QUẢN LÝ RỦI RO TRONG SỰ KIỆN 20/11

1. Xử lý rủi ro trong sự kiện 20/11: Chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống

Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 luôn là dịp đặc biệt để tri ân thầy cô – những người đã gieo hạt tri thức cho bao thế hệ học trò. Nhưng để buổi lễ diễn ra trọn vẹn, cảm xúc và chuyên nghiệp, việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi rủi ro là điều không thể bỏ qua.
Chỉ cần một sự cố nhỏ như mất điện, trời mưa hay micro “bất hợp tác” cũng có thể khiến cả chương trình bị gián đoạn. Vậy làm sao để sẵn sàng cho mọi tình huống? Hãy cùng xem qua 5 bước quan trọng dưới đây nhé!

2. Các bước quản lý rủi ro trong sự kiện 20/11

1. Chuẩn bị phương án dự phòng cho thời tiết

Nếu sự kiện 20/11 được tổ chức ngoài trời, yếu tố thời tiết là điều không thể lường trước.
Mẹo nhỏ:

• Theo dõi dự báo thời tiết trước 3–5 ngày.

• Dự phòng dù lớn, mái che hoặc khu vực thay thế trong nhà.

• Với sân khấu ngoài trời, nên chọn sàn cách đất và thiết bị chống nước để tránh rủi ro.

2. Kiểm tra kỹ hệ thống âm thanh – ánh sáng

Một chương trình hay đến đâu mà micro rè, loa hú hoặc ánh sáng yếu thì cũng khó “ghi điểm” với khán giả.
Giải pháp:

• Kiểm tra toàn bộ thiết bị ít nhất 1 ngày trước chương trình.

• Có đội kỹ thuật túc trực trong suốt sự kiện.

• Mang theo thiết bị dự phòng như pin, dây điện, micro không dây, ổ cắm nối dài…

3. Quản lý đội ngũ và kịch bản chương trình

Một trong những “rủi ro mềm” thường gặp là ekip thiếu phối hợp, MC quên kịch bản hoặc khách mời lên sân khấu sai thời điểm.
Cách xử lý:

• Tổ chức buổi tổng duyệt (run show) trước ít nhất 1 ngày.

• Giao rõ nhiệm vụ cho từng thành viên: người phụ trách khách mời, âm thanh, hậu cần, sân khấu…

• Luôn có người điều phối chính để xử lý khi có tình huống phát sinh.

4. Dự phòng rủi ro trong khâu đón tiếp

Không gì “mất điểm” hơn việc khách đến mà không có chỗ ngồi hoặc quà tặng bị thiếu.
Mẹo nhỏ:

• Lập danh sách khách mời chi tiết, chia khung giờ đón tiếp hợp lý.

• Chuẩn bị dư 5–10% số lượng ghế và quà.

• Có đội lễ tân riêng để hướng dẫn, kiểm soát dòng khách vào khu vực sự kiện.

5. Xử lý khủng hoảng truyền thông nếu có sự cố

Sự cố nhỏ như MC nói sai tên khách, clip phát nhầm, hoặc chương trình bị trễ giờ vẫn có thể “lan truyền” nhanh trên mạng xã hội.
Giải pháp:

• Có người phụ trách truyền thông trực sự kiện.

• Chuẩn bị trước kịch bản xử lý khủng hoảng – từ cách xin lỗi khéo léo đến phản hồi sau sự kiện.

• Giữ tinh thần bình tĩnh, chuyên nghiệp trong mọi tình huống.

Kết luận

Một sự kiện 20/11 thành công không chỉ là sân khấu đẹp hay tiết mục hay, mà còn ở sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho những tình huống không mong đợi. Chủ động – Linh hoạt – Bình tĩnh chính là ba “chìa khóa vàng” giúp bạn xử lý rủi ro một cách chuyên nghiệp.

Và nếu bạn muốn một ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng “chữa cháy” nhanh và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ – hãy để OCE Agency đồng hành cùng bạn trong mùa tri ân này.
Chúng tôi không chỉ tổ chức sự kiện, mà còn giúp bạn an tâm trong từng chi tiết nhỏ. 💐

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!