CHECKLIST CHUẨN BỊ GALA DINNER CHỈ TRONG 30 NGÀY

1. Tại sao cần checklist khi tổ chức Gala Dinner?

Gala Dinner là sự kiện thường niên quan trọng của doanh nghiệp, nhằm tri ân nhân viên, khách hàng hoặc đánh dấu những cột mốc lớn. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có nhiều thời gian chuẩn bị.

Nếu bạn chỉ có 30 ngày để tổ chức, việc sử dụng checklist chi tiết sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh thiếu sót và đảm bảo sự kiện thành công.

• Quản lý thời gian hiệu quả: Biết rõ cần làm gì trong từng giai đoạn.

• Tránh bỏ sót hạng mục: Từ khâu ý tưởng đến hậu cần đều được bao quát.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Xác định rõ ai làm gì, deadline khi nào.

• Đảm bảo chất lượng sự kiện: Chuẩn bị kỹ lưỡng giúp Gala Dinner diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp.

2. Checklist chuẩn bị Gala Dinner trong 30 ngày

2.1 Trước 30 ngày: Xác định mục tiêu & ngân sách

• Xác định mục đích: tri ân, kỷ niệm, tổng kết năm, vinh danh…

• Lập ngân sách dự kiến: địa điểm, thực đơn, sân khấu, MC, nghệ sĩ, truyền thông.

• Xác định số lượng khách mời.

2.2 Trước 25 ngày: Chọn địa điểm & đối tác tổ chức

• Tìm và đặt nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị.

• Lựa chọn công ty sự kiện chuyên nghiệp nếu cần hỗ trợ.

• Kiểm tra tiện ích: sức chứa, bãi xe, phòng chờ, sân khấu.

Xem thêm: Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

2.3 Trước 20 ngày: Lên ý tưởng & kịch bản chương trình

• Xác định chủ đề (Theme) Gala Dinner.

• Lên kịch bản MC, timeline chi tiết.

• Dự kiến các tiết mục văn nghệ, giải trí, minigame.

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê MC sự kiện chuyên nghiệp

2.4 Trước 15 ngày: Chuẩn bị nhân sự, MC, nghệ sĩ, nhóm nhảy

• Đặt lịch MC, ca sĩ, nhóm nhảy hoặc ban nhạc.

• Phân công nhân sự nội bộ: lễ tân, kỹ thuật, hậu cần.

• Chuẩn bị quà tặng, giải thưởng cho khách mời.

2.5 Trước 10 ngày: Setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop

• Thuê và lắp đặt thiết bị: loa, micro, màn LED, đèn sân khấu.

• Thiết kế & in ấn backdrop, standee, tài liệu chương trình.

• Kiểm tra chất lượng thiết bị với nhà cung cấp.

Xem thêm: Đơn vị thi công sân khấu - màn hình LED sự kiện

2.6 Trước 5 ngày: Truyền thông nội bộ, kiểm tra chi tiết

• Gửi thư mời hoặc thiệp điện tử cho khách.

• Thông báo timeline, dresscode cho nhân viên.

• Kiểm tra lại thực đơn, bàn tiệc, sơ đồ chỗ ngồi.

2.7 Trước 1 ngày: Tổng duyệt chương trình

• Chạy thử âm thanh, ánh sáng, màn LED.

• Tổng duyệt toàn bộ kịch bản với MC, nghệ sĩ, nhân sự liên quan.

• Chuẩn bị phương án dự phòng: micro, dây điện, quà tặng.

3. Những lưu ý quan trọng để Gala Dinner thành công

• Luôn có phương án B (địa điểm, thiết bị, nhân sự).

• Sắp xếp timeline linh hoạt, tránh kéo dài gây mệt mỏi.

• Ưu tiên gắn kết và tương tác giữa lãnh đạo – nhân viên – khách mời.

• Ghi hình hoặc livestream để lưu giữ kỷ niệm và truyền thông sau sự kiện.

4. Kết luận

Với checklist chuẩn bị Gala Dinner trong 30 ngày, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, chỉnh chu và ý nghĩa. Chỉ cần nắm rõ từng giai đoạn, phân công trách nhiệm rõ ràng, mọi thứ sẽ được triển khai đúng tiến độ và mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho khách mời.