BÍ QUYẾT TỔ CHỨC GALA DINNER CHUYÊN NGHIỆP TỪ A–Z

1. Tổng quan - Gala Dinner là gì và mục tiêu sự kiện

Một Gala Dinner chuyên nghiệp là buổi tiệc trang trọng thường dùng để tri ân khách hàng/đối tác, khen thưởng nội bộ, gây quỹ hoặc ra mắt sản phẩm. Trước khi bắt tay vào tổ chức, xác định 1–2 mục tiêu chính (ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, gia tăng hợp đồng B2B, hoặc tri ân nhân sự) — mọi quyết định tiếp theo (kịch bản, khách mời, ngân sách) đều phải “về cùng mốc” với mục tiêu này.

2. Lập brief & concept: nền tảng quyết định thành công

• Thu thập brief từ ban lãnh đạo: mục tiêu, thông điệp chính, số lượng khách, phân khúc khách mời (VIP, khách thương mại, nhân viên), kỳ vọng KPI (lead, coverage, số hợp đồng).

• Chọn concept & moodboard: tông màu, phong cách trang trí (luxury black-gold, elegant white, modern tech), tone âm nhạc, phong cách phục vụ. Một concept rõ ràng giúp vendor (catering, decor, production) làm việc thống nhất.

• Xác định KPI sự kiện: số người tham dự, tỉ lệ RSVP, lượt truyền thông, chỉ tiêu gây quỹ (nếu có), ngân sách mục tiêu.

Lưu ý thực tế: luôn giữ 10–15% ngân sách dự phòng cho phát sinh (tech fail, decor thay đổi, yêu cầu khách VIP).

3. Chọn địa điểm, ngày giờ và bố trí không gian

• Địa điểm: ballroom khách sạn cao cấp, nhà hàng lớn, resort hoặc nhà văn hóa công ty — chọn theo số lượng khách và concept. Kiểm tra chiều cao sân khấu, tải trọng rigging, chỗ để xe, lối ra vào VIP.

• Ngày giờ: tránh đụng lễ, ngày nghỉ lớn; nếu mời khách doanh nghiệp, ưu tiên ngày giữa tuần buổi tối (thứ 5 thường phù hợp).

• Bố trí: seating plan (bàn VIP, bàn khách thường, bàn báo chí), photowall/ghế chụp hình, khu vực cocktail/tiếp tân, backstage cho nghệ sĩ. Chuẩn bị bản vẽ mặt bằng (floor plan) và sơ đồ đi lại cho ekip.

Tip: luôn kiểm tra đường vào/ra cho xe VIP và phương án dự phòng cho khách muộn.

4. Kịch bản chương trình & phần nghệ thuật

• Cấu trúc tiêu chuẩn (2.5–3 giờ): đón khách → cocktail → khai mạc → tiệc chính + phát biểu → tiết mục nghệ thuật/trao giải → networking/after-party.

• Run of Show mẫu (3 giờ):

  • 18:00 – 18:30: Đón khách, photowall, cocktail

  • 18:30 – 18:40: MC khai mạc, giới thiệu chương trình

  • 18:40 – 19:10: Tiệc phần 1 + phát biểu ngắn lãnh đạo

  • 19:10 – 19:30: Tiết mục mở màn (vũ đoàn/ban nhạc)

  • 19:30 – 20:00: Trao giải/ra mắt sản phẩm + video highlight

  • 20:00 – 20:30: Tiệc phần 2 + mini-game/đấu giá (nếu có)

  • 20:30 – 21:00: Kết chương trình, chụp hình, chuyển sang after-party

• Phần nghệ thuật: chọn 1–2 tiết mục cao điểm (mở màn và kết) để đầu tư choreography, ánh sáng và video mapping. Giữ tiết mục ngắn gọn, giàu điểm nhấn (60–120s).

• MC & host: chọn MC có kinh nghiệm chạy chương trình gala, khả năng xử lý tình huống và kết nối cảm xúc giữa các phần.

Quan trọng: lên cue sheet (cues âm thanh, ánh sáng, video) rõ ràng cho từng giây trong run of show - cần có timecode cho kỹ thuật.

5. Ẩm thực, phục vụ bàn và trải nghiệm khách mời

• Menu: set menu (3–5 món) thường chuyên nghiệp hơn buffet cho gala; lưu ý chế độ ăn kiêng/ăn chay của khách mời VIP.

• Trình bày & tempo phục vụ: phối hợp với ban âm thanh để tránh phục vụ đúng lúc tiết mục; mỗi course nên có timing chuẩn (ví dụ 20–25 phút/course).

• Trải nghiệm khách: photowall, quà tặng welcome, sách chương trình (program booklet), namecard/placard cho bàn VIP. Dịch vụ giữ xe, lễ tân chuyên nghiệp, staff hậu cần đủ người.

• Chi tiết nhỏ tạo khác biệt: khăn trải bàn cao cấp, ánh sáng bàn ấm, water bottles branded, backdrop logo tinh tế.

6. Kỹ thuật sản xuất: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED

• Sân khấu & rigging: kiểm tra chiều cao sân khấu, lối lên xuống cho người trao giải, độ chịu lực cho logistic props.

• Âm thanh: cho gala cần PA đủ công suất, monitor cho ban nhạc/mc, mic dự phòng, âm thanh cho khu vực cocktail nếu tách không gian.

• Ánh sáng: key lights cho sân khấu, wash lights cho khán giả, spotlight cho trao giải, LED decor để tạo mood. Đồng bộ ánh sáng với video để tăng hiệu ứng.

• Màn hình & video: HDMI/SDI inputs cho video highlight, playback system (player), timecode sync với ánh sáng. Chuẩn bị file video chất lượng cao (1080p/4K) và backup USB.

• Kiểm tra kỹ thuật: soundcheck + lighting run-through ít nhất 1 buổi trước event; total tech rehearsal với MC và 1–2 performer.

Plan B: phương án backup điện (UPS/generator), mic không dây dự phòng, laptop dự phòng cho trình chiếu.

7. Quản lý khách mời, truyền thông, ngân sách

• Quản lý khách mời: dùng RSVP tracking (Google Sheet / event platform), phân ghế theo hạng VIP, in thẻ tên/placard, chuẩn bị danh sách tên đầy đủ cho MC. Chuẩn bị spot cho khách vắng mặt hoặc thay đổi phút chót.

• Truyền thông trước & sau sự kiện: teaser video, email invite chuyên nghiệp, hashtag sự kiện, media kit cho báo chí, livestream highlight cho mạng xã hội. Thu thập contact leads tại check-in.

• Ngân sách: liệt kê tất cả hạng mục: venue, ăn uống, production, MC/nghệ sĩ, decor, in ấn/quà tặng, truyền thông, nhân sự, vận chuyển, phát sinh. Điều chỉnh prioritization: đầu tư cho F&B, production và guest experience.

8. Kết luận

Tổ chức một Gala Dinner chuyên nghiệp là bài toán phối hợp giữa chiến lược (mục tiêu & concept), nghệ thuật (kịch bản & tiết mục), trải nghiệm (ẩm thực & dịch vụ) và kỹ thuật (production).

Thành công đến từ brief rõ ràng, nhà cung cấp có kinh nghiệm, run-of-show chi tiết và tổng duyệt kỹ càng. Dành thời gian lập checklist, dự phòng ngân sách và chuẩn bị plan B sẽ giúp biến Gala thành một sự kiện ghi dấu ấn cho doanh nghiệp.

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!