Đội ngũ nhân sự hùng mạnh trong tổ chức sự kiện

Trong nghề tổ chức sự kiện, nếu bạn là một nhân viên tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện thậm chí khi bạn là một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì khi bạn nắm trong tay một bảng kế hoạch tổ chức sự kiện với  ý tưởng rất độc đáo, khả năng thành công khi tổ chức sự kiện cũng cực kỳ cao nhưng lại không có một đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện sự kiện giỏi, giỏi nghề thì mãi mãi nó chỉ nằm trên bàn giấy và không thể hiện thực hóa được.

Vì vậy, để tổ chức sự kiện thành công thì cần lắm một đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, có tài chiến lược và đủ khả năng hoàn thành tốt các công việc được giao trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Vậy các “chiến binh ” tổ chức sự kiện này bao gồm những vị trí nhân sự sự kiện nào và sẽ có những nhiệm vụ gì trong khi tổ chức sự kiện:

1. Event Manager

Trong tổ chức sự kiện, Event Manager chính là vị trí cao nhất và cần có đầu óc chiến lược để quản lý hiệu quả cả một đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện  nhằm gặt hái được thành công trong các lần tổ chức sự kiện dù là khi tổ chức sự kiện có quy mô lớn hay khi tổ chức sự kiện nhỏ. Event Manager có trách nhiệm xây dưng, tổng hợp ý tưởng cho sự kiện, lên kế hoạch, viết bảng kế hoạch chi tiết từng hạng mục, lập chi phí dự kiến trình khách hàng, lãnh đạo của chính đơn vị tổ chức sự kiện, quản lý rủi ro trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, phân công nhân sự sự kiện  thực hiện,… Đồng thời, họ phải đứng ra chịu trách nhiệm hoàn thành mọi công việc trong suốt sự kiện với lãnh đạo công ty và khách hàng.

Xem thêm: Tố chất cần có của nghề tổ chức sự kiện

2. Event Leader

Event Leader sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của Event Manager và điều phối cả một chương trình sự kiện. Event Leader ngoài việc lên cho riêng mình một bảng công việc chi tiết cần thực hiện khi tổ chức sự kiện, bố trí nhân sự sự kiện phù hợp, thỏa thuận với các suppliers (nhà cung cấp) về các điều khoản thuê mướn địa điểm, hệ thống âm thanh ánh sáng,… Đảm bao tất cả mọi công việc được triển khai theo đúng như kế hoạch đã đặt ra nhằm đảm bảo sự kiện thành công tốt đẹp.

3. Event Supervisor

Dựa theo sự phân công cho từng hạng mục thực hiện trong sự kiện, Event Supervisor sẽ chịu trách nhiệm điều phối quá trình sự kiện được diễn ra, quản lý các sự việc truyền thông, người nổi tiếng, quản lý đội ngũ PGs, cộng tác viên thực hiện,… Nhiều công ty nhỏ thường bỏ qua chức danh này và phân công luôn cho Event Executive quản lý, điều này sẽ làm ra khó khăn khi khối lượng công việc là không hề nhỏ, dễ bị chậm giai đoạn. Vì thế, nếu như muốn công ty của bạn chuyên nghiệp hơn thì nên có một người đảm nhận vị trí event supervisor để công việc diễn ra đúng tiến độ nhé.

4. Event Executive

Event Executive sẽ nhận công việc theo sự phân công và hoàn thành những công việc được giao đúng với tiến độ. Họ có thể được coi như như cánh tay đắc lực của event supervisor khi luôn phải giải quyết tất cả những công việc mặc dù là nhỏ nhặt nhất. Sự tỉ mỉ, máu lửa và kinh nghiệm làm việc luôn là yếu tố cần có của một event executive.

5. Account

Account sẽ là những người đến gặp trực tiếp khách hàng để giới thiệu, hỗ trợ về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Sau đó, nhận bản tóm tắt mang về để cùng các bộ phận khác tổ chức brainstorming và viết kế hoạch, lập bảng báo giá, đưa đi thuyết trình và đàm phán với khách hàng. Họ cũng được xem là cầu nối quan trọng của khách hàng khi là nơi để giải quyết các yêu cầu và mọi thắc mắc.

Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất

6. Designer

Dựa vào những yêu cầu từ phía khách hàng mà bộ phận account mang về, các design sẽ cho ra các bản phác thảo ý tưởng và hiện thực hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế trong suốt giai đoạn tổ chức sự kiện và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.

7. Logistic

Đây là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hậu cần như thuê mướn trang thiết bị, sản xuất các hạng mục phục vụ cho sự kiện, vận chuyển, bảo quản vật dụng sự kiện.

Ngoài ra, trong tổ chức sự kiện đôi lúc còn có  những vấn đề phát sinh đến nhân sự như: quản lý đội ngũ PG, thuê thêm nhân viên, freelancer, cộng tác viên thời vụ theo dự án đều được bộ phận này tiến hành đề xuất với những người chủ quản và luôn đảm bảo đủ nhân sự ở tất cả các bộ phận.

Xem thêm: Các vị trí nhân sự trong tổ chức một sự kiện

Hãy luôn đầu tư thật nghiêm túc cho yếu tố nhân sự để mọi việc diễn ra theo đúng như kế hoạch và thành công hơn trong khi tổ chức sự kiện nhé.