LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TỔ CHỨC HỌP BÁO VỚI TRUYỀN THÔNG

1. Mở đầu

Họp báo là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và báo chí – nơi mà mọi thông điệp, hình ảnh và định hướng truyền thông cần được truyền tải chính xác, chuyên nghiệp và đúng lúc.

Tuy nhiên, để tổ chức một buổi họp báo hiệu quả không đơn giản chỉ là thuê địa điểm và mời báo chí. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn không thể bỏ qua khi tổ chức họp báo, đặc biệt là với các sự kiện có quy mô lớn và tính truyền thông cao.

2. Xác định mục tiêu và thông điệp chính của buổi họp báo

Trước khi bắt đầu bất kỳ công đoạn nào, bạn cần trả lời được câu hỏi: “Mục tiêu của buổi họp báo là gì?” Có thể là:

• Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới

• Công bố chiến lược, hợp tác

• Xử lý khủng hoảng truyền thông

• Tạo hiệu ứng lan tỏa cho sự kiện lớn

Thông điệp chính cần ngắn gọn, rõ ràng, bám sát mục tiêu truyền thông và được nhất quán xuyên suốt trong kịch bản, lời phát biểu và tài liệu gửi báo chí.

- Xem Thêm: Tổ Chức Sự Kiện Họp Báo Mega Us Expo 2025 Tại SIHUB

3. Chọn địa điểm họp báo phù hợp với quy mô và thương hiệu

Địa điểm không chỉ là nơi tổ chức, mà còn phản ánh đẳng cấp và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một số tiêu chí cần có:

• Không gian đủ rộng: đảm bảo sức chứa từ 50 – 200 khách

• Trang bị tốt: hệ thống âm thanh, ánh sáng, wifi, màn hình trình chiếu

• Vị trí thuận tiện: trung tâm thành phố, dễ tìm kiếm, có chỗ đậu xe

• Không gian thương hiệu: phù hợp với ngành nghề/sản phẩm đang giới thiệu

Ví dụ: SIHUB – nơi tổ chức họp báo MEGA US EXPO 2025 – là trung tâm khởi nghiệp sáng tạo, hoàn toàn phù hợp với một sự kiện thương mại quốc tế.

4. Thiết bị kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng và màn hình LED

Đây là yếu tố quyết định chất lượng buổi họp báo trên cả 3 phương diện: nghe – nhìn – trải nghiệm. Hãy đảm bảo:

• Âm thanh rõ ràng: micro không dây, loa sân khấu, thiết bị mixer

• Ánh sáng vừa đủ: spotlight sân khấu, không gây chói hoặc tối vùng khách mời

• Màn hình LED 4K: để trình chiếu video, hình ảnh, nhận diện thương hiệu

Các sự cố kỹ thuật như micro rè, loa hú, màn hình đen sẽ làm giảm nghiêm trọng uy tín của doanh nghiệp trước giới truyền thông.

5. Chuẩn bị kịch bản và điều phối chương trình

Một buổi họp báo cần có timeline chi tiết, nội dung logic và điều phối nhịp nhàng. Cấu trúc phổ biến:

• Chào mừng & khai mạc

• Phát biểu đại diện doanh nghiệp

• Trình chiếu video/sản phẩm

• Hỏi – đáp báo chí

• Tổng kết & chụp hình

Bên cạnh đó, cần có MC chuyên nghiệp và nhân sự điều phối để đảm bảo chương trình đúng giờ, xử lý phát sinh và hỗ trợ báo chí.

6. Quản lý truyền thông và nội dung báo chí

Đây là phần “sống còn” nếu bạn muốn kiểm soát thông tin ra bên ngoài:

• Gửi thư mời báo chí rõ ràng, đủ sớm

• Chuẩn bị thông cáo báo chí chuyên nghiệp

• Cử người phát ngôn chính thức

• Chủ động dự đoán và xử lý câu hỏi nhạy cảm

• Gửi lại thông tin & hình ảnh cho báo chí sau sự kiện

Việc hợp tác với phóng viên, đơn vị media cần được chuẩn bị kỹ, chuyên nghiệp để tạo hiệu ứng truyền thông tích cực ngay sau họp báo.

- Xem Thêm: Danh Mục Thiết Bị Được Trang Bị Khi Tổ Chức Họp Báo

7. Hậu cần & nhân sự hỗ trợ tại sự kiện

Một buổi họp báo dù nhỏ hay lớn đều cần một đội ngũ hậu cần chuyên nghiệp:

• Tiếp tân check-in, đón khách, phát tài liệu

• Nhân viên kỹ thuật theo sát âm thanh – ánh sáng

• Điều phối viên kiểm soát thời gian và các bước nội dung

• PG/MC hỗ trợ khu vực sân khấu và media

Đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và ấn tượng với nhiều phóng viên báo chí tham dự.

8. Kết luận

Họp báo là nơi doanh nghiệp định hình hình ảnh thương hiệu thông qua báo chí – vì vậy, đầu tư chuyên nghiệp cho khâu tổ chức là điều không thể xem nhẹ. Một buổi họp báo thành công không chỉ nằm ở thông điệp hấp dẫn, mà còn là cách bạn chuẩn bị mọi thứ từ kỹ thuật, kịch bản đến truyền thông hậu kỳ. Hãy xem đó là “sân khấu” để doanh nghiệp tỏa sáng – đúng, đủ và đúng lúc.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!