TIMELINE CHUẨN BỊ SETUP SÂN KHẤU CHO SỰ KIỆN LỚN

1. Vì sao cần lên timeline setup sân khấu chi tiết?

Sân khấu không chỉ là nơi trình diễn mà còn là trung tâm kết nối toàn bộ sự kiện, nơi mọi ánh nhìn đều đổ dồn về. Đặc biệt đối với những sự kiện lớn như lễ khai trương, lễ khánh thành, hội nghị khách hàng, sự kiện doanh nghiệp, chương trình nghệ thuật…, việc thiết lập một timeline setup sân khấu khoa học, cụ thể sẽ tạo nền móng vững chắc cho toàn bộ quá trình tổ chức.

Dưới đây là những lý do không thể bỏ qua việc lên kế hoạch timeline chi tiết:

1. Giúp phân công nhân sự rõ ràng, không chồng chéo

Một timeline setup rõ ràng sẽ giúp từng bộ phận như thi công sân khấu, lắp âm thanh – ánh sáng, dựng backdrop, kỹ thuật hình ảnh… biết chính xác thời gian và phần việc của mình. Điều này:

• Tránh trùng lịch, tránh việc bộ phận này phải chờ đợi bộ phận khác hoàn thành

• Giảm nguy cơ hỗn loạn, mất kiểm soát tại hiện trường

• Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong điều kiện làm việc áp lực cao

2. Hạn chế sai sót, đảm bảo tiến độ

Sự kiện lớn thường không có cơ hội thứ hai để sửa sai. Một timeline chi tiết:

• Cho phép kiểm tra, thử nghiệm thiết bị trước khi sự kiện bắt đầu

• Giúp phát hiện và xử lý sự cố kỹ thuật kịp thời

• Tránh tình trạng gấp gáp, thi công "chạy nước rút" vào phút chót

3. Linh hoạt xử lý tình huống phát sinh

Khi có timeline bài bản, bạn sẽ:

• Dễ dàng tái bố trí thời gian nếu gặp mưa gió, thiết bị đến trễ, khách hàng thay đổi yêu cầu

• Có khoảng đệm thời gian dự phòng để điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình

• Chủ động về mặt truyền thông, tập dợt, phối hợp MC – ca sĩ – kỹ thuật

4. Tối ưu hóa hiệu suất thi công & chi phí tổ chức

Timeline cụ thể giúp:

• Hạn chế thuê thiết bị, nhân sự dư thừa – giảm chi phí phát sinh

• Tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ kỹ thuật – thi công nhanh – chuẩn – tiết kiệm thời gian

• Tạo điều kiện để tổng duyệt diễn ra trọn vẹn, tăng tính chuyên nghiệp cho chương trình

2. Timeline chuẩn bị sân khấu cho event lớn theo từng giai đoạn

3. Những rủi ro nếu không có timeline cụ thể

⛔ Chậm tiến độ, ảnh hưởng toàn bộ khung giờ sự kiện

⛔ Dựng sân khấu thiếu an toàn, không chắc chắn

⛔ Trục trặc kỹ thuật do không đủ thời gian thử nghiệm

⛔ Nhân sự làm việc thiếu phối hợp, chồng chéo

⛔ Không còn thời gian xử lý sự cố hoặc thay đổi phát sinh

4. Lưu ý khi setup sân khấu quy mô lớn

• Chọn khung sân khấu chắc chắn, chịu tải lớn

• Tính toán vị trí thoát hiểm, điện tổng, vị trí điều khiển ánh sáng âm thanh

• Lắp thiết bị phù hợp thời tiết (nếu ngoài trời)

• Trang bị bảo hộ cho kỹ thuật viên khi làm việc trên cao

• Lên checklist và sơ đồ bố trí thiết bị để kiểm soát tốt hơn

5. Kết luận

Việc lên timeline setup sân khấu cho event lớn là yếu tố then chốt để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Dù là một lễ khai trương đơn giản hay gala hoành tráng, đừng để việc thiếu kế hoạch làm giảm giá trị sự kiện!

👉 Liên hệ OCE Agencyngay hôm nay để được tư vấn dịch vụ cho thuê và thi công sân khấu đúng chuẩn cho chương trình của bạn!