CHECKLIST TRƯỚC KHI THUÊ SÂN KHẤU SỰ KIỆN

1. Tại sao cần checklist trước khi thuê sân khấu?

Sân khấu không chỉ là khu vực trình diễn, mà còn là trái tim của mọi sự kiện – nơi hội tụ ánh nhìn, cảm xúc và thông điệp chính. Từ lễ khai trương, hội nghị, sự kiện ra mắt sản phẩm đến các chương trình văn nghệ, sân khấu đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công về cả mặt hình ảnh lẫn trải nghiệm.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện – đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc lần đầu làm sự kiện – thường bỏ sót các yếu tố kỹ thuật và thẩm mỹ khi thuê sân khấu, dẫn đến những tình huống dở khóc dở cười như:

• Sân khấu quá nhỏ so với số lượng người tham gia, gây chật chội và thiếu chuyên nghiệp.

• Sân khấu quá lớn khiến không gian trống trải, gây lãng phí chi phí và khó bố trí thiết bị.

• Sai kích thước – sai kết cấu làm ảnh hưởng đến việc lắp đặt backdrop, màn hình LED hoặc dàn âm thanh ánh sáng.

• Thiếu mái che hoặc vật liệu không an toàn, đặc biệt là với sân khấu ngoài trời.

• Không phù hợp với concept hoặc mục đích sự kiện, làm giảm giá trị truyền thông và ấn tượng với khách mời.

Vì vậy, việc chuẩn bị một checklist trước khi thuê sân khấu sự kiện là điều cần thiết để giúp bạn:

• Lên kế hoạch rõ ràng và sát với thực tế
  
• Tối ưu chi phí thuê sân khấu và dịch vụ đi kèm
  
• Tránh phát sinh rủi ro kỹ thuật, thời gian và hình ảnh
  
• Đảm bảo trải nghiệm mượt mà cho khách mời và ban tổ chức

2. Checklist chi tiết trước khi thuê sân khấu sự kiện

✅ 1. Xác định loại hình sự kiện

Mỗi sự kiện có tính chất, mục tiêu và không gian riêng. Việc xác định đúng loại hình sự kiện là bước đầu tiên giúp bạn lựa chọn kiểu sân khấu phù hợp, tránh lãng phí và đảm bảo hiệu quả sử dụng:

• Sự kiện khai trương – khánh thành: Ưu tiên sân khấu kích thước nhỏ đến trung bình (3x4m, 4x6m…), dễ tháo lắp, thích hợp với không gian ngoài trời hoặc mặt tiền doanh nghiệp. Có thể sử dụng thêm mái che, cổng hơi, thảm đỏ để tăng tính trang trọng.

• Hội nghị – hội thảo: Nên sử dụng sân khấu cao, có bục phát biểu, bậc tam cấp để người phát biểu dễ lên xuống. Bố trí ghế, bàn đại biểu ngay phía trước sân khấu để thuận tiện tổ chức.

• Chương trình biểu diễn, ca nhạc, ra mắt sản phẩm: Cần sân khấu lớn, chắc chắn, có thể chịu lực cho nhiều người biểu diễn. Cần tích hợp màn hình LED, dàn âm thanh ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt như phun khói, laser hoặc múa tương tác màn hình.

✅ 2. Tính toán diện tích sân khấu và số lượng khách mời

Chọn sai kích thước sân khấu là lỗi thường gặp nhất khi thuê sân khấu sự kiện. Để đảm bảo vừa đủ sử dụng, vừa hài hòa tổng thể không gian, bạn cần lưu ý:

• Sân khấu quá nhỏ sẽ gây chật chội, khó bố trí thiết bị, ảnh hưởng đến thẩm mỹ và trải nghiệm chương trình.

• Sân khấu quá lớn khiến không gian trống trải, gây lãng phí chi phí thuê, thi công và trang trí.

Gợi ý tính nhanh: Diện tích sân khấu nên chiếm khoảng 10–15% tổng diện tích khu vực tổ chức sự kiện.

Ví dụ: Nếu sân bãi tổ chức rộng 200m², sân khấu phù hợp sẽ khoảng 20–30m² (tương đương kích thước khoảng 4x5m đến 5x6m).

✅ 3. Kiểm tra địa điểm tổ chức

Sân khấu đẹp, chắc chắn chỉ phát huy tối đa nếu phù hợp với địa điểm tổ chức. Trước khi thuê, bạn cần kiểm tra kỹ:

• Địa điểm trong nhà:

  • Chiều cao trần có đủ để lắp khung sân khấu, backdrop hoặc màn hình LED không?

  • Lối đi, cửa ra vào có đủ rộng để đưa vật liệu vào lắp đặt?

• Địa điểm ngoài trời:

  • Mặt bằng có bằng phẳng, chịu lực tốt không?

  • Có phương án mái che, sân khấu chống trượt, chống nước nếu gặp mưa?

  • Có đủ điện, nước và nơi bố trí thiết bị phụ trợ?

• Vận chuyển – thi công:

  • Có chỗ đỗ xe tải, xe cẩu?

  • Có quy định về thời gian thi công, âm thanh?

Việc khảo sát địa điểm trước sẽ giúp bạn chọn được cấu trúc sân khấu phù hợp, tránh chi phí phát sinh khi phải điều chỉnh vào phút chót.

✅ 4. Lên concept thiết kế sân khấu

Sân khấu không chỉ là nơi biểu diễn – mà còn là trung tâm hình ảnh của sự kiện. Một concept sân khấu chuyên nghiệp sẽ giúp thương hiệu tạo được ấn tượng mạnh với khách mời, truyền thông, đối tác.

• Bạn cần xác định:

  • Backdrop, banner, màn hình LED có hay không?

  • Tông màu chủ đạo là gì? Có cần đồng bộ với thương hiệu hoặc chủ đề sự kiện?

  • Sân khấu có bậc tam cấp, mái che, khung sắt, rèm nhung… không?

  • Có sử dụng các hiệu ứng đặc biệt như phun khói, ánh sáng chuyển động, múa tương tác LED không?

👉 Gợi ý: Nên chọn đơn vị vừa cho thuê sân khấu vừa thiết kế – thi công trọn gói để đảm bảo tính đồng bộ về thẩm mỹ và kỹ thuật.

✅ 5. Chọn đơn vị cho thuê sân khấu uy tín

Cuối cùng, việc chọn đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp bạn an tâm từ A–Z. Khi lựa chọn nhà cung cấp, hãy kiểm tra:

• Hợp đồng rõ ràng: Nêu rõ các hạng mục, thời gian thi công – tháo dỡ, chi phí cụ thể và cam kết bảo hành sân khấu trong suốt chương trình.

• Hình ảnh thực tế – mẫu demo: Xem các sân khấu đơn vị đã từng thực hiện để đánh giá chất lượng, thẩm mỹ và phong cách thi công.

• Dịch vụ đi kèm: Có cung cấp thêm âm thanh, ánh sáng, bục phát biểu, thảm sự kiện, bàn ghế, cổng hơi, MC… không?

• Chính sách hỗ trợ rủi ro: Nếu trời mưa, gió lớn, hoặc sự cố kỹ thuật xảy ra – họ có hỗ trợ xử lý, đổi sân khấu hoặc hoàn phí hay không?

3. Lưu ý khi ký hợp đồng thuê sân khấu

Một bản hợp đồng rõ ràng, đầy đủ điều khoản không chỉ giúp bạn đảm bảo quyền lợi mà còn tránh được những rủi ro ngoài ý muốn trong quá trình thi công và tổ chức sự kiện. Dưới đây là những nội dung cần đặc biệt chú ý:

✅ Ghi rõ kích thước, thời gian lắp đặt và tháo dỡ

• Kích thước sân khấu cần được thể hiện chính xác trong hợp đồng (ví dụ: 4m x 6m, cao 0.6m), kèm theo bản vẽ hoặc hình ảnh minh họa nếu có.

• Thời gian thi công – tháo dỡ: Xác định rõ khung giờ nhà cung cấp đến lắp đặt và khi nào sẽ tháo dỡ, tránh ảnh hưởng đến lịch trình sự kiện hoặc phát sinh chi phí phụ thu.

✅ Cam kết về chất lượng vật liệu và kết cấu an toàn

Hãy yêu cầu bên cung cấp ghi rõ trong hợp đồng về chất liệu sân khấu, ví dụ:

• Khung sắt hộp mạ kẽm, sơn chống gỉ, đảm bảo chịu lực tốt.

• Mặt sàn bằng ván dày hoặc ván phủ chống trượt, chắc chắn, không cong vênh.

• Cấu kiện được liên kết chặt chẽ bằng bu lông hoặc khóa an toàn, đảm bảo an toàn trong suốt chương trình.

Việc ghi rõ tiêu chuẩn kỹ thuật này giúp bạn kiểm soát được chất lượng thi công và dễ xử lý nếu có sự cố.

✅ Kiểm tra điều khoản đền bù và hỗ trợ nếu có sự cố

Hợp đồng cần thể hiện rõ:

• Trách nhiệm đền bù nếu sân khấu sập, gãy, không đảm bảo an toàn, gây ảnh hưởng đến chương trình.

• Cam kết hỗ trợ đổi thiết bị nếu gặp thời tiết xấu (mưa, gió lớn) hoặc sự cố điện, kỹ thuật.

• Chính sách hoàn trả/hoãn lịch nếu sự kiện dời ngày do nguyên nhân khách quan.

✅ Có kỹ thuật viên giám sát trong suốt thời gian tổ chức

Việc có nhân sự kỹ thuật đi kèm sẽ giúp:

• Xử lý ngay các sự cố về âm thanh, ánh sáng hoặc kết cấu sân khấu (nếu có).

• Đảm bảo hoạt động tháo – lắp – vận hành đúng kỹ thuật, đúng giờ và an toàn.

• Hỗ trợ các phần biểu diễn cần thiết bị phụ trợ như phun khói, hiệu ứng sân khấu.

👉 Mẹo nhỏ: Nên yêu cầu ghi tên + số điện thoại kỹ thuật viên phụ trách trong hợp đồng để dễ liên hệ khi cần.

4. Tổng kết

Việc thuê sân khấu không chỉ đơn giản là chọn một cái bục, mà là lựa chọn một nền tảng truyền tải hình ảnh chuyên nghiệp của sự kiện. Với checklist trên, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, ngân sách và tránh được nhiều rắc rối phát sinh.

Liên hệ ngay dịch vụ cho thuê và thi công sân khấu OCE Agency

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!