TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN TỪ A ĐẾN Z

I. Giới thiệu:

Tiệc Tất niên ( tiệc cuối năm ) là một trong những sự kiện quan trọng không thể thiếu của mỗi tập thể, doanh nghiệp. Tiệc tất niên là dịp để cán bộ, nhân viên trong công ty nhìn lại quá trình làm việc, những thành quả, những cống hiến cũng như đánh giá những thành công và định hướng phát triển tương lai. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lí tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp, giúp mọi người gắn kết, thân thiết hơn.

Tuy nhiên nhiều đơn vị khi tổ chức các sự kiện cho doanh nghiệp thường tổ chức theo motip cũ, gây nhàm chán cho các mời tham gia sự kiện. Vậy phải tổ chức tất niên như thế nào để buổi tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ, độc đáo, mang lại cho người tham gia sự kiện sự hào hứng, ấn tượng? ENTER xin gửi với các bạn cẩm nang tổ chức tiệc Tất niên được tổng hợp từ những kinh nghiệm thực tế của mình.

Tiệc Tất niên Công ty MITEK do ENTER hợp tác tổ chức. 

II. Các bước tổ chức tiệc Tất niên: 

1. Chọn chủ đề riêng cho sự kiện:

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện, chính vì thế nên các bạn cần xác định rõ mục tiêu và lên ý tưởng chủ đề chương trình ngay từ đầu. Các chủ đề đơn giản như những năm trước chắc chắn sẽ không mang lại nhiều điều thú vị cho khách tham dự, nhất là với những công ty năng động như Tổ chức sự kiện, Media, Game, Công nghệ…

Các hình thức tiệc Tất niên có thể kể đến:

• Tiệc tri ân các thành viên trong công ty, tiệc nội bộ công ty
• Tiệc Tất niên kết hợp với hội nghị khách hàng
• Tiệc Tất niên kết hợp teambuilding, du lịch
• Tiệc Tất niên tổng kết, liên hoan cuối năm
• Tiệc Tất niên kết hợp Gala Dinner…

Khi lên ý tưởng chọn chủ đề cho sự kiện tiệc Tất niên, cần xét đến 3 yếu tố:

• Mang tính sự kiện
• Mang tính cộng đồng ( có liên quan đến khách hàng )
• Gắn liền với doanh nghiệp

Một số chủ đề ENTER gợi ý cho bạn như: Buổi lễ giao giải, Hawaii night – Tropical party, Dạ tiệc áo dài tân thời, Buổi tiệc Cosplay…

Chủ đề buổi lễ trao giải

Chủ đề Áo dài cách tân

2. Lên danh sách số lượng khách tham gia sự kiện:

Số lượng khách tham gia sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến: Việc tìm kiếm địa chỉ tổ chức, số lượng bàn tiệc, số lượng thiệp mời, số lượng quà tặng,...

Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự, sẽ dễ dẫn đến trình trạng quá tải cho buổi tiệc, mất kiểm soát chương trình, thiếu hụt ngân sách đã hoạch định…

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện:

Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc trong năm. Doanh nghiệp cần lưu ý sẽ có một số nhân viên về quê ăn tết. Vì thế phải hội ý và thống nhất rõ ràng. Thông thường, tiệc Tất niên nên được tổ chức trước Tết ta khoảng 2-3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài tầm 100-150 phút vừa, vào lúc 18h – 20h30.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức Tất niên và đặt phòng, đặt sảnh trước 1-2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này có rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc Tất niên. Những địa điểm tổ chức cần thỏa mãn được các điều kiện như: dễ tìm, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch, khu vực sân khấu rộng rãi, an toàn, có bãi đổ xe rộng rãi,…

Dưới đây là một số địa điểm tổ chức tiệc Tất niên ở TP. HCM đủ các điều kiện trên mà ENTER tổng hợp được:

• Trung tâm hội nghị, khách sạn: Sofitel Sài Gòn Plaza, Khách sạn Majestic, Gem Center, Khách sạn Continental,…
• Nhà hàng sân vườn: Làng ẩm thực Cù Lao Xanh, The LOG, Nhà hàng Gạo, Đông Hồ Eden, Nhà hàng tiệc cưới Villa sông Sài Gòn,…
• Beer, Club: Gammer beer, Hệ thống Vuvuzela, Hoa viên Brauhaus, Air Saigon,…
• Khu du lịch sinh thái: Khu du lịch Bình Quới, Khu du lịch Sinh thái Thủy Châu, Khu du lịch Sinh thái Đồng Xanh, Khu du lịch Suối Mơ,…
• Các bãi biển

Trung tâm Hội nghị Gem Center

Nhà hàng The LOG 

Nhà hàng tiệc cưới Villa sông Sài Gòn

Khu du lịch Suối Mơ 

4. Chuẩn bị kịch bản sự kiện:

Các tiết mục trong sự kiện phải được sắp xếp một cách hợp lí, sáng tạo, gây hứng thú cho những khách tham gia:

• Phần văn nghệ Tất niên: Ban lãnh đạo phát biểu; các tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch,… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời; các trò chơi đồng đội; tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các cá nhân có thành tích xuất sắc; chương trình bốc thăm trúng thưởng; chiếu video ngắn gọn ghi lại quá trình một năm qua của doanh nghiệp; nếu có thêm các tiết mục văn nghệ từ nghệ sĩ thì cần liên hệ, thương lượng với họ trước 1-2 tháng.
• Phần ăn tiệc: có thể chọn phục vụ theo bàn và mặc địch số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Quan trọng là cần phải đầy đủ các món: khai vị, sau khai vị, món chính, món tráng miệng, nước uống.

Xem thêm 

5. Tìm nhân sự và thiết bị sự kiện:

• Nhân sự bao gồm: Quản lý sự kiện, MC cho chương trình, Lễ tân đón khách, Ekip hỗ trợ chạy chương trình, Nhân sự hỗ trợ an ninh, Camera man…
• Thiết bị sự kiện bao gồm: Thiết bị ghi hình, Sân khấu, Màn hình LED, Backdrop, Gallery, Kỹ sảo khói, pháo, kim tuyến, Trang phục, đạo cụ cho các tiết mục…

6. Kiểm tra ngân sách:

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần chi. Cụ thể là: 

• Địa điểm
• Thức ăn, nước uống
• Trang trí
• Âm thanh, ánh sáng
• Văn nghệ
• Set up ( sân khấu, bàn ghế,... )
• Thiết kế, in ấn ( thiệp mời, backdrop, menu,…)
• Thiết bị ghi hình
• Nhân sự
• Giải thưởng, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Bảo hiểm, bảo vệ
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

7. Tiến hành tổ chức tiệc sự kiện:

• Dựng khung chương trình
• Tổng duyệt chương trình sự kiện: test âm thanh, micro, ánh sáng; đảm bảo nhân sự; chuẩn bị kịch bản MC, kịch bản kĩ thuật…
• Phân chia nhân sự đón khách
• Tiến hành chạy chương trình: giám sát, điều phối chương trình
• Kết thúc sự kiện: chụp ảnh kỉ niệm, trao quà, tiễn khách.

Hi vọng với những chia sẻ trên ENTER sẽ phần nào giúp bạn biết cách tổ chức một buổi tiệc Tất niên nhân dịp cuối năm sắp tới.

OCE Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Giáng sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0909 33 13 46

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!