Checklist trong tổ chức sự kiện

Để hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện thì các nhà tổ chức sự kiện cần lập checklist để công tác chuẩn bị trước sự kiện tốt hơn và sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.

I. MỘT SỐ CÔNG VIỆC BÊN CẠNH CHECKLIST

1. Xác định mục đích của sự kiện:

Xác định mục đích của sự kiện được tổ chức là để làm gì:

• Tổ chức Lễ Khánh Thành - Khai Trương
• Tổ chức Lễ Khởi Công - Động Thổ
• Tổ chức Lễ Mở Bán – Ra mắt sản phẩm mới
• Tổ chức Lễ Kỷ Niệm thành lập công ty
• Tổ chức Lễ Giáng Sinh
• Tổ chức Trung Thu
• Tổ chức Halloween
• Tổ chức Tiệc Tân Niên – Tất Niên
• Tổ chức Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi 1/6…

để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì?

2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu:

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được. Một sự kiện hay, quy mô lớn, ấn tượng nhưng nếu xác định sai đối tượng mục tiêu thì sự kiện đó không khác gì là tổ chức cho vui, mang tính tham khảo. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn

 3. Xác định mục tiêu cần đạt được:

Bạn tổ chức sự kiện vì mục tiêu gì ? Bạn đề ra và mong muốn gặt hái được một số mục tiêu sau sự kiện: Tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ... 

4. Xác định ngân sách:

Xác định được ngân sách giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra. Hơn nữa cũng giúp chúng ta tính toán được ngân sách dự trù. Ngoài bản kế hoạch thì ngân sách cũng là một căn cứ khá tốt để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

Xem thêm: Làm sao để có một kịch bản tổ chức sự kiện hay và chuyên nghiệp?

II. CÁC TRONG VIỆC CỤ THỂ CỦA CHECKLIST

1. Thiết lập thời gian và thời lượng

Sau khi tiếp nhận chính xác thời gian tổ chức từ khách hàng hãy lập timeline, agenda và ấn định deadline cụ thể tiến độ công việc 

2. Thiết lập nhóm làm việc

Một sự kiện sẽ rực rỡ hơn, hạn chế rủi ro, sai sót và thành công hơn nếu bạn làm việc nhóm. Ý tưởng sẽ được sẻ chia,góp sức, cùng nhau hoàn thành tốt mục tiêu của sự kiện

3. Địa điểm:

-      Khảo sát địa điểm

-      Chọn địa điểm

-      Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia 

-      Ký hợp đồng địa điểm

4. Trang trí:

-      Hoa trang trí tại địa điểm

-      Hoa cài áo cho khách mời.

-      Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.

-      Lẵng hoa chúc mừng trang trí.

-      Backdrop Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự.

-      Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.

-      Bàn tiếp tân.

-      Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

5. Chuẩn bị nhân sự:

-      MC: Người dẫn chương trình.

-      PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.

-      Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

-      Ca sĩ, nhóm nhảy,…

-      Quay phim, chụp hình.

-      Hỗ trợ công tác hậu cần.

Xem thêm: Tầm quan trọng PG - PB hiện nay.

 6. Công tác in ấn:

-      In ấn backdrop, brochure

-      Bong bóng bay, cổng chào

-      Thư mời, thư cảm ơn

7. Trang phục:

-      Trang phục cho MC

-      Trang phục cho PG

-      Bangron cho PG

-      Trang phục cho model,…

8. Hệ thống âm thanh-ánh sáng:

-      Máy chiếu

-      Màn hình LED

-      Micro: Có dây, không dây, dự phòng.

-      Loa, ampli

-      Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh...

9. Đại biểu- Khách tham dự 

Sau khi được cung cấp danh sách khách mời tham dự. Hãy lập list để check-in khách dễ dàng với những thông tin cơ bản: họ tên, số điện thoại, email,…

10. Chuẩn bị nhân sự

-      MC: Người dẫn chương trình.

-      PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.

-      Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

-      Ca sĩ, nhóm nhảy,…

-      Quay phim, chụp hình.

-      Hỗ trợ công tác hậ

 11. Quay phim, chụp hình:

-      Chuẩn bị máy chụp hình.

-      Chuẩn bị máy quay phim.

12. Quà tặng:

-      Quà đơn vị tài trợ.

-      Quà cho đại biểu.

-      Quà cho khách mời trong danh sách.

-      Quà cho khách vãng lai

 13. Loại quà tặng:

-      Sản phẩm.

-      Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi).

-      Hiện kim.

-      Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

14. Teabreak:

-      Chọn cách phục vụ:

-      Tập trung hoặc từng bàn.

-      Nước uống: Chọn loại nước uống.

-      Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

15. Bảng kế hoạch thời gian chương trình.  

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

 16. Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: 

-      Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe).

-      Cấp cứu.

-      Cứu hỏa.

-      Công an.

-      Dân phòng.

-      Tổ chức biểu diễn.

17. Báo  cáo kết quả sự kiện:

-      Số lượng khách tham dự.

-      Các chuyên mục khách hàng quan tâm.

-      Tổng hợp các phản hồi từ các bên tham gia.

-      Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!