Tổ Chức Gala Dinner Hoàn Hảo?

Tổ Chức Gala Dinner Hoàn Hảo?

Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên, tân niên

Chắc hẳn trong chúng ta, ai cũng đã từng tham dự hay thường nghe nói về Gala Dinner? Vậy theo bạn, tiệc Gala Dinner là gì? Và để tổ chức Gala Dinner thực sự ấn tượng, thu hút; bạn cần làm những gì?

Bạn hãy tham khảo kinh nghiệm của OCE nhé, để chuẩn bị và tổ chức Gala Dinner một cách hoàn hảo nhất.

Theo bạn, tiệc Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một loại hình tiệc họp mặt mà hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để làm tổng kết hoạt động 6 tháng đầu năm hoặc tổng kết hoạt động cuối năm tại đơn vị; là một buổi tiệc tối kết hợp với tổ chức sự kiện. Tùy vào ngân sách tổ chức mà đơn vị của bạn sẽ lựa chọn hình thức, địa điểm tổ chức Gala Dinner; thường là một buổi tiệc tối tại các nhà hàng, trung tâm hội nghị, khu vực sảnh tiệc có hồ bơi … hoặc là tận dụng dịp du lịch nghỉ dưỡng thường niên để kết hợp tổ chức.

Và tất nhiên hình thức tiệc Gala Dinner luôn đi kèm các hoạt động phong phú, sôi nổi nhằm giải tỏa căng thẳng sau quá trình làm việc của mỗi khách mời; tùy theo tính chất, phong cách cũng như văn hóa của từng cơ quan, doanh nghiệp mà việc tổ chức Gala Dinner lại có màu sắc riêng. Và để buổi tiệc thực sự là hoạt động mà tất cả mọi người cùng được tham gia vui chơi, thư giãn, thì với vai trò là đầu mối triển khai tổ chức Gala Dinner, hay gọi vui là “chủ xị”, bạn nên liên hệ với một Công ty tổ chức sự kiện, để được tư vấn và hỗ trợ công tác điều hành, sắp xếp hoạt động cũng như xử lý các phát sinh trong suốt quá trình diễn ra tiệc.

Những việc mà một “chủ xị” cần làm?

1. Dự kiến ngân sách tổ chức Gala Dinner:

Ngân sách cho một tiệc Gala Dinner bao gồm 02 phần chính là phần tiệc và phần hoạt động diễn ra xuyên suốt tiệc. Liên hệ một công ty tổ chức sự kiện có chất lượng, chuyên nghiệp, giá tốt. Thông thường loại hình tiệc buffet sẽ là phù hợp nhất; tất nhiên là tùy vào khách mời của tiệc, mà lựa chọn loại hình và địa điểm tổ chức hợp lý; đầu bếp phải chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm về văn hoá ẩm thực sẽ giúp bữa tiệc trở nên hoàn hảo và hợp với thị hiếu người tham dự.

            Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

2. Không gian tổ chức là việc mà bạn nên quan tâm?

Dựa trên kế hoạch tổ chức Gala Dinner đã được thống nhất với lãnh đạo đơn vị, từ đó bạn sẽ lên ý tưởng cho chủ đề tiệc, sân khấu, âm thanh ánh sáng, thiết bị biểu diễn, tổ chức; kể cả các khu vực đón tiếp khách cũng như khu vực bàn ghế dành cho khách ngồi, đặc biệt là 2 khu vực sân khấu cũng như quầy đồ buffet phải được bố trí sao cho bắt mắt và ở những vị trí trung tâm tiện lợi nhất

Bàn sự kiện và phông chụp ảnh phải được trang trí bắt mắt và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Đây sẽ là nơi khách đến dự chụp ảnh checkin nhiều nhất. Sân khấu phải được bố trí đủ rộng và đáp ứng đầy đủ trang thiết bị âm thanh ánh sáng cho các tiết mục văn nghệ, game show. Quầy buffet phải được bố trí và bày biện hấp dẫn và đủ công năng cho số lượng khách tương ứng. Thông thường mỗi một line buffet sẽ phục vụ được từ 100 – 150 khách.

Xem thêm: Cho thuê Âm thanh- Ánh sáng

3. Xây dựng nội dung tổ chức Gala Dinner:

- Thời gian, thời lượng tổ chức Gala Dinner.

- Chuẩn bị các hoạt động cụ thể sẽ diễn ra trong chương trình, phải đảm bảo các phần gồm: đón khách, phân bổ khu vực chỗ ngồi; chuẩn bị khu vực chụp ảnh checkin thật bắt mắt, ấn tượng. Tiếp đến là chương trình văn nghệ, gameshow có thưởng sẽ xen kẽ với các báo cáo, phát biểu của lãnh đạo đơn vị; khen thưởng các cá nhân, tập thể hoạt động xuất sắc (nếu có) và bạn nên đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra song song với phần tiệc. Và nếu được, bạn cũng nên có thêm quà tặng cho khách mời, là những thành viên đang làm việc chung với bạn và cả bản thân bạn nữa chứ.

4. Kiểm tra toàn bộ các hạng mục trước giờ diễn ra sự kiện:

Trước sự kiện ít nhất là 1 - 2 tiếng, việc rà soát, kiểm tra lại toàn bộ các đầu mục công việc, các cá nhân hay công ty tổ chức sự kiện mà bạn liên hệ để tổ chức sự kiện là rất quan trọng nhằm đảm bảo sự an toàn và kịp thời xử lý tất cả những tình huống bất thường có thể phát sinh trong sự kiện.

Dù bạn tự liên hệ các nhân sự thực hiện hay đặt dịch vụ tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp, thì bạn cũng nên kiểm tra kỹ lưỡng như bộ phận điều hành sự kiện, MC, nhóm múa, nhóm nhảy, ban nhạc, ca sĩ hay PG đón khách, chú hề hoạt náo; gameshow có được đảm bảo nhu nội dung đã triển khai, trao đổi trước đó.

Xem thêm: Cung cấp - Cho thuê PG, Ca sĩ-Nhóm nhảy, MC, MC hoạt náo

Và nếu như bạn ở vị trí một người thường xuyên phụ trách việc tổ chức Gala Dinner cho công ty, doanh nghiệp, chắc chắn cần phải lưu ý những điều sau đây:

• Có một kịch bản, kế hoạch tổ chức tiệc Gala Dinner rõ ràng, ấn tượng với ngân sách phù hợp. Các phần của chương trình Gala cần được cân nhắc để không gây nhàm chán, đảm bảo thời gian của buổi Gala, không thừa thời gian nhưng cũng không “cháy” kịch bản.
• Tiền trạm hay khảo sát kỹ địa điểm tổ chức. Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị tổ chức Gala Dinner. Địa điểm cần đảm bảo được nhiều tiêu chí như: không gian phù hợp, vị trí thuận tiện đi lại và đặc biệt chi phí thuê địa điểm cũng phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm tra danh sách khách mời và có lộ trình gửi giấy mời phù hợp, không quá sớm nhưng cũng không quá sát ngày tổ chức.
• Chuẩn bị phương án dự phòng cho các rắc rối phát sinh. Nếu bạn muốn chương trình Gala Dinner mà mình làm “chủ xị” có nhiều sáng tạo, bạn cần phải nghĩ đến việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Và quan trọng là tổ chức Gala Dinner không ngoài mong muốn, đó là các nhân viên, khách mời đều cảm thấy vui vẻ, thoải mái và gắn bó; thì xin chúc mừng bạn đã có một buổi tiệc thành công.

Xem thêm: Lễ kỷ niệm thành lập công ty