Làm sao để cải thiện chất lượng sự kiện hội nghị - hội thảo?

Hội nghị, hội thảo là một sự kiện thường diễn ra trong một thời gian dài, rất dễ khiến người tham gia ngao ngát. Chính vì vậy mà các nhà tổ chức sự kiện phải làm sao để đảm bảo được chất lượng chương trình, để khách tham dự và khách mời nhận được nhiều giá trị nhiều nhất từ hội nghị, hội thảo.

1. Trao đổi với diễn giả về đối tượng tham dự

Trong ngành tổ chức sự kiện, bạn chỉ có thể thành công khi bạn làm hài lòng được người tham dự . Thế làm sao để hài lòng họ? Diễn giả- nhân vật trung tâm chương trình, hãy dành một chút thời gian của bạn  để trao đổi với diễn giả về đối tượng tham dự nhé. Thậm chí trong trường hợp có diễn giả khác nói về các chủ đề tương tự tham gia cùng ngày, cần phải chuẩn bị tốt nhất nội dung thuyết trình để thích ứng các tình huống, hãy trao đổi càng nhiều càng tốt về khán giả mục tiêu với diễn giả để có nội dung phù hợp, trình bày hài hước, ấn tượng, thu hút... và các diễn giả phải làm sao để khách tham dự hài lòng tuyệt đối.

diễn giả Hùng Francis

Và các chuyên gia tổ chức sự kiện rất thường mời các diễn giả đã tham dự sự kiện tương tự trước đó để đảm bảo chất lượng chương trình nếu các chương trình trước đây đã thành công rực rỡ từ các diễn giả này . Một người đã là khán giả mục tiêu của bạn trước đó cũng sẽ hiểu những gì diễn giả đã trình bày với họ trước đó và cũng tạo điểm thu hút với tiếng tăm của diễn giả để kích thích khách mời tham dự.

Xem thêm: Quy trình tổ chức thành công một buổi Hội nghị - Hội thảo

2. Xem qua nội dung chương trình

Có thể chính bạn - nhà tổ chức cũng rất bận, nhưng bạn vẫn dành một phần thời gian của bạn, có thể là vài tuần trước khi sự kiện diễn ra để xem xét lại, tổng duyệt sơ bộ trước chương trình. Và người thuyết trình có thể sẽ rất bận rộn để chuẩn bị các nội dung. Thời hạn và các khuân mẫu nội dung sự kiện yêu cầu luôn luôn tạo áp lực lên nhà tổ chức sự kiện. Bạn vẫn cần phải thu xếp thời gian để duyệt qua các nội dung trình bày của sự kiện. Các nhà tài trợ thay đổi kế hoạch của họ, đơn vị tổ chức chọn địa điểm không phù hợp vì hiểu lầm nhu cầu của bạn. Việc duyệt qua các nội dung trình bày có thể tốn thời gian. Nhưng hãy lưu ý, đối với sự kiện lớn thì là công tác quan trọng, không thể bỏ qua.

Xem thêm: Quy trình tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp

Và để đảm bảo sự chuyên nghiệp cho chương trình thì bạn phải cần đảm bảo rằng diễn giả sẽ không dời đi cho đến phút cuối của sự kiện. Bạn đã tham gia tổ chức các sự kiện hội nghị, hội thảo trong nhiều năm, trong trường hợp nào,có lí do gì đi chăng nữa thì các diễn giả sẽ đảm bảo đưa được các nội dung có giá trị tới sự kiện. Về nội dung thuyết trình của diễn giả bạn cũng có thể tránh các lo lắng lặt vặt như thiếu phông chữ hoặc trình bày trong tỉ lệ sai bằng việc chuẩn bị, duyệt nội dung trước một ngày hoặc nhắc nhở khéo léo diễn giả kiểm tra kỹ về mặt chuyên môn của họ

Có thể bạn không thể theo dõi thấy tất cả các phiên thuyết trình nhưng biết rằng những diễn giả bên cạnh bạn đang chuẩn bị rất tốt cũng giúp bạn yên tâm. Bạn biết rằng là nhà tổ chức sự kiện, bạn đã kiểm soát được một sự kiện lớn.

3. Tích cực hỗ trợ diễn giả

Hầu hết các  diễn giả chuyên nghiệp hiện nay đều khá chuyên nghiệp. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng được làm việc với người chuyên nghiệp đâu nhé. Và khi làm việc với diễn gia còn “non nghề” thì vai trò của bạn sẽ khá nặng đấy.

 Người tổ chức sự kiện sẽ giúp đỡ diễn giả bằng cách cho họ một vài ý tưởng đơn giản, dễ nhớ. Người tổ chức biết rằng nếu diễn giả làm được hai điều này sẽ giúp cả hai bên cùng hài lòng. Tác phong chuyên nghiệp cùng chuyên môn giỏi, thêm một chút khéo léo mà các nhà tổ chức sự kiện nhậ được từ chính bạn thì sự kiện hứa hẹn sẽ rất thành công đấy. Và để tránh việc phải quá lo lắng về diễn giả sẽ phàn nàn về yêu cầu quá cao. Đơn vị tổ chức nên trao đổi với họ không phải lo lắng, điều này chỉ đơn giản là yêu cầu chuẩn bị ở mức độ cao hơn.

4. Chuẩn bị chương trình tốt

Là một đơn vị tổ chức sự kiện, bạn không chỉ kiễm soát con người ( diễn giả, PG-PB, MC…). Nhà tổ chức sự kiện còn gánh trọng trách rất lớn về mặt tổ chức chương trình sao cho thật hay, ấn tượng,.. Chẳng hạn, chú tâm vào một bữa tiệc teabreak giải lao giữa chương tạo cảm giác thoải mái hay nhiều ý tưởng khác thu hơn hơn mà bạn có thể mang đến cho chương trình nhé.

Xem thêm: Vai trò của Tiệc Teabreak trong tổ chức sự kiện

Hãy phối hợp truyền thông để “ tạo đòn bẩy” cho  chương trình, cũng như  giúp nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai.

Trong việc tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo , nhà tổ chức sự kiện đặc biệt lưu ý dành thời gian cho khán giả, diễn giả và nội dung trình bày, điều này sẽ giúp tổ chức sự kiện thành công hơn cũng như thành công trong việc đem sự kiện đến với công chúng. Dành nhiều thời gian và sự chú ý với diễn giả của bạn và nội dung của họ sẽ giúp bạn tổ chức, quản lý…. để  buổi hội nghị , hội thảo được thành công trọn vẹn, mang đến nhiều giá trị nhé.