TỔ CHỨC TEAM BUILDING CHUYÊN NGHIỆP TỪ A-Z

Có thể hiểu khái niệm “team building” bằng cách tạm dịch là “xây dựng đội/nhóm”. Xây dựng đội/nhóm cũng như xây dựng một ngôi nhà, cần phải có nền móng thật vững chắc trước khi xây tường, lợp mái. Bất kì một yếu tố nào dù nhỏ nhất để tạo nên được ngôi nhà hoàn chỉnh, vững chắc thì đều quan trọng và cần thiết. Thì việc xây dựng đội/nhóm cũng vậy, bất kì một thành viên nào dù là chức vụ lớn hay nhỏ cũng góp phần xây dựng nên một tập thể vững mạnh, suôn sẻ trong việc vận hành công ty.

Hiện nay, khi nghe đến “team building” thì người ta sẽ nghĩ đến một chuyến dã ngoại, du lịch do các công ty hoặc doanh nghiệp tổ chức dành riêng cho các nhân viên. Đây là một chuyến du lịch kết hợp tập huấn, thường được tổ chức ngoài trời, dựa vào các hoạt động tập thể hoặc các trò chơi để cùng nhau trải nghiệm, điều đó giúp xây dựng nên một tập thể đoàn kết, gắn kết.

Nếu đã hiểu được tầm quan trọng của hoạt động team building đối với doanh nghiệp, vậy thì cách để tổ chức thành công buổi team building như thế nào, OCE sẽ giúp các bạn giải đáp nhé.

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG TEAMBUILDING:

•  Xác định mục đích:

Việc đầu tiên bạn cần làm khi muốn tổ chức team building chính là xác định mục đích của công ty là gì, mong muốn đem đến giá trị gì cho đội ngũ nhân sự, từ đó mới có thể xây dựng nên một kịch bản chương trình phù hợp.

Ví dụ, những doanh nghiệp mới thành lập rất dễ xảy ra tình trạng không hòa đồng, không thích ứng được với môi trường mới, dẫn đến khả năng teamwork kém, thiếu sự hòa nhập, cảm thông và chia sẻ với nhau. Thì nên tổ chức team building với kịch bản tập trung vào việc phá vỡ khoảng cách, giúp các thành viên đoàn kết và thấu hiểu nhau hơn.

Hoặc đối với các tập đoàn lớn, nhân viên thường xuyên phải làm việc căng thẳng, không có thời gian giao lưu với nhau. Mục đích tổ chức team building khi đó thì cần nhiều hơn những cơ hội để giao lưu, học hỏi lẫn nhau kết hợp nghỉ dưỡng, xả stress.

• Xác định đối tượng tham gia:

Các đặc điểm của đối tượng tham gia chương trình bạn cần phải xác định gồm: giới tính, độ tuổi, tình trạng sức khỏe, nghề nghiệp, một số vấn đề cá nhân khác.

Nếu như người tham gia có tỉ lệ nữ giới cao hơn, thì cần phải thiết kế các trò chơi ít đòi hỏi thể lực, tập trung vào sự khéo léo, cần trọng và tỉ mỉ. Người tham gia có độ tuổi trẻ trong khoảng 20-35 thích hợp với các trò chơi mang tính vận động cao, và ngược lại.

Các hoạt động trong teambuilding còn phải được xây dựng cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty. Ví dụ như công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, bạn phải thiết kế ưu tiên các trò chơi xử lí tình huống, ứng xử. 

• Dự trù ngân sách tổ chức:

Dự trù ngân sách cho chương trình teambuilding cần xác định các yếu tố:

Tổng chi phí chương trình là bao nhiêu?

Nguồn ngân sách có sẵn là bao nhiêu?

Có nguồn tài trợ hay không?

Tiếp theo, bạn phải lập bảng kê khai chi tiết các hạng mục cần chi trong chương trình. Ngoài những hạng mục chi phí đã được cố định ( vé máy bay, xe vận chuyển,… ), hãy ước tính khoảng chí phí bạn dành cho các hạng mục khác như chi phí khách sạn, suất ăn/người, chi phí tổ chức team building, chi phí tổ chức gala dinner,…

• Thời gian tổ chức:

Team building thường được tổ chức kết hợp với các chuyên đi company trip, chương trình du lịch MICE hay các hoạt động dã ngoại ngắn ngày. Bạn cần ít nhất 1 tháng để lập kế hoạch. Liên hệ đặt các dịch vụ từ sớm cũng giúp bạn tiết kiệm ngân sách hơn, tránh tình trạng “cháy” dịch vụ.

• Địa điểm tổ chức:

Nếu địa điểm tổ chức team building của công ty bạn là ở trong nhà thì sẽ tránh được tác động của thời tiết. Tuy nhiên nếu tổ chức ngoài trời, hoặc các bãi biển, khu du lịch, bạn cần tìm hiểu rõ về đặc điểm thời tiết, khí hậu của khu vực đó.

Tổ chức Team building trong nhà

Tổ chức Team building ngoài trời

• Phân công:

Sau khi đã có những thông tin sơ bộ, bạn thành lập nên một ban tổ chức và tiến hành phân công công việc cho cách thành viên. Có thể chia theo nhóm với các mục công việc gồm:

Nhóm hậu cần: chịu trách nhiệm booking các dịch vụ: đặt xe di chuyển, đặt vé máy bay, vé tham quan, phòng khách sạn, thuê thiết bị, MC, hướng dẫn viên,…

Nhóm ý tưởng: Chịu trách nhiệm kịch bản chương trình như các hoạt động trò chơi, gala dinner; lên ý tưởng, chủ đề, concept, thiết kế, in ấn, quà tặng, trang phục và truyền thông nội bộ

Nhóm điều hành: Chịu trách nhiệm xây dựng lịch trình, vận hành tổ chức, giám sát, dự phòng rủi ro…

• Sáng tạo ý tưởng:

Để tìm ra chủ đề/slogan cho team building phù hợp, ý nghĩa nhất, bạn cần dựa vào mục đích tổ chức, thông điệp muốn truyền tải.

Tiếp theo là lồng ghép thêm vào đó sự sáng tạo trong văn phong để tạo nên một câu slogan sáng tạo nhất, ý nghĩa nhất.

Sau khi có được slogan chương trình, hãy nghĩ ra tiếp nhứng concept team building phù hợp nhất thể hiện được thông điệp, ý nghĩa của slogan.

• Cách tổ chức:

Để tổ chức trò chơi team building, bạn cần phải xây dựng một kịch bản chi tiết. Ngoài kinh nghiệm tham gia nhiều trò chơi team building, bạn còn cần phải có chuyên môn để am hiểu về thiết bị, địa hình, cách vận hành một chương trình đảm bảo an toàn và không xảy ra những rủi ro, tai nạn đáng tiếc. Bên cạnh đó bạn còn cần biết nắm bắt xu hướng các trò chơi luôn mới lạ và sáng tạo, đem lại sự hào hứng cho người chơi.

Về thời lượng, một chương trình team building thường kéo dài từ 45 – 120 phút là hợp lý để đảm bảo phù hợp với thể lực của phần lớn người tham gia, tránh thời lượng quá đà sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức, mệt mỏi, làm ảnh hưởng đến những hoạt động tiếp theo.

• Truyền thông nội bộ:

Mục đích cuối cùng của chương trình team building đều là sự gắn kết, vì vậy hãy làm thật tốt công tác truyền thông nội bộ để đảm bảo 100% nhân viên công ty cùng tham gia.

Có 2 cách là truyền thông online và truyền thông offline và bạn phải thực hiện tốt cả 2 cách.

Về kế hoạch truyền thông Online: bạn hãy lập một group/fanpage của riêng công ty, cập nhật những thông tin mới nhất về chương trình để toàn thể nhân viên công ty cùng nắm được. Có thể bật mí mỗi ngày một ít về các thông tin chương trình như mẫu áo team, backdrop, phần thưởng,… sẽ khiến cho mọi người đều hào hức tham gia chuyến đi sắp tới.

Về kế hoạch truyền thông Offline: bạn hãy đi phát thông báo đến từng phòng ban, gửi thiệp đến từng cá nhân. Cập nhật tiến độ thực hiện kế hoạch tổ chức chương trình đến mọi người đều đặn mỗi tuần.

• Vận hành tổ chức team building:

Sau khi đã có kịch bản chương trình, chuẩn bị xong xuôi đủ mọi thứ, giờ là lúc bạn hiện thực hóa bản kế hoạch tổ chức teambuilding của mình.

• Tổng kết:

Chúng ta sẽ luôn trưởng thành sau những bài học. Kết thúc chương trình, bạn hãy tổng kết những gì đã học được và chưa làm được. Kết hợp với ý kiến đánh giá của toàn bộ nhận viên công ty để đúc kết và rút kinh nghiệm cho những lần sắp tới.

• Truyền thông sau chương trình:

Chúng ta có thể sẽ lãng quên vài khoảnh khắc, nhưng những bức ảnh, clip và bài viết sẽ giúp chúng ta lưu giữ và nhớ mãi về hành trình ấy.

Hãy chọn lọc và tạo một album với những bức ảnh đẹp nhất, đáng nhớ nhất để đăng lên fanpage/group truyền thông của công ty. Hoặc có thể in một vài bức ảnh đẹp để lưu trữ trực tiếp ở công ty.

Đó là tất cả những gì ENTER đúc kết được từ kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của mình. Chúc bạn có một chương trình team building thành công sắp tới.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!