CHECKLIST TỔ CHỨC LỄ HỘI TRUNG THU NGOÀI TRỜI CHUYÊN NGHIỆP

1. Vì sao cần checklist khi tổ chức Trung Thu ngoài trời?

Tổ chức Trung Thu ngoài trời luôn là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp, trường học, khu dân cư yêu thích vì:

• Không gian thoáng đãng: Tạo sự sôi động, dễ dàng bố trí sân khấu, khu trò chơi, gian hàng ẩm thực.

• Tăng tính cộng đồng: Nhiều gia đình, trẻ em cùng tham gia, tạo nên bầu không khí gắn kết, đông vui.

• Tận hưởng không khí lễ hội: Ánh đèn lồng, múa lân, sân khấu ngoài trời mang lại cảm giác chân thực và ý nghĩa hơn so với tổ chức trong hội trường kín.

👉 Tuy nhiên, việc tổ chức ngoài trời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Âm thanh – ánh sáng dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết.

• Nguy cơ mưa gió bất chợt.

• Quản lý số lượng người tham dự khó khăn.

• Thiếu trò chơi, quà tặng, hoặc không có phương án dự phòng.

💡 Một checklist chi tiết sẽ giúp:

• Quản lý toàn bộ hạng mục cần làm: từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, đến nhân sự điều phối, trò chơi thiếu nhi.

• Hạn chế rủi ro: luôn có phương án B cho thời tiết, trang thiết bị, quà tặng.

• Đảm bảo sự chuyên nghiệp: mọi khâu được chuẩn bị kỹ lưỡng, không bị chắp vá, thiếu sót.

• Mang lại trải nghiệm trọn vẹn: giúp Trung Thu trở thành ký ức đẹp cho cả gia đình và cộng đồng.

2. Checklist chuẩn bị trước sự kiện

Để lễ hội Trung Thu diễn ra thành công, bước chuẩn bị trước sự kiện là yếu tố quyết định. Dưới đây là những hạng mục không thể bỏ qua:

✅ Địa điểm – Không gian

• Chọn sân chơi rộng, thoáng, an toàn, đủ chỗ cho phụ huynh và các bé.

• Dự phòng mái che, bạt hoặc nhà bạt để ứng phó khi thời tiết mưa gió.

• Sắp xếp khu vực gửi xe khoa học, có biển hướng dẫn để tránh ùn tắc.

✅ Trang trí Trung Thu

• Thiết kế cổng chào Trung Thu bằng bong bóng, cổng hơi hoặc đèn lồng để tạo điểm nhấn từ xa.

• Lắp đặt backdrop sân khấu theo chủ đề Trung Thu với hình ảnh Chú Cuội – Chị Hằng, trăng rằm, lồng đèn.

• Chuẩn bị khu vực bày mâm cỗ Trung Thu – vừa mang tính truyền thống, vừa là nơi check-in của khách.

• Trang trí thêm đèn lồng, ánh sáng lung linh quanh không gian để tăng tính lễ hội.

✅ Âm thanh – Ánh sáng – Màn hình LED

• Kiểm tra toàn bộ hệ thống loa, micro để đảm bảo giọng MC và phần biểu diễn rõ ràng, sống động.

• Bố trí ánh sáng sân khấu đủ sáng, kèm hiệu ứng lung linh phù hợp với không khí Trung Thu.

• Với sự kiện quy mô lớn, sử dụng màn hình LED giúp tăng trải nghiệm và thu hút khán giả.

✅ Kịch bản chương trình

• Múa lân – khai mạc hoành tráng, tạo không khí tưng bừng.

• Tiết mục văn nghệ thiếu nhi: hát múa tập thể, đơn ca, nhảy hiện đại.

• Trò chơi tương tác cho các bé: đố vui, trò chơi vận động, minigame.

• Chú Cuội – Chị Hằng xuất hiện giao lưu cùng các em nhỏ.

• Phát quà – phá cỗ Trung Thu để khép lại chương trình trọn vẹn.

Xem ngay: Dịch vụ cho thuê lân sư rồng Trung Thu trọn gói

✅ Nhân sự – Điều phối

• MC dẫn chương trình thiếu nhi vui nhộn, gần gũi.

• Đội múa lân – văn nghệ chuyên nghiệp.

• Kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng luôn trực để xử lý sự cố.

• Tình nguyện viên hỗ trợ quản lý, hướng dẫn các bé.

✅ Quà tặng – Mâm cỗ

• Chuẩn bị bánh Trung Thu, lồng đèn, kẹo, sữa phát cho từng bé.

• Mâm cỗ Trung Thu đầy đủ trái cây, bánh dẻo, bánh nướng, bánh kẹo.

• Phần quà nhỏ và phần thưởng cho các bé tham gia trò chơi để tạo sự hứng thú.

3. Checklist trong ngày tổ chức

Âm thanh – ánh sáng

• Kiểm tra toàn bộ loa, micro, dây nối trước giờ khai mạc ít nhất 1 tiếng.

• Cân chỉnh âm lượng phù hợp cho cả không gian ngoài trời (tránh quá nhỏ hoặc bị hú mic).

• Đảm bảo ánh sáng sân khấu nổi bật, khu vực khán giả đủ sáng để phụ huynh quan sát con.

• Nếu có màn hình LED: chạy thử video, hiệu ứng để đảm bảo hiển thị mượt mà.

MC – kịch bản

• MC nắm chắc timeline sự kiện, phối hợp với điều phối để đảm bảo chương trình đúng tiến độ.

• Linh hoạt xử lý tình huống: trời mưa, bé khóc, mất trật tự…

• Tạo không khí sôi động, liên tục tương tác để giữ sự tập trung của các bé.

Tương tác trẻ em

• Bố trí tình nguyện viên hoặc nhân sự phụ trách theo từng nhóm bé, đặc biệt ở các trò chơi vận động.

• Hỗ trợ các bé nhỏ tuổi hơn khi tham gia trò chơi để tránh chen lấn, té ngã.

• Khuyến khích, động viên để bé nào cũng có cơ hội nhận quà hoặc tham gia.

Phát quà – phá cỗ

• Chuẩn bị sẵn danh sách số lượng quà theo ước tính khách mời.

• Đóng gói quà trước để phát nhanh chóng, gọn gàng.

• Phát quà theo nhóm/lớp hoặc theo khu vực để tránh tình trạng chen lấn.

• Sắp xếp bàn phát quà có nhân sự kiểm soát, tránh thiếu hụt.

Dự phòng thời tiết

• Chuẩn bị bạt, ô, dù hoặc khu vực nhà bạt di động.

• Có kịch bản dự phòng rút gọn nếu trời mưa để chương trình vẫn diễn ra.

• Sắp xếp khu vực di chuyển an toàn, tránh trơn trượt.

4. Checklist sau chương trình

Đây là giai đoạn thường bị bỏ quên, nhưng lại rất quan trọng để đánh giá hiệu quả sự kiện và nâng cao chất lượng cho lần tổ chức tiếp theo.

Dọn dẹp – Trả lại mặt bằng

• Thu gom rác, chai nước, bao bì bánh kẹo.

• Tháo dỡ sân khấu, cổng chào, thiết bị âm thanh ánh sáng.

• Vệ sinh khu vực tổ chức, đảm bảo sạch sẽ trước khi bàn giao.

Truyền thông – Lưu giữ kỷ niệm

• Tổng hợp toàn bộ ảnh, video từ đội quay phim – chụp hình.

• Lựa chọn các khoảnh khắc đẹp nhất: múa lân, phát quà, trò chơi.

• Thiết kế album, clip highlight đăng tải lên website, fanpage.

• Gửi ảnh/video kỷ niệm cho phụ huynh và nhà tài trợ (nếu có).

Đánh giá & Thu thập phản hồi

• Lấy ý kiến phụ huynh về mức độ hài lòng.

• Ghi nhận phản hồi từ ban tổ chức, đội kỹ thuật, MC.

• Đánh giá những điểm được – chưa được để cải thiện.

Báo cáo & Rút kinh nghiệm

• Lập báo cáo tổng kết (số lượng người tham dự, chi phí, hiệu quả).

• Đưa ra bài học và đề xuất giải pháp cho sự kiện sau.

• Nếu là doanh nghiệp tổ chức cho cộng đồng, đây là cơ sở để xây dựng thương hiệu gắn kết xã hội.

👉 Với checklist này, sự kiện không chỉ kết thúc ở ngày tổ chức, mà còn lan tỏa giá trị lâu dài qua truyền thông, hình ảnh và sự gắn kết với cộng đồng.

5. Lưu ý để lễ hội Trung Thu thành công

🎉 Để một lễ hội Trung Thu ngoài trời diễn ra chuyên nghiệp, an toàn và mang lại nhiều niềm vui cho cộng đồng, bạn cần lưu ý những yếu tố quan trọng sau:

1. Luôn có phương án dự phòng thời tiết

• Chuẩn bị bạt che, nhà bạt để kịp thời che mưa hoặc nắng gắt.

• Lập phương án di chuyển nhanh vào khu vực trong nhà (nếu có) khi thời tiết xấu.

• Trang bị quạt hơi nước hoặc quạt công nghiệp nếu tổ chức vào ngày oi nóng.

2. Đảm bảo an toàn cho trẻ em

• Hệ thống điện và dây cáp cần được bọc kín, tránh vướng vào khu vực đi lại.

• Sân khấu và khu trò chơi phải chắc chắn, có rào chắn bảo vệ.

• Bố trí tình nguyện viên để giám sát, hỗ trợ các bé trong quá trình tham gia hoạt động.

3. Chia nhỏ khu vực vui chơi

• Phân khu trò chơi theo từng độ tuổi (mầm non – tiểu học – thiếu niên) để phù hợp và tránh chen lấn.

• Bố trí lối đi thông thoáng giúp phụ huynh dễ dàng theo dõi con em.

• Khu phát quà nên có hàng rào mềm hoặc dây phân luồng để đảm bảo trật tự.

4. Tạo không khí vui tươi, gắn kết

• MC – hoạt náo viên cần có giọng nói truyền cảm, hài hước, gần gũi với trẻ.

• Kết hợp âm nhạc, ánh sáng và đạo cụ (lồng đèn, trống, mặt nạ) để tăng sự sinh động.

• Khuyến khích sự tham gia của phụ huynh qua các trò chơi gắn kết cha mẹ – con cái.

5. Truyền thông & lan tỏa sau sự kiện

• Chụp ảnh – quay phim chuyên nghiệp để ghi lại khoảnh khắc đẹp.

• Đăng tải hình ảnh lên fanpage, website, báo chí địa phương nhằm lan tỏa ý nghĩa.

• Tặng ảnh/quà lưu niệm để sự kiện đọng lại dấu ấn lâu dài.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói

6. Tổng kết

Một lễ hội Trung Thu ngoài trời thành công không chỉ mang lại niềm vui cho các bé mà còn tạo nên kỷ niệm gắn kết gia đình và cộng đồng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng theo checklist sẽ giúp bạn tránh những sự cố ngoài ý muốn, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và để lại dấu ấn đẹp trong lòng mọi người.

Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức lễ hội Trung Thu ngoài trời cho trường học, doanh nghiệp hay cộng đồng, hãy để OCE Agency đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm dày dặn trong tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói, chúng tôi cam kết mang đến:

✨ Kịch bản độc đáo – chương trình hấp dẫn.
✨ Dàn dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp.
✨ Nhân sự hoạt náo, MC, chú Cuội – chị Hằng đầy sáng tạo.
✨ Trò chơi dân gian, múa lân, phát quà trọn gói.

👉 Liên hệ ngay OCE Agency để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết cho lễ hội Trung Thu!

OCE Agency Chuyên cung cấp :

• Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói :
  • Khai Trương, Khánh Thành, Khởi Công - Động Thổ
  • Hội Nghị Khách Hàng – Kỷ Niệm Thành Lập – Ra Mắt Sản Phẩm.
  • Fashion Show – Trung Thu – Halloween.
  • Sự kiện Giáng Sinh
  • Tân Niên – Tất Niên.
• Nhân Sự Sự Kiện :
  • Nhân sự PG PB activation chuyên nghiêp.
  • MC – Hoạt Náo Viên.
  • Promotion Boy (PB ) - Promotion Girl ( PG ) – Model.
  • Nhóm Múa – Vũ Đoàn.
  • Nhạc Công – Band Nhạc.
  • Ca sĩ – Nhóm Nhạc.
  • Nhân Tượng - Ảo Thuật – Xiếc
• Thiết Bị Sự Kiện :
  • Âm Thanh – Ánh Sáng
  • Sân Khấu – Bàn Ghế
  • Cổng Bong Bóng – Cổng Hơi – Rối Hơi

Khu vực OCE Agency hỗ trợ khách hàng không chỉ cung cấp ở TP. Hồ Chí Mình mà còn các tỉnh lân cận như : Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Cần Thơ, v..v. 

Vì vậy hãy tin tưởng OCE Agency sẽ đem đến cho bạn sự hài lòng nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay bạn nhé

Hotline: 0931114916

 Mail : info@oceagency.vn

OCE Sáng Tạo - Nhiệt Huyết - Tiết Kiệm - Chất Lượng !!!