CHECKLIST TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG KẾT HỢP RA MẮT SẢN PHẨM MỚI

1. Giới thiệu xu hướng kết hợp khai trương & ra mắt sản phẩm

Trong những năm gần đây, thay vì tổ chức hai sự kiện riêng biệt – một buổi lễ khai trương và một buổi ra mắt sản phẩm – nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn kết hợp cả hai trong cùng một chương trình. Đây được xem là xu hướng thông minh trong ngành tổ chức sự kiện, đặc biệt phù hợp với bối cảnh cạnh tranh gay gắt và yêu cầu tối ưu ngân sách.

Sự kết hợp này mang đến nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí tổ chức: Chỉ cần một lần đầu tư vào sân khấu, âm thanh, ánh sáng, truyền thông nhưng vẫn đạt được hai mục tiêu lớn.

• Tăng hiệu quả truyền thông: Sự kiện khai trương vốn đã thu hút sự chú ý của báo chí, truyền thông và khách hàng. Khi gắn thêm phần ra mắt sản phẩm mới, hiệu ứng sẽ được nhân đôi, giúp thương hiệu tạo “cú hích” lớn ngay từ ngày đầu.

• Tạo dấu ấn mạnh mẽ: Thay vì chỉ cắt băng khánh thành hay trưng bày sản phẩm một cách đơn giản, doanh nghiệp có thể lồng ghép câu chuyện thương hiệu và sản phẩm, biến sự kiện thành một trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng: Khách mời vừa tham gia khai trương, vừa được trực tiếp trải nghiệm sản phẩm mới. Điều này giúp gia tăng cơ hội bán hàng và xây dựng lòng tin ngay tại sự kiện.

Có thể nói, xu hướng khai trương kết hợp ra mắt sản phẩm không chỉ là một giải pháp tiết kiệm, mà còn là một chiến lược marketing sự kiện thông minh, giúp thương hiệu tạo hiệu ứng bùng nổ trong ngày đầu tiên “chào sân” thị trường.

2. Checklist chuẩn bị trước sự kiện

Để sự kiện khai trương kết hợp ra mắt sản phẩm diễn ra thành công, khâu chuẩn bị trước chương trình đóng vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần lưu ý các đầu việc sau:

✅ Xác định mục tiêu & đối tượng khách mời

• Làm rõ mục tiêu chính: tăng nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, thu hút khách hàng tiềm năng hay ký kết hợp tác.

• Xác định nhóm khách mời: khách hàng mục tiêu, đối tác chiến lược, cơ quan báo chí – truyền thông, KOLs/Influencers và cộng đồng địa phương.

• Lập danh sách khách mời, phân nhóm để có kế hoạch chăm sóc và gửi thư mời phù hợp.

✅ Lên concept sự kiện

• Xây dựng chủ đề xuyên suốt kết nối giữa thương hiệu và sản phẩm mới.

• Định hình màu sắc chủ đạo đồng bộ từ backdrop, sân khấu, quà tặng đến đồng phục nhân sự.

• Thiết kế các khu vực nổi bật: cổng chào, photobooth check-in, khu trải nghiệm sản phẩm để tạo điểm nhấn.

✅ Xây dựng kịch bản chi tiết

• Chia timeline hợp lý: đón khách – phát biểu – nghi thức khai trương – ra mắt sản phẩm – trải nghiệm – networking.

• Lồng ghép hoạt động văn nghệ, trình diễn công nghệ hoặc minigame để tăng sự hứng thú.

• Dự phòng thời gian cho tình huống phát sinh, tránh kéo dài quá lâu làm khách mỏi mệt.

✅ Chuẩn bị hậu cần sự kiện

• Thuê hoặc set-up đầy đủ thiết bị: âm thanh – ánh sáng – màn hình LED – sân khấu – bàn ghế – backdrop.

• Đảm bảo khu vực check-in, bàn tiệc, khu trải nghiệm được bố trí khoa học, thuận tiện di chuyển.

• Chuẩn bị quà tặng khai trương gắn liền với sản phẩm hoặc thương hiệu để tạo sự ghi nhớ.

✅ Truyền thông trước sự kiện

• Gửi thư mời chính thức đến khách hàng, đối tác, báo chí.

• Đăng tải thông cáo báo chí, bài PR để “làm nóng” truyền thông.

• Triển khai chiến dịch social media countdown: đăng teaser, video hậu trường, hình ảnh sản phẩm mới để tạo sự tò mò.

• Hợp tác với KOLs/Influencers để lan tỏa thông tin sự kiện.

👉 Một checklist chuẩn bị chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống, đảm bảo sự kiện không chỉ thành công về mặt tổ chức mà còn đạt hiệu quả truyền thông như mong đợi.

3. Checklist trong ngày sự kiện

Trong ngày diễn ra chương trình, mọi khâu cần được vận hành nhịp nhàng để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách mời và lan tỏa hình ảnh thương hiệu.

✅ Đón tiếp & check-in khách mời

• Lễ tân chuyên nghiệp đứng tại cổng chào, sảnh đón khách.

• Quầy đăng ký có danh sách khách mời, chuẩn bị thẻ tên/ vòng tay/ voucher quà tặng.

• Khu vực chụp ảnh check-in với backdrop, photobooth thương hiệu để khách mời lưu lại khoảnh khắc và chia sẻ trên mạng xã hội.

✅ Tiết mục khai mạc

• Múa lân – trống hội rộn ràng, tạo không khí may mắn – thịnh vượng.

• Tiết mục nghệ thuật (ca múa, LED dance, nhảy hiện đại) mở màn gây ấn tượng mạnh.

• MC xuất hiện dẫn dắt chương trình, giới thiệu mục đích và ý nghĩa của sự kiện.

✅ Nghi thức khai trương

• Cắt băng khánh thành, khui sâm panh, bắn pháo kim tuyến tạo hiệu ứng thị giác mạnh mẽ.

• Kết hợp ánh sáng, âm nhạc cao trào để tăng tính trang trọng và cảm xúc cho khách mời.

• Ghi lại hình ảnh nghi thức bằng video, livestream, hình chụp để phục vụ truyền thông.

✅ Ra mắt sản phẩm

• Trình chiếu video/clip giới thiệu sản phẩm trên màn hình LED.

• MC dẫn dắt, spotlight sản phẩm (màn kéo màn che, robot trình diễn, hiệu ứng LED mapping…).

• Ban lãnh đạo chia sẻ tầm nhìn, giá trị sản phẩm mang lại cho khách hàng.

✅ Hoạt động trải nghiệm

• Khu booth dùng thử sản phẩm, nhân sự hỗ trợ tư vấn và demo trực tiếp.

• Mini game, bốc thăm trúng thưởng gắn với sản phẩm mới để tăng sự hứng thú.

• Tổ chức hoạt động tương tác khách hàng như vote, check-in nhận quà, khảo sát nhanh.

✅ Livestream sự kiện

• Trực tiếp trên Facebook, TikTok, YouTube để lan tỏa không khí lễ hội.

• Tích hợp bình luận – mini game online để giữ chân khán giả theo dõi từ xa.

• Lưu lại video livestream để tiếp tục sử dụng cho các chiến dịch truyền thông hậu sự kiện.

👉 Với một checklist chi tiết trong ngày, sự kiện khai trương kết hợp ra mắt sản phẩm sẽ mạch lạc – hấp dẫn – đáng nhớ, đồng thời tối ưu hiệu quả truyền thông cả offline lẫn online.

4. Checklist sau sự kiện

Sau khi chương trình khai trương kết hợp ra mắt sản phẩm kết thúc, công tác hậu sự kiện đóng vai trò quan trọng để củng cố hình ảnh thương hiệu và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác.

✅ Gửi lời cảm ơn

• Email hoặc tin nhắn cảm ơn đến khách mời, đối tác, báo chí, KOLs.

• Đính kèm hình ảnh nổi bật hoặc clip ngắn recap để khách mời dễ dàng chia sẻ.

• Tặng quà lưu niệm nhỏ hoặc voucher giảm giá (nếu có) nhằm duy trì sự quan tâm đến thương hiệu.

✅ Truyền thông hậu sự kiện

• Đăng tải album ảnh chính thức, video recap trên fanpage, website, kênh YouTube.

• Chia sẻ các bài viết từ báo chí, KOLs tham gia sự kiện.

• Tạo nội dung “highlight moments” để tiếp tục lan tỏa thông điệp thương hiệu.

✅ Thu thập phản hồi

• Gửi form khảo sát online tới khách mời để lấy ý kiến về nội dung, trải nghiệm sự kiện.

• Thu thập phản hồi trực tiếp từ nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết.

• Lưu lại nhận xét để cải thiện chất lượng cho những lần tổ chức tiếp theo.

✅ Báo cáo & phân tích

• Đánh giá số lượng khách mời tham dự, mức độ tham gia trải nghiệm sản phẩm.

• Đo lường hiệu quả truyền thông: lượt xem livestream, tương tác mạng xã hội, số bài báo đăng tải.

• Phân tích doanh thu, đơn hàng, lead khách hàng thu được sau sự kiện.

• Rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp tối ưu cho sự kiện sau.

👉 Một checklist sau sự kiện hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở khoảnh khắc khai trương – ra mắt sản phẩm, mà còn gia tăng giá trị lâu dài: gắn kết khách hàng, củng cố thương hiệu và thúc đẩy doanh thu bền vững.

5. Lưu ý quan trọng để sự kiện thành công

• Giữ thời lượng hợp lý: khoảng 60–90 phút để khách mời luôn hứng thú, không bị loãng chương trình.

• Kết nối mượt mà giữa hai phần: khai trương và ra mắt sản phẩm cần được lồng ghép tinh tế, tránh lặp lại nội dung hoặc nghi thức.

• Đầu tư vào trải nghiệm thị giác – thính giác: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng sân khấu phải chuyên nghiệp để nâng tầm hình ảnh thương hiệu.

• Nhân sự chuyên nghiệp: lựa chọn MC dẫn dắt, PG lễ tân, ban tổ chức, ekip kỹ thuật giàu kinh nghiệm để đảm bảo sự kiện trơn tru.

• Kịch bản dự phòng: chuẩn bị sẵn phương án xử lý tình huống (sự cố kỹ thuật, thay đổi khách mời, thời tiết) để sự kiện luôn được kiểm soát tốt.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương - ra mắt sản phẩm mới

6. Kết luận

Một checklist khai trương kết hợp ra mắt sản phẩm mới sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt quy trình, tránh thiếu sót và tạo dấu ấn mạnh mẽ với khách hàng. Để sự kiện thành công, bạn cần ý tưởng sáng tạo, kịch bản chi tiết và đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp.

👉 Nếu bạn đang tìm đối tác tin cậy để đồng hành, OCE Agency sẵn sàng mang đến giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói – chuyên nghiệp – ấn tượng cho doanh nghiệp.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!