Ý nghĩa Quà tặng trong tổ chức sự kiện

Các nhà tổ chức sự kiện có thể nói chính là các chuyên gia tâm lý bên cạnh một sức sáng tạo vô bờ bến, các kỹ năng thành thạo,… Khi nhận tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện phải là người hiểu khách hàng ngay từ khi họ liên hệ tổ chức sự kiện, hiểu khách mời tham dự trong buổi  tổ chức sự kiện - nó phải là một tâm lý chung nhất giúp người  tổ chức sự kiện làm đẹp lòng mọi người nhất và khiến mọi người hài lòng nhất.

Con đường để đến trái tim mọi người là qua quà tặng. Thậm chí, những món quà nhỏ nhưng chứa đựng cả tấm lòng của người tổ chức sự kiện thì cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách mà người tham dự nhìn nhận về một buổi  tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm hay một tổ chức sự kiện hội nghị- hội thảo. Một món quà trong dịp tổ chức sự kiện sẽ gây ngạc nhiên và có ý nghĩa có thể giới thiệu hình ảnh thương hiệu đi xa hơn đến người tham dự sự kiện, đến với các khách hàng tiềm năng khác và một số đối tượng khác nữa.

Nhưng có dễ để món quà tặng trong dịp tổ chức sự kiện của bạn đạt được như mong muốn?  Nếu người tổ chức sự kiện chuẩn bị một món quà không tốt có thể dẫn đến hậu quả là những món quà trông rẻ tiền, tình trạng thiếu quà tặng, làm cho sự kiện tổ chức để lại “hình ảnh xấu” trong lòng người người tham dự sự kiện và dẫn đến thương hiệu của khách hàng cũng “mất hình ảnh” và lỗi này là lỗi của người tổ chức sự kiện như bạn.

Những công ty tổ chức sự kiện sử dụng quà tặng đúng cách có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ, sẽ khơi gợi những cảm xúc tích cực và để lại trong lòng khách mời về sự kiện thành công,  khách mời sẽ lưu giữ  những trải nghiệm tại sự kiện mà bạn tổ chức, tạo cảm hứng cho họ kết nối với thương hiệu trong tương lai. Hơn hết, trong mắt khách hàng của bạn, bạn đã làm tốt vai trò của một người tổ chức sự kiện, một nhà tổ chức sự kiện.

Dưới đây là một số gợi ý để các công ty đang mong muốn tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị những món quà tặng thành công khi tổ chức sự kiện:

1. Qùa tặng - hạng mục cần thiết

Trong ngành tổ chức sự kiện, đôi lúc dù là sơ ý hay chưa cẩn thận trong khâu chuẩn bị, dẫn tới  thiếu quà tặng cho khách mời tham gia sự kiện. Hãy tưởng tượng bạn được mời đến tham dự một sự kiện. Khi sự kiện kết thúc, bạn nhìn thấy tất cả những khách mời khác có quà nhưng bạn lại không? Dù lý do có là gì bạn chắc hẳn cũng cảm thấy có đôi chút thất vọng và tự hỏi: tại sao bạn không nhận được sự tôn trọng khi tham dự sự kiện này? Hay bạn đặt ngay câu hỏi: công ty này thuê đơn vị nào tổ chức sự kiện  mà tệ vậy hay công ty gì mà không chuyên nghiệp gì cả? Đây là tâm lý chung của tất cả khách mời khi bạn sai sót trong khâu chuẩn bị quà tặng cho khách mời đến tham gia sự kiện đấy.  

Xem thêm: 9 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Khi khách hàng liên hệ đến bạn để tổ chức sự kiện và họ có nhu cầu tặng quà cho khách mời tham gia sự kiện. Bạn – người tổ chức sự kiện và team tổ chức sự kiện của bạn hãy thảo luận về quà tặng trong cuộc họp ý tưởng nhé.  Bạn và team tổ chức sự kiện lên kế hoạch : Làm thế nào để quà tặng tổ chức sự kiện của công ty khách hàng tạo được sự khác biệt ?

Nếu bạn là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bạn không nên nghĩ khâu tặng quà trong tổ chức sự kiện chỉ là vấn thứ yếu và để lại phía sau. Khi ngày tổ chức sự kiện đến gần, người tổ chức sự kiện và khách hàng của bạn đều đa số cảm thấy lo lắng, lúng túng và mua bất cứ thứ gì trong mức giá cho phép; nhưng để có được một món quà xứng đáng cho  toàn thể mọi người đến tham gia sự kiện thì dường như là nhiệm vụ rất khó khăn.

Cách tốt nhất để tránh những sai sót này người tổ chức sự kiện cần xem khâu chuẩn bị quà tặng là một hạng mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Bạn lên kế hoạch, theo sát khâu chuẩn bị quà tặng, kiểm tra quà tặng kỹ lưỡng trước tổ chức sự kiện về mặt chất lượng lẫn số lượng quà tặng.

2. “Qùa tặng công nghệ”

Đối với các công ty, doanh nghiệp quy mô còn nhỏ, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp còn chưa có nguồn lực để tổ chức sự kiện lớn, hoành tráng và tặng quà rộng rãi đến khách mời tham gia sự kiện. Thông thường, các nhà tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ khách hàng “còn non” của mình chú trọng quà cho những nhóm mời đặc biệt và tương tác với họ trước, trong khi tổ chức sự kiện và sau khi tổ chức sự kiện, nhóm khách mời nhỏ nhưng có ảnh hưởng này sẽ hỗ trợ khách hàng, chia sẻ về những món quà có ý nghĩa họ nhận được từ sự kiện - là một cách để xây dựng sự hấp dẫn của thương hiệu lan tỏa qua lượng người theo dõi trên mạng. Thời kênh doanh hiện đại thì chính bạn – người tổ chức sự kiện phải hỗ trợ khách hàng cuả mình tận dụng triệt để mạng xã hội để truyền gửi đi những thông tin về sự kiện, về sản phẩm của khách hàng. Quà tặng trong tổ chức sự kiện có thể là một thử thách nhưng cũng là cơ hội lớn để kết nối với đối tượng khách hàng mục tiêu. Mọi người thích được nhận quà. Và người tổ chức sự kiện cần chọn món quà phù hợp, lập kế hoạch và tìm ngân sách – để tạo ra một hình ảnh tốt đẹp dài lâu không chỉ trong khi tổ chức sự kiện, mà còn sức lan tỏa của truyền thông và  cho thương hiệu của khách hàng – mục đích sau cùng của tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Các cách để truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

3. “Quà tặng chất lượng”

Nếu bạn là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bên cạnh việc tập trung vào “cảm giác”, trải nghiệm của người tham dự thì người tổ chức sự kiện phải dành thời gian tặng những món quà chất lượng. Thân là một người tổ chức sự kiện mà sự sơ sài,  “luộm thuộm” của bạn khi sẽ khiến mọi người và cả giới truyền thông chú ý nhiều vào sai sót này của bạn hơn là việc bạn quảng bá sản phẩm như thế nào. Những thông tin “thất thiệt”, bất lợi này sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng của bạn, đến cả  một thương hiệu mà khách hàng đang nổ lực xây dựng đấy.

Xem thêm: Những quà tặng ý nghĩa trong dịp tổ chức khai trương

Mục đích chính của việc tặng quà trong tổ chức sự kiện là tri ân khách hàng vì vậy khâu quan trọng nhất chính là gửi lời cám ơn chân thành tới họ. Thêm vào đó, lời cám ơn nên kèm theo sự mong mỏi và hy vọng rằng họ sẽ tiếp tục là những khách hàng trung thành trong tương lai gần.