CHECKLIST CHUẨN BỊ SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG TỪ A-Z

1. Tại sao cần checklist khi tổ chức khai trương?

Lễ khai trương tuy chỉ diễn ra trong vài giờ ngắn ngủi, nhưng lại là cột mốc vô cùng quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của một hành trình kinh doanh. Đây cũng là cơ hội “vàng” để doanh nghiệp ghi dấu ấn với khách mời, truyền thông và khách hàng tiềm năng.

Việc sở hữu checklist khai trương đầy đủ và rõ ràng sẽ giúp bạn:

✅ Không bỏ sót các đầu việc quan trọng: Từ việc chọn ngày giờ đẹp, chuẩn bị lễ vật cúng, thuê múa lân – MC – PG, đến các hạng mục hậu cần như âm thanh, ánh sáng, backdrop…

✅ Dễ dàng phân công và kiểm soát tiến độ: Giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, hạn chế sự cố vào phút chót.

✅ Hạn chế rủi ro, phát sinh không đáng có: Có checklist nghĩa là bạn đã lường trước những tình huống có thể xảy ra, chủ động xử lý thay vì bị động đối phó.

✅ Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Một sự kiện được tổ chức chỉn chu sẽ để lại ấn tượng sâu sắc với khách mời và nâng tầm hình ảnh thương hiệu ngay từ lần đầu ra mắt.

2. Checklist chuẩn bị tổ chức khai trương từ A-Z

1. Khâu lên kế hoạch chi tiết

• ✅ Xác định mục tiêu của buổi khai trương (ra mắt thương hiệu, mở rộng chi nhánh…)

• ✅ Chọn ngày và giờ hợp phong thủy, phù hợp với tệp khách mời

• ✅ Dự kiến số lượng khách tham dự

• ✅ Lên ngân sách chi tiết (trang trí, nhân sự, tiệc, quà tặng…)

2. Chuẩn bị về địa điểm - không gian

• ✅ Kiểm tra mặt bằng, dọn dẹp vệ sinh tổng thể

• ✅ Sắp xếp khu vực đón khách, sân khấu, backdrop, không gian tiệc

• ✅ Dự phòng khu vực nếu trời mưa (nếu tổ chức ngoài trời)

3. Trang trí - backdrop - âm thanh - ánh sáng

• ✅ Thiết kế và thi công backdrop phù hợp với nhận diện thương hiệu

• ✅ Bố trí lối đi, cổng chào, khu check-in bắt mắt

• ✅ Lắp đặt hệ thống âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp

• ✅ Kiểm tra kỹ lưỡng kỹ thuật trước ngày tổ chức

4. Kịch bản chương trình

• ✅ Viết kịch bản chi tiết theo timeline cụ thể

• ✅ Lồng ghép thương hiệu trong lời dẫn, video, slide trình chiếu

• ✅ Đặt tiết mục văn nghệ/múa lân tạo không khí

• ✅ Chuẩn bị bài phát biểu của đại diện công ty

Xem thêm: Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ

5. Nhân sự - MC - PG - Hậu cần

• ✅ Booking MC chuyên nghiệp, am hiểu lĩnh vực doanh nghiệp

• ✅ Tuyển PG hỗ trợ đón khách, phát quà, hướng dẫn

• ✅ Team hậu cần đảm bảo đúng tiến độ và xử lý tình huống

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê MC - Dịch vụ cho thuê PG 

6. Truyền thông - chụp ảnh - quay phim

• ✅ Đăng bài teaser, countdown trên fanpage/web

• ✅ Mời KOL/đối tác chia sẻ về sự kiện

• ✅ Thuê photographer và videographer chuyên nghiệp

• ✅ Livestream sự kiện để tăng độ lan tỏa

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê chụp ảnh sự kiện - quay phim sự kiện chuyên nghiệp

7. Hậu khai trương 

• ✅ Gửi thư cảm ơn khách mời và đối tác

• ✅ Đăng bài tổng kết sự kiện kèm hình ảnh đẹp

• ✅ Tổng hợp và đánh giá hiệu quả sự kiện

• ✅ Follow up khách hàng/đối tác sau sự kiện

3. Lưu ý quang trọng khi chuẩn bị tổ chức khai trương 

• Đảm bảo yếu tố phong thủy (giờ đẹp, hướng đặt bàn thờ, bài cúng…)

• Luôn có phương án dự phòng cho những rủi ro (mưa gió, thiết bị hỏng…)

• Ưu tiên sự trải nghiệm của khách mời từ khâu đón tiếp đến quà tặng

• Lên timeline chi tiết và tập dượt trước chương trình để tránh lúng túng

Xem thêm: Ngày tốt trong tháng 6/2025 phù hợp tổ chức khai trương

4. Tổng kết

Một sự kiện khai trương chuyên nghiệp không đến từ sự may mắn – mà đến từ kế hoạch kỹ lưỡng, quy trình rõ ràng và sự chuẩn bị chi tiết. Checklist không chỉ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà, ghi điểm tuyệt đối với khách mời và đối tác.

Nếu bạn đang cần một đội ngũ chuyên nghiệp – sáng tạo – giàu kinh nghiệm để đồng hành từ A-Z trong sự kiện khai trương, OCE Agency chính là lựa chọn đáng tin cậy.

🎯 Liên hệ ngay 0931114916 để được tư vấn và lên kế hoạch khai trương bài bản, ấn tượng và đậm dấu ấn thương hiệu!

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!