sự sự kiện trong tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện đã và đang là ngành nghề phát triển mạnh mẽ, giúp ngành truyền thông - marketing phát triển hiệu quả hơn. Cùng với sự ra đời của hàng loạt công ty tổ chức sự kiện kèm theo sự bùng nổ của một loạt các dịch vụ tổ chức sự kiện, cung cấp nhân sư sự kiện,…cũng gia tăng theo.

Vấn đề về con người là vấn đề khiến người tổ chức sự kiện vô cùng đau đầu vì công tác quản trị con người thường phải đối mặt với nhiều rủi ro. Trên thị trường hiện nay, cũng rất ít những công ty chuyên biệt về việc đào tạo, quản lý và cung cấp nhân sự sự kiện mà dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện lại rất đa dạng thường gồm: 

• Cung cấp dịch vụ Ông đồ
• Cung cấp Đoàn lân sư rồng
• Cung Cấp PG - PB - Lễ Tân
• Cung Cấp MC - Hoạt Náo Viên
• Cung Cấp Ca Sĩ - Nhóm Nhạc
• Cung Cấp Nhóm Múa - Vũ Đoàn

       ....

Đặc biệt là một số nhân sự sự kiện: ca sĩ, người mẫu,..hầu hết dựa vào các mối quan hệ quen biết trong giới showbiz, quan hệ xã giao anh em, bạn bè, hoặc các công ty tổ chức sự kiện tự xin số điện thoại liên hệ trực tiếp với các nhân sự để giảm thiểu chi phí... Hệ quả xuất hiện những mâu thuẫn do những hợp đồng bằng miệng không chặt chẽ, ăn chặn hoa hồng,... Tất cả tạo nên sự lộn xộn thiếu chuyên nghiệp gây hậu quả xấu đến chất lượng tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

Với một số công ty tổ chức sự kiện lớn, bằng kinh nghiệm của mình và trên hết một số kỹ năng và nguyên tắc làm việc với dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện sẽ có chia sẽ dưới đây mà công ty tổ chức sự kiện nhỏ, các bạn làm nghề mà công ty tổ chức sự kiện mới vào nghề mà công ty tổ chức sự kiện có thể tham khảo để làm việc tốt hơn với các nhân sự sự kiện:  

1. Không  làm việc qua điện thoại

Việc tổ chức sự kiện là một việc trọng đại trọng đại đối với các doanh nghiệp nên người tổ chức sự kiện không nên chỉ trao đổi với nhân sự sự kiện qua điện thoại không thôi. Trong ngành tổ chức sự kiện dù quy mô tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì một số nhân sự sự kiện như: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa... là linh hồn của sự kiện và chắc chắn người tổ chức sự kiện không nên “dại” mà mang linh hồn đó trao cho nhân sự sự kiện mà chỉ biết qua điện thoại, không có hợp đồng với các điều khoản rõ ràng được. Người tổ chức sự kiện nên làm hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về thời gian tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, chi phí của nhân sự để có sự ràng buộc cho cả đôi bền nhằm mang đến sự thành công cho sự kiện.

Việc trao đổi qua điện thoại chỉ để đặt một cuộc gặp gỡ trao đổi, và chỉ khi gặp gỡ trao đổi thẳng thắn cởi mở thì thông tin giữa hai bên mới rõ ràng, nhân sự sự kiện mới biết được buổi tổ chức sự kiện này có ý nghĩa như thế nào với người tổ chức sự kiện với chính họ, từ đó để họ có tinh thần chuẩn bị tốt nhất trong ngày tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện và 7 điều về PG sự kiện

2.  Đảm bảo nhân sự sự kiện đến đúng giờ

Khi làm nghề tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện sẽ rất có rất nhiều sự kiện “ thót tim” vì đến giờ sự kiện diễn ra mà vẫn không thấy MC,PG-PB, ca sĩ đâu cả. Tệ hơn là trong những trường hợp như vậy mà điện thoại còn không liên lạc được nữa là tổ chức sự kiện chắc sẽ… Nên khi đã làm tổ chức sự kiện, nhân sự mà công ty tổ chức sự kiện cung cấp thì phải đảm bảo việc đến đúng giờ như là một phép lịch sự nhưng qua đó cũng chuyên nghiệp của nhân sư sự kiện.

Tất cả là lý do không thể chấp nhận được đối với một người làm việc chuyên nghiệp đấy. Việc nắm bắt được nhân sự sự kiện đó đến chương trình bằng phương tiện gì giúp người tổ chức sự kiện chủ động lường trước được các rủi ro. 

Ngoài việc kiểm tra xem nhân sự sự kiện đến chương trình bằng phương tiện nào, việc nắm được các nhân sự đi từ đâu tới cũng giúp người tổ chức sự kiện tính toán được sự cố về giao thông từ đó có yêu cầu về thời gian đối với nhân sự sự kiện tham gia.

Xem thêm: Các bước chuẩn bị một bản timeline trong tổ chức sự kiện

3. Yêu cầu một số nhân sự sự kiện đọc kịch bản trước khi tham dự (nếu có)

Trong khi tổ chức sự kiện sẽ có một số sự kiện có MC nên để đảm bảo chương trình người MC phải đọc trước kịch bản để tránh trường hợp chương trình diễn ra một hướng mà MC lại dẫn dắt theo một hướng khác. Trước mỗi sự kiện lớn, việc MC  phải đọc và nắm rõ được kịch bản là điều bắt buộc.

Còn đối với các vị trí nhân sự sự kiện khác thì người tổ chức sự kiện cũng nên chia sẻ trách nhiệm chi tiết của từng nhân sự để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Người tổ chức sự kiện không được chủ quan để tránh sai sót. 

Xem thêm: Tầm quan trọng của MC trong một sự kiện

4. Yêu cầu nhân sự sự kiện phải đến tổng duyệt chương trình (nếu có)

Xuất phát từ tâm lý chủ quan đặc biệt là với các sao với các sự kiện quy mô nhỏ hoặc do sao quá bận chạy show nên các MC, ca sĩ không đên thử giọng, không đến tổng duyệt làm quen với sân khấu, đến khi diễn ra sự kiện xảy ra nhiều sự cố đáng tiếc và những lúc như vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ phải gánh một trách nhiệm không nhỏ.

Một người tổ chức sự kiện khi phải làm việc với các nhân sự sự kiện đặc biệt là người nổi tiếng , phải quyết liệt thuyết phục họ đến tham dự tổng duyệt và phải thuyết phục được khách hàng chịu bỏ một khoản chi phí tổng duyệt để đảm bảo an toàn tuyệt đối của sự kiện.

Hi vọng những người làm tổ chức sự kiện hiểu được phần nào sự phức tạp của việc cung cấp và quản lý nhân sự sự kiện trong tổ chức sự kiện và tích lũy được một chút kinh nghiệm, sẽ có những cách làm việc hiệu quả chặt chẽ tránh ảnh hướng tới chất lượng sự kiện qua bài viết trên.