CHECKLIST THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC TRUNG THU TẠI CHUNG CƯ

1. Vì sao nên thuê dịch vụ tổ chức Trung Thu cho bé tại chung cư?

Nhiều ban quản lý chung cư thường cân nhắc giữa việc tự tổ chức nội bộ và thuê đơn vị sự kiện chuyên nghiệp. Trên thực tế, việc thuê dịch vụ mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

✔️ Đảm bảo chuyên nghiệp và an toàn

Một chương trình Trung Thu có sự tham gia của hàng trăm cư dân, đặc biệt là trẻ nhỏ, cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ:

• • Có đội ngũ nhân sự được đào tạo về quản lý sự kiện, an ninh, an toàn cháy nổ.

  • Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu đạt chuẩn, tránh sự cố.

  • Có phương án dự phòng thời tiết, sự cố kỹ thuật.

👉 Điều này giúp cư dân yên tâm hơn, phụ huynh cũng an toàn khi cho bé tham gia.

✔️ Có kịch bản xuyên suốt, sáng tạo

Một lễ hội tự phát thường dễ rơi vào tình trạng rời rạc, thiếu điểm nhấn. Trong khi đó, đơn vị chuyên nghiệp sẽ:

• • Lên timeline rõ ràng: khai mạc – hoạt động chính – cao trào – kết thúc.

  • Tạo sự hứng thú nhờ MC hoạt náo, chú Cuội – chị Hằng gắn kết các bé.

  • Lồng ghép trò chơi dân gian, văn nghệ thiếu nhi, rước đèn, phá cỗ một cách hợp lý, tránh nhàm chán.

✔️ Đầy đủ nhân sự & trang thiết bị sự kiện

Để chương trình Trung Thu thêm hoành tráng và đồng bộ, ban quản lý không cần lo chuẩn bị từng hạng mục nhỏ lẻ. Đơn vị tổ chức sẽ cung cấp:

• • MC – Chú Cuội – Chị Hằng để dẫn dắt xuyên suốt.

  • Đội múa lân – trống hội để mở màn sôi động.

  • Âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop được set-up trọn gói.

  • Quà tặng, lồng đèn, bánh kẹo theo yêu cầu cư dân.

✔️ Tiết kiệm thời gian & công sức

Nếu tự tổ chức, ban quản lý phải:

• • Liên hệ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

  • Phân công nhân sự trực, lo hậu cần, xử lý sự cố.

  • Tốn nhiều buổi họp, dễ phát sinh mâu thuẫn.

Trong khi đó, chỉ cần thuê dịch vụ trọn gói → ban quản lý chỉ việc phê duyệt kịch bản, theo dõi và tận hưởng chương trình cùng cư dân.

2. Checklist các bước cần làm trước khi thuê dịch vụ

Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị tổ chức nào, ban quản lý chung cư nên chuẩn bị kỹ theo checklist dưới đây để tối ưu hiệu quả sự kiện:

2.1. Khảo sát nhu cầu cư dân

Đây là bước quan trọng nhất để chương trình sát với mong đợi của cư dân:

• Số hộ tham gia: Thống kê nhanh qua group cư dân hoặc đăng ký trực tiếp.

• Số lượng trẻ em: Xác định số bé để chuẩn bị quà tặng, lồng đèn, trò chơi phù hợp.

• Mong muốn của cư dân: Có người chỉ cần một buổi “phá cỗ ấm cúng”, có người thích một đêm hội Trung Thu hoành tráng với múa lân, sân khấu ca nhạc.

👉 Một buổi khảo sát nhỏ sẽ giúp ban quản lý tiết kiệm ngân sách và tránh tổ chức quá thừa hoặc quá thiếu.

2.2. Xác định ngân sách và quy mô sự kiện

Ngân sách quyết định trực tiếp đến chất lượng và quy mô chương trình. Ban quản lý cần định rõ từ đầu:

• Quy mô nhỏ (dưới 100 người):

  • Hoạt động vừa phải như MC dẫn dắt, trò chơi dân gian, phát quà, phá cỗ.

  • Không cần đầu tư sân khấu lớn → tiết kiệm chi phí.

• Quy mô trung bình – lớn (200 – 500 người):

  • Cần có sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng đầy đủ.

  • Múa lân – sư – rồng, chương trình văn nghệ để tạo điểm nhấn.

  • Hệ thống ghế ngồi, khu vực rước đèn đảm bảo an toàn.

👉 Xác định rõ ngân sách giúp ban quản lý dễ dàng làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện, tránh phát sinh chi phí.

2.3. Lựa chọn không gian tổ chức

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng lớn đến không khí và trải nghiệm của cư dân:

• Sảnh chung / sân vườn:

  • Thích hợp cho sự kiện đông người.

  • Tạo không khí náo nhiệt, thoáng đãng.

• Phòng sinh hoạt cộng đồng:

  • Không gian nhỏ gọn, phù hợp cho quy mô ít cư dân.

  • Tạo cảm giác ấm cúng, dễ kiểm soát.

• Ngoài trời có mái che (sân thượng, bãi đỗ xe):

  • Lý tưởng cho chương trình lớn nhưng cần chuẩn bị mái che, bạt phủ.

  • Tránh rủi ro thời tiết như mưa gió.

👉 Ban quản lý nên khảo sát thực tế từng khu vực để đảm bảo an toàn, lối đi lại thuận tiện, có chỗ đỗ xe và phương án phòng mưa.

3. Checklist khi chọn đơn vị tổ chức Trung Thu

Khi tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện, ban quản lý chung cư nên chú ý đến các tiêu chí sau để đảm bảo chương trình thành công, an toàn và giàu ý nghĩa:

3.1. Kinh nghiệm & uy tín

• Portfolio rõ ràng: Đơn vị có danh sách các sự kiện Trung Thu hoặc sự kiện thiếu nhi từng thực hiện, kèm hình ảnh – video minh chứng.

• Khách hàng đánh giá tích cực: Có phản hồi tốt từ các trường học, công ty, khu đô thị, hoặc chính các ban quản lý chung cư khác.

• Thời gian hoạt động lâu năm: Công ty có kinh nghiệm càng lâu càng chứng tỏ khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.

👉 Một đơn vị uy tín sẽ giúp ban quản lý yên tâm trao trọn trách nhiệm, giảm gánh nặng chuẩn bị.

3.2. Đội ngũ nhân sự & trang thiết bị

• Nhân sự hoạt náo chuyên nghiệp: Bao gồm MC dẫn chương trình, chú Cuội – chị Hằng vui nhộn, nhóm múa lân – sư – rồng nhiều kinh nghiệm.

• Trang thiết bị đầy đủ, an toàn: Âm thanh rõ ràng, ánh sáng phù hợp cho cả ngoài trời và trong nhà, sân khấu chắc chắn, trang trí đẹp mắt.

• Khả năng tổ chức trò chơi tập thể: Có sẵn kịch bản trò chơi dân gian, minigame cho bé, đảm bảo vừa vui vừa an toàn.

👉 Một chương trình hay không chỉ nằm ở sân khấu đẹp, mà còn ở đội ngũ nhân sự biết cách khuấy động và gắn kết cộng đồng cư dân.

3.3. Gói dịch vụ trọn gói hay thuê lẻ

• Dịch vụ trọn gói: Bao gồm kịch bản, MC, múa lân, trang trí, âm thanh ánh sáng, quà tặng. → Phù hợp khi ban quản lý muốn tiết kiệm thời gian, đồng bộ toàn chương trình.

• Thuê lẻ: Chỉ thuê một số hạng mục riêng lẻ (ví dụ: chỉ thuê múa lân hoặc MC) khi chung cư đã có sẵn quà tặng, trang trí.

👉 Lời khuyên: Ưu tiên dịch vụ trọn gói để đảm bảo mọi khâu ăn khớp với nhau, tránh tình trạng chắp vá, phát sinh chi phí ngoài dự tính.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói

4. Checklist khi ký hợp đồng dịch vụ

Để tránh rủi ro và đảm bảo chương trình diễn ra đúng như cam kết, ban quản lý chung cư cần lưu ý các hạng mục quan trọng sau trong hợp đồng:

4.1. Nhân sự & số lượng tiết mục

• Ghi rõ số lượng MC, chú Cuội – chị Hằng, nhóm múa lân, nhân sự hỗ trợ kỹ thuật.

• Xác định số tiết mục văn nghệ, trò chơi tập thể, múa lân.

• Nếu có yêu cầu đặc biệt (ví dụ: múa LED, múa tương tác màn hình), cần nêu chi tiết để tránh thiếu sót.

4.2. Hạng mục dịch vụ cụ thể

• Âm thanh – ánh sáng: công suất loa, số lượng micro, hệ thống đèn sân khấu.

• Trang trí: backdrop, đèn lồng, khu vực check-in, bàn phá cỗ.

• Quà tặng: số lượng bánh kẹo, lồng đèn, phần thưởng trò chơi.

• Sân khấu & khu vực tổ chức: kích thước sân khấu, ghế ngồi cho cư dân.

👉 Việc liệt kê chi tiết giúp ban quản lý dễ dàng kiểm soát và so sánh với thực tế triển khai.

4.3. Kiểm tra chi phí ẩn

• Phí vận chuyển thiết bị, nhân sự.

• Phụ phí overtime nếu chương trình kéo dài hơn dự kiến.

• Chi phí phát sinh khi thay đổi kịch bản hoặc thêm tiết mục.

👉 Nên yêu cầu báo giá trọn gói, có phụ lục chi tiết để tránh phát sinh không mong muốn.

4.4. Điều khoản an toàn & bảo hiểm sự kiện

• Cam kết an toàn điện, cháy nổ, đặc biệt khi tổ chức ngoài trời.

• Trách nhiệm bồi thường nếu thiết bị hư hỏng hoặc gây sự cố.

• Nếu sự kiện có quy mô lớn, nên yêu cầu đơn vị cung cấp bảo hiểm sự kiện để đảm bảo an toàn cho cư dân và ban tổ chức.

5. Gợi ý nội dung chương trình Trung Thu hấp dẫn cho bé

• Múa lân – trống hội khai mạc.

• Rước đèn ông sao quanh khuôn viên.

• MC – Chú Cuội – Chị Hằng dẫn dắt xuyên suốt.

• Trò chơi dân gian, đố vui có thưởng.

• Tiết mục văn nghệ của các bé cư dân.

• Phá cỗ Trung Thu & phát quà.

6. Kết luận

Tổ chức Trung Thu tại chung cư không chỉ là sân chơi cho trẻ em, mà còn là dịp gắn kết cộng đồng và nâng cao hình ảnh ban quản lý.

👉 Để đảm bảo chương trình hấp dẫn – tiết kiệm – an toàn, cư dân nên cân nhắc thuê dịch vụ tổ chức Trung Thu trọn gói từ công ty sự kiện chuyên nghiệp.

OCE CAM KẾT :

• CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu OCE  vì thế đội ngũ OCE luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện: 
  • Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
  • Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
  • Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. OCE luôn tuân thủ các yêu tố sau :
  • Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
  • Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
  • Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.
• NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, OCE luôn có :
  • Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
  • Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
  • Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.
• CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế OCE luôn :
  • Cập nhật nhân sự thị trường.
  • Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất. 
  • Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất. 

 
Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!