Check-in khi tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, check-in là giai đoạn mở màn cho buổi tổ chức sự kiện nên người tổ chức sự kiện phải quản lý công việc check-in thật chu đáo sẽ làm cho khách phải chờ đợi lâu và tạo cảnh lộn xộn không cần thiết tại khu vực tổ chức sự kiện. Vì vậy, công việc check-in tổ chức sự kiện luôn là công tác quan trọng, quyết định nhiều tới cả quá trình sự kiện diễn ra.

Dưới đây là một vài lưu ý giúp người tổ chức sự kiện chuẩn bị công tác check- in hoàn chỉnh hơn:

1. Danh sách khách tham gia trong ngày tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải có bản danh sách khách mời tham gia trong ngày tổ chức sự kiện càng đầy đủ, chi tiết và cập nhật liên tục bao nhiêu thì người tổ chức sự kiện càng chủ động trong công việc kiểm soát khách mời bấy nhiêu, nhất là cho những khi tổ chức sự kiện có tiệc. Khi tổ chức sự kiện có sự tham gia của khách mời từ nước ngoài, bộ phận phụ trách cần giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và khâu đón tiếp được chu đáo.

Khu vực check in trong ngày tổ chức sự kiện lúc nào cũng đông khi vào giờ cao điểm khách mời đến tham dự sự kiện. Vậy nên khi người tổ chức sự kiện làm danh sách khách mời rất cần được xếp theo thứ ABC để thuận lợi cho các bạn PG (lễ tân) làm công tác check-in nhanh hơn. Đối với các sự kiện mà danh sách khách mời "khủng" người tổ chức sự kiện có thể để tên lên đầu tiên, đánh chữ in hoa để dễ dàng tra tìm và nhanh chóng hơn. Trường hợp khách có giấy mời nhưng thiếu tên trong danh sách thì nhanh chóng ghi bổ sung vào tờ check – in phụ đính kèm hoặc xin lại name card để gửi thiệp cảm ơn đã tham dự chương trình sau này.
Luôn phải chuẩn bị nhiều bản danh sách dự phòng hoặc linh động có theo công cụ hỗ trợ gần khu vực tổ chức sự kiện (laptop, máy in…).

xem thêm: 2 hình thức tổ chức sự kiện phổ biến tại Việt Nam
2. Phân chia khu vực đón tiếp khách trong ngày tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần bố trí có ít nhất hai bàn để song song tại khu vực đón tiếp khách, giảm sự tập trung đông tại khu vực cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh khi tổ chức sự kiện. Trong quá trình tổ chức sự kiện tùy tính chất và tùy sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ - khách mời bên ngoài, khách cần sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online …
Đối với những sự kiện mà quy mô tổ chức sự kiện lớn nhưng khu vực check-in không được lớn thì người tổ chức sự kiện phải linh động bố trí nhân sự để quá trình check-in trong tổ chức sự kiện suôn sẻ. Và hiện nay, người tổ chức sự kiện cũng nên cập nhật và theo sát ngành công nghệ thông tin để có được sự hỗ trợ của nhiều phần mềm và thiết bị hiện đại đem đến cho ngành tổ chức sự kiện sự thuận tiện, chính xác và chuyên nghiệp khi check-in khách mời nhé. 

Xem thêm: Những điểm quan trọng trong tổ chức sự kiện cần lưu ý

3. Tránh để khách mời tập trung tại khu vực cổng vào

Khi người tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện lớn, tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc có lượng người tham dự trong ngày tổ chức sự kiện lớn thì tổ chức sự kiện cùng ban tổ chức phải tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi sự kiện chưa bắt đầu.

Bộ phận chỉ dẫn mặc đồng phục công ty tổ chức sự kiện, có khả năng nhanh chóng xử lý các phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn dễ gây ra các tình huống đáng tiếc khi buổi tổ chức sự kiện còn chưa bắt đầu.

xem thêm: PG-PB chuyên nghiệp và sự thành công trong tổ chức sự kiện

4. Training kỹ cho PG – PB 

Ngành nay ngành tổ chức sự kiện phát triển mạnh mẽ, dịch vụ cung cấp PG-PB-Lễ tân cũng phát triển không ngừng. Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ có nhiều sự kiện cần có PG – PB - Lễ tân hỗ trợ nhưng hiếm khi tập trung PG-PB-Lễ tân hướng dẫn chi tiết, nội dung công việc mà chủ yếu bởi sự linh động, hiểu việc của PG – PB. Cho nên người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hãy training đôi chút thậm chí là kỹ càng cho nhân sự PG-PB-Lể tân nhằm để các bạn này hỗ trợ tốt ở phần check – in, mang lại tâm lý thoải mái ngay từ lúc tham gia sự kiện của khách. Khi tổ chức sự kiện quy mô lớn, người tổ chức sự kiện nên cho các bạn PG – PB - Lễ tân đến trước chương trình vài tiếng nên trong quá trình ký hợp đồng, nên có bản hướng dẫn sơ qua các vị trí và yêu cầu của PG để chương trình hoàn hảo hơn.
Các nhân sự: PG – PB - Lể tân chính là "bộ mặt" của ngày tổ chức sự kiện nên người tổ chức sự kiện phải chọn lọc và training kỹ.

5. Trao đổi với khách về việc check-in ngày từ đầu

Trong ngày tổ chức sự kiện thì vấn đề phân chia công việc đón khách sao cho thật rõ ràng với khách hàng là vô cùng quan trọng. Có những khách hàng sẽ cung cấp danh sách và để cho đơn vị  tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có một số khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách - trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để cập nhật danh sách khách mời là rất quan trọng vì có một số vị đại biểu VIP sẽ phát biểu trong chương trình.

Là một người làm  tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nếu không biết  các vị giữ vai trò quan trọng đã tới chưa hay vị khách ấy mặt mũi ông ấy như thế nào thì sẽ vô cùng nguy hiểm cho chương trình của bạn đấy. Hoặc khi gần đến giờ diễn ra sự kiện, những khách hàng bị rối lên vì không quen với công việc này sẽ giao phó hết cho người tổ chức sự kiện cho nên hãy lường trước những sự cố có thể xảy ra để cảnh báo cho khách hàng giúp họ có sự chuẩn bị tốt hơn.

Xem thêm: 3 cách để khách hàng tin tưởng vào công ty tổ chức sự kiện của bạn

Rất khó có thể làm hài lòng tất cả mọi người tham gia sự kiện nhưng người tổ chức sự kiện có thể cẩn thận từng chi tiết để ghép thành một bức tranh hoàn hảo hơn. Thủ tục check-in chính là khởi đầu hoàn hảo mà người  tổ chức sự kiện cần chăm chút đấy.