ĐÓN TIẾP KHÁCH MỜI – ĐIỂM CỘNG TRONG MẮT KHÁCH MỜI

1. Vì sao đón tiếp khách mời quyết định ấn tượng đầu tiên?

Trong bất kỳ sự kiện nào – từ khai trương, hội nghị, tiệc tri ân đến lễ kỷ niệm, khoảnh khắc khách mời vừa đặt chân đến địa điểm chính là thời điểm hình thành ấn tượng đầu tiên. Dù sân khấu có hoành tráng, nội dung chương trình có hấp dẫn đến đâu, nếu khâu đón tiếp khách mời thiếu chuyên nghiệp, cảm xúc ban đầu cũng dễ bị ảnh hưởng.

Đón tiếp không đơn thuần là chào hỏi, mà là cách sự kiện thể hiện sự trân trọng, sự chỉn chu và đẳng cấp của đơn vị tổ chức cũng như của doanh nghiệp, gia chủ. Một quy trình chào đón bài bản sẽ giúp khách mời cảm thấy được quan tâm ngay từ giây phút đầu tiên.

Xem thêm: Nghi Thức Rót Rượu Champagne Và Ý Nghĩa Của Nó

2. Vai trò của khâu chào đón khách mời trước sự kiện

Tạo thiện cảm ngay từ cổng vào

Khu vực đón tiếp là nơi đầu tiên khách mời tiếp xúc với sự kiện. Nụ cười thân thiện, lời chào lịch sự và tác phong chuyên nghiệp sẽ giúp khách mời cảm thấy thoải mái, dễ hòa nhập với không khí chung.

Thể hiện hình ảnh thương hiệu và đẳng cấp sự kiện

Đối với sự kiện doanh nghiệp, khâu đón tiếp còn phản ánh văn hóa thương hiệu. Một đội ngũ lễ tân, PG/hostess được đào tạo bài bản sẽ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.

Giúp khách mời định hình không gian và chương trình

Việc hướng dẫn rõ ràng khu vực check-in, chỗ ngồi, lối di chuyển giúp khách mời không bị bối rối, đồng thời tạo cảm giác sự kiện được tổ chức chu đáo và có kế hoạch.

3. Quy trình đón tiếp khách mời chuyên nghiệp trước khi bước vào sự kiện

Chuẩn bị khu vực đón tiếp

Khu vực chào đón thường đặt tại cổng hoặc sảnh vào, cần được bố trí gọn gàng, dễ nhận diện, có bàn tiếp tân, backdrop check-in, bảng hướng dẫn hoặc standee. Ánh sáng và không gian phải đủ sáng, thông thoáng để tạo cảm giác dễ chịu.

Đội ngũ đón tiếp

Nhân sự đón tiếp bao gồm lễ tân, PG/hostess hoặc nhân viên sự kiện, cần được đào tạo về:

• Trang phục đồng bộ, phù hợp tính chất sự kiện

• Tác phong lịch sự, thái độ niềm nở

• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống cơ bản

Sự chuyên nghiệp của đội ngũ này chính là “bộ mặt” của toàn bộ chương trình.

Check-in và xác nhận thông tin

Đối với các sự kiện có danh sách khách mời, khâu check-in cần diễn ra nhanh chóng, chính xác. Việc hướng dẫn ký tên, nhận tài liệu hoặc quà tặng nên được thực hiện nhẹ nhàng, tránh gây ùn tắc tại khu vực cổng vào.

Hướng dẫn di chuyển

Sau khi hoàn tất check-in, khách mời cần được hướng dẫn rõ ràng vào khu vực tổ chức chính, chỗ ngồi hoặc khu vực giao lưu. Điều này giúp khách cảm thấy được quan tâm và không bị lạc nhịp với chương trình.

4. Những lưu ý giúp khâu đón tiếp ghi điểm trong mắt khách mời

Thái độ và ngôn ngữ giao tiếp

Nụ cười, ánh mắt thân thiện và lời chào đúng mực luôn là yếu tố then chốt. Tránh nói chuyện riêng, sử dụng điện thoại hay thể hiện thái độ thiếu tập trung khi đang làm nhiệm vụ.

Sự linh hoạt trong xử lý tình huống

Khách đến sớm, đến muộn hoặc phát sinh thay đổi thông tin là điều thường gặp. Đội ngũ đón tiếp cần giữ bình tĩnh, linh hoạt xử lý để khách mời luôn cảm thấy được tôn trọng.

Đồng bộ với tổng thể sự kiện

Từ trang phục, cách xưng hô đến phong cách giao tiếp đều cần thống nhất với chủ đề và tinh thần sự kiện. Sự đồng bộ này giúp trải nghiệm của khách mời liền mạch và chuyên nghiệp hơn.

5. Kết luận

Khâu đón tiếp khách mời trước khi bước vào sự kiện tuy diễn ra trong thời gian ngắn nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây chính là bước khởi đầu tạo cảm xúc tích cực, giúp khách mời cảm nhận được sự trân trọng và chuyên nghiệp ngay từ phút đầu tiên.

Một quy trình chào đón bài bản, đội ngũ nhân sự tận tâm và cách tổ chức khoa học sẽ góp phần nâng tầm hình ảnh sự kiện, đồng thời để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời. Đầu tư cho khâu đón tiếp chính là đầu tư cho thành công tổng thể của chương trình.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!