Mỗi năm các doanh nghiệp phải tốn chi phí để tổ chức sự kiện, nếu không có kế hoạch cụ thể phù hợp thì công ty sẽ bị lãng phí nhân lực lẫn tiền bạc. Những sự kiện đó phải làm sao quảng bá, lan tỏa đến khách hàng.

Doanh nghiệp anh chị có chọn nhân lực để đảm trách việc tổ chức sự kiện nội bộ ví dụ như: họp công ty,  bán hàng, ra mắt sản phẩm mới, hay tổ chức tranning, du lịch thường niên hay teambuilding cho nhân viên. Công ty có thể chọn tốn một hay nhiều nhân sự để thực hiện sự kiện. Một số doanh nghiệp, việc tổ chức hội họp, tiếp đãi đối tác kết hợp du lịch nghĩ dưỡng ... thường được giao cho bộ phận nhân sự hay marketing.

Người ta thường nghĩ rằng, tổ chức sự kiện là một phần của tiếp thị doanh nghiệp. Tuy nhiên, những sự kiện lớn không đơn giản như những lý thuyết hay những "case study" mà chúng ta được biết. Có rất nhiều khâu từ lập kế hoạch, lên ý tưởng, cân đối tài chính, quản lý nhóm hậu cần, ....

Sự kiện dù lớn hay nhỏ nó chính là bộ mặt của công ty và không thường xuyên nên nhân viên đảm trách cũng chỉ tiến hành tổ chức sự kiện theo nhu cầu của công ty. Xét về kinh nghiệm và quan hệ với nhà cung cấp sẽ không như các công ty agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ tạo ra nhiều khó khăn khi tổ chức như :

• Thiếu kinh nghiệm chuyên môn
• Không có nhiều ý trưởng concept khi tổ chức các sự kiện, đa số sẽ theo lối mòn không sáng tạo.  

Lý do để Agency tổ chức sự kiện làm những hạng mục cung cấp cho công ty là vì: 

1. Bí mật dành các Agency tổ chức sự kiện thành công

• Biết được các phương án thay thế, ý tưởng sáng tạo quà tặng bi mật phù hợp với chương trình qua nhiều đúc kết kinh nghiệm từ tổ chức. 
• Chọn địa điểm thích hợp cho sự kiện đểquảng bá thương hiệu thành công.
• Một kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp sẽ có thể biến ý tưởng sự kiện của bạn thành một cái mà khách hàng của bạn sẽ ghi nhớ trong nhiều năm. Chìa khóa vàng chính là ở đây và bạn chỉ có thể có được từ các chuyên viên tổ chức sự kiện.

2. Các khoản phí mà bạn phải chi ?

• Các Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có giá ưu đãi dựa trên việc thỏa thuận, đàm phán và mức độ bạn đặt sự kiện với họ. Ưu đãi  này có thể tương đương với tiết kiệm nhiều khoản phí cho doanh nghiệp của quý anh,chị. Ngoài ra, nhiều công ty  agnncy tổ chức sự kiện có giấy phép cần thiết để mua các sản phẩm sự kiện với một chi phí hợp lý.
• Các khoản tiết kiệm có thể được chuyển cho khách hàng của họ. Trong nhiều trường hợp, công ty agency tổ chức sự kiện mà nhân viên làm việc có thể tận dụng lợi thế của các khoản chi phí để tiết kiệm.

Agency tổ chức sự kiện là gì?

 “Agency tổ chức sự kiện” chỉ là một cách gọi trong nghề. Về chức năng thì khá giống với loại hình "công ty teambulding - du lịch" - với một chi phí phù hợp, anh chị có thể đi đến tất cả những nơi mình thích, được tham quan những điểm nổi tiếng trong chuyến du lịch,

Người hướng dẫn viên biết đâu là địa điểm nổi tiếng, đâu là nơi đặc biệt, làm gì ở vùng đó sẽ mang lại niềm vui cho khách..., và ai sẽ chịu trách nhiệm các công việc cụ thể. Trong khi đó, nếu bạn tự đi du lịch, trông thì có vẻ rẻ nhưng thực tế, khi đến một nơi xa lạ, bạn không biết đường đi, không biết những địa điểm ăn uống nổi tiếng hay khách sạn với giá tốt... từ đó không thể tận hưởng trọn vẹn niềm vui khi đi du lịch.

Khái niệm "agency tổ chức sự kiện" được sử dụng trong nhiều trong những năm trở lại đây bởi đó chính là cách làm sự kiện chuyên nghiệp nhưng tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Chọn Agency tổ chức sự kiện như thế nào? 

Chọn "agency tổ chức sự kiện" - là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi họ không có thời gian chuyên viên sự kiện lên kế hoạch sự kiện, thêm vào đó họ cũng không muốn mạo hiểm tự tổ chức sự kiện quan trọng đó, như: tiệc tri ân khách hàng, tiệc tân niên, họp báo ra mắt sản phẩm....

Nghiên cứu chi phí gói dịch vụ của một agency bên ngoài để tổ chức sự kiện cho công ty, sẽ mang lại giá trị về mặt thời gian và tiền bạc. Các khoản tiết kiệm sẽ không chỉ đến từ việc giảm giá của các nhà cung cấp, và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên hiện tại của bạn, mà còn là lợi nhuận do sự kiện thành công mang lại cho công ty (họp báo ra mắt sản phẩm tốt - thu hút được nhiều khách hàng cho sản phẩm mới, tiệc tri ân khách hàng ấn tượng - khách hàng sẽ cảm thấy được trân trọng và tiếp tục sử dụng dịch vụ/ sản phẩm của công ty...).

Sự kiện hoàn tất, mới lúc để anh, chị đánh giá khả năng làm việc của agency  cung cấp bằng cách nhìn lại những yếu tố mà mình yêu cầu trong hợp đồng, liệu có gì để phàn nàn? Như timeline chẳng hạn, liệu mọi thứ có diễn ra đúng như vậy không, liệu agency có linh động khi xử lý tình huống phát sinh, địa điểm agency chọn có phù hợp và có đa dạng không, mối quan hệ của agency có nhiều không ( khi sự kiện cần báo chí, agency có mời được lượng phóng viên như ý?), có làm hài lòng người tham dự không... Ngoài ra, anh chị cũng có thể đánh giá "agency tổ chức sự kiện" ngay từ buổi đầu gặp gỡ thông qua proposal, cách tư vấn, cách đàm phán hợp đồng phục vụ, các thủ tục tài liệu, tài sản và chính sách của agency.