Tổ Chức Sự Kiện : Bí Kíp Của Dân Chuyên Nghiệp

Với mỗi một ngành nghề, một lựa chọn sự nghiệp của bản thân, ai trong chúng ta cũng mong muốn hoàn thiện bản thân, phát triển và định hướng chuyên nghiệp trong công việc của mình. Và với nghề tổ chức sự kiện cũng vậy, là một nghề đòi hỏi rất nhiều về kiến thức, kỹ năng và cả kinh nghiệm nữa. Việc đổ mồ hôi, công sức để tổ chức sự kiện thành công cho khách hàng của bạn hay cho công ty khi bạn được phân công, là chuyện chắc chắn sẽ có. Vì muốn có kết quả tốt nhất, đòi hỏi bản thân bạn phải phấn đấu rất nhiều, chuẩn bị thật chu đáo, tỉ mỉ.

Nếu là một người mới (hay còn gọi là newbie) thì bạn cũng đừng cảm thấy lo lắng, mà nản chí, bỏ qua niềm đam mê của bạn với nghề này - nghề tổ chức sự kiện! Để trả lời cho câu hỏi bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 7 bí kíp để phát triển nhanh chóng thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (hay còn gọi là người quản lý sự kiện).

1. Trau dồi kinh nghiệm tổ chức sự kiện:

Đầu tiên, bạn phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện. Tất nhiên bạn có thể nói là bạn có kiến thức, có kỹ năng; nhưng kinh nghiệm lại là yếu tố quyết định hướng phát triển công việc của bạn và là những điều bạn phải tích cóp để ngày càng chuyên nghiệp hơn. Bạn muốn có kinh nghiệm, bạn hãy bắt tay vào làm ngay nào! Bạn đăng ký làm một thực tập sinh tại một công ty tổ chức sự kiện hoặc tình nguyện viên tại các sự kiện trong khu vực gần bạn. Điều này không chỉ mang lại cho bạn cơ hội để tìm hiểu các khía cạnh khác nhau trong thế giới sự kiện, nó cũng mang lại cho bạn cơ hội để tạo ra những mối quan hệ thú vị.

Và bạn có thể tìm thấy cơ hội này tại OCE

2. Đặt ra câu hỏi đúng khi tổ chức sự kiện:

Tổ chức sự kiện thành công bắt đầu bằng việc đặt ra các câu hỏi đúng . Tại sao chúng ta tổ chức sự kiện này? Đối tượng tham gia sự kiện của chúng ta là ai? Làm thế nào chúng ta tổ chức sự kiện để tiếp cận đúng người? Làm sao để khách mời dành thời gian để đến sự kiện này? Chúng ta sẽ nhận được gì từ khách tham dự sau khi tổ chức sự kiện? 

Chỉ khi bạn trả lời được những câu hỏi này, kế hoạch tổ chức sự kiện đã bắt đầu hình thành.

3. Có thể vấp ngã nhưng hãy nhanh chóng đứng lên và tiếp tục

Bạn đã dành rất nhiều thời gian để chuẩn bị chongày tổ chức sự kiện của mình và vẫn gặp sự cố phát inh. Bạn cảm thấy bạn thân tồi tệ? Và nghi ngờ bản thân không thể tiếp tục tổ chức sự kiện?

Nào! Tại mỗi sự kiện đôi khi có điều gì đó sai sót, phát sinh. Nhưng với một người tổ chức sự kiện chuyên nghiêp, họ dự đoán trước điều này và luôn chuẩn bị phương án dự phòng khi xảy ra phát sinh. Hãy chắc chắn rằng ngoài kế hoạch A của bạn, bạn cũng có một kế hoạch B, C, D và Z , nếu cần thiết. Hãy suy nghĩ về các tình huống khác nhau, học cách hành động nhanh chóng và dám đưa ra quyết định. 

Bạn càng tổ chức nhiều sự kiện, bạn càng có thể dự đoán khả năng xảy ra chính xác hơn, cũng như chuẩn bị đầy đủ để giải quyết và ngăn chặn chúng trong thời gian nhanh nhất!

4. Quan sát từ người tổ chức sự kiện khác:

Không phải lúc nào, bạn cũng có thể tạo ra hay phạm sai lầm để rút kinh nghiệm. Bạn hãy tham dự các sự kiện bên ngoài; ghi chép những góp ý trong các cuộc họp của công ty đôi khi có thể mang lại rất nhiều sự khôn ngoan. Bạn sẽ nhận thấy những sai lầm và thành công từ những người tổ chức sự kiện khác? Làm thế nào để họ đối phó với rắc rối của họ? Họ sử dụng các kênh truyền thông nào? Và giải quyết phát sinh của mình như thế nào? 

Đây là những thông tin cực kỳ hữu ích mà bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng, trau dồi kinh nghiệm của mình

5. Độc đáo

Cho dù đó là một hội nghị khách hàng, tổ chức tiệc tất niên - tân niên, sự kiện teambuilding hoặc ra mắt sản phẩm ... trước khi bạn tham dự một sự kiện, bạn thường có một ý tưởng những gì bạn mong đợi. Nhưng nếu bạn là người tổ chức vượt quá những kỳ vọng đó thì sao? Sự thành công của sự kiện của bạn đứng lên và rời khỏi 'tiêu chuẩn' của bạn.  Tìm kiếm các xu hướng và công nghệ sự kiện mới và triển khai chúng trong sự kiện của bạn. Thay đổi và liều sáng tạo giúp bạn phát triển thành người tổ chức sự kiện thành công.

6. Luôn cập nhật

Không chỉ tham dự các sự kiện, mà cả Internet cũng là nguồn cảm hứng cho (un) các nhà quản lý sự kiện có kinh nghiệm. Bạn sẽ tìm thấy nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích, thông tin về các xu hướng sự kiện mới nhất và nghiên cứu điển hình nơi bạn có thể tìm hiểu nhiều thông tin thú vị. Bên cạnh đó, các diễn đàn trực tuyến và các nhóm sự kiện trên truyền thông xã hội cung cấp cho bạn cơ hội để đặt câu hỏi và trao đổi với các đồng nghiệp cạnh tranh. Ngành công nghiệp sự kiện liên tục thay đổi. Hãy chắc chắn rằng bạn phát triển với những tin tức mới nhất.

7. Hãy lắng nghe phản hồi

Phản hồi đôi khi có thể khó khăn, nhưng nó cũng cung cấp cho bạn rất nhiều thông tin có giá trị để cải thiện các sự kiện trong tương lai của bạn. Vì vậy, yêu cầu người tham dự, khách hàng và đối tác cho ý kiến ​​thất bại của họ. Chỉ để bạn có thể phát triển bản thân hơn nữa. Việc đánh giá có thể được thực hiện cả trong và sau sự kiện.

Bạn vẫn muốn được giúp đỡ trong việc tổ chức một sự kiện? Chúng tôi vui mừng sẽ giúp bạn. Liên hệ ngay chúng tôi hôm nay.